Consultant's Digest

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  • …kann ich mit dem Sonnenwagen auch nicht umgehen…

    …Ende letzter Woche und Anfang dieser Woche haben wir wieder in verschiedenste Planungsmeetings versucht Licht in das Dunkel unserer Zukunft zu bringen. Mein Problem, auf das ich immer wieder stoße, ist, das zwar der Prozess und das Handling einfacher geworden ist, die Auswertung, Aggregation und Beurteilung der Ergebnisse, aber in zunehmendem Maß schwieriger wird, dies liegt zum einen an der schieren Anzahl der zahlen als auch an den verschiedensten Wünschen an die Auswertungsdimensionen, sei es nach Accountmanager, nach Projektmanager, nach Unit, mit Wahrscheinlichkeit, ohne Wahrscheinlichkeit….

    Manchmal drängt sich mir das Gefühl auf, ich sei Phaeton und der Sonnenwagen (die Planung) wäre auch für mich zu schnell und ich würde auch vom Wagen ins Meer stürzen, aber bisher funktioniert alles noch reibungslos (nahezu), es ist bloß ein undefinierbares Gefühl im Hinterkopf…

  • …Quo Vadis Erfahrungsaustausch…

    Wie vor kurzem beschrieben hatte ich ja einen Controllingaustausch initiiert. Heute habe ich mich mit einem der beiden Teilnehmer abgestimmt, wie wir weiter vorgehen wollen. Geplannt ist, dass wir uns beim nächsten Mal bei ihm in seiner firma treffen und Kernpunkte des dortigen Treffens sollen dort vor allem das Salescontrolling und die integrierte Erfolgsplanung sein. Ich bin mal gespannt, was sich so daraus ergeben wird.Ich habe in meinem letzten Peronalentwicklungsgespräch darüber hinaus mit meinem Chef auch noch vereinbart, das ich das Thema Networking und Erfahrungsaustausch weiter pushen werde. Mein Ziel, dass ich damit verfolge ist, meinen Horizont zu erweitern und Anregungen für die „tägliche Controllingarbeit“ zu erhalten. Wichtig ist mir an der Stelle, das mit Praktikern zu machen und mich nicht einfach in bestimmte Seminare zu setzten und mich einer frontalen Beschallung zu unterziehen. Das habe ich im Studium lang genug gemacht und mein Bedarf daran ist vorerst gedeckt. Was aber auch wiederum  nicht bedeutet, dass ich nicht auch Interesse an interessanten theoretischen Themen habe…

  • …die Büchse der Pandorra…

    …ich habe in letzter Zeit wieder einmal feststellen müssen, dass sich Ansprüche basierend auf gelieferten Ergebnissen stark verändern können. Meint, das mittlerweile bestimmte Auswertungen und Informationen die ich bereitstelle als völlig selbstverständlich gesehen werden, immer detailliertere und komplexerer Auswertungen erwartet werden und es teilweise zu Unmut kommt wenn Dinge wie früher manuell noch eingetragen werden müssen „weil das doch jetzt auch anders geht…“

    Manchmal habe ich das Gefühl, ich habe mit bestimmten Auswertungen die Erwartungen zu hoch geschraubt, sozusagen die Büchse der Pandorra aufgemacht habe, wobei hier nicht alles Schlechte in die Welt gelassen habe, sondern sich ständig steigernde Erwartungen…

    Die Frage die ich mir manchmal stelle ist die, ob ich auch in Zukunft in der Lage sein werde, die Anforderungen die an Reports gestellt werden zu erfüllen…

  • …der Tag der Entscheidung

    …heute habe ich in enger Zusammenarbeit mit unserer Steuerkanzlei unsere BWA abgestimmt, dies bedeutet, das auf Grund unserer komplexen Berechnung der Rechnungsabgrenzung, es zu einer engen Absprache kommt, welche Rechnungen bei welchem Projekt mit welchen Rechnungsabgrenzungen verrechnet werden müssen. Nach ca. fünf Telefonaten, an dieser Stelle ein großer Dank an unsere Steuerberaterin, die mir mit einer Engelsgeduld und tatkräftig zur Seite steht, hatten wir dann das Endergebnis…

    Wie schon bei der internen Berechnung liegen die Abweichung nur in einem Bereich von Ca. 10 % im Vergleich zu unserer Planung Anfang April. Im Vergleich zu der Berechnung Anfang Juni haben wir uns nur noch um knapp 5% verändert. Ich sehe das als großen Erfolg auf der einen Seite für unsere Planung, aber auch auf der anderen Seite für die Umstellung weg von der Umsatzbetrachtung nach Rechnungsstellung an…

  • …alles Wissen stammt aus äußerer oder innerer Erfahrung (John Locke)…

    …um es mit diesem Denker der Neuzeit zu halten habe ich letzte Woche einen Erfahrungsaustausch mit zwei anderen Controllern, die in ähnlichen Bereichen arbeiten wie ich organisiert. Mein Ziel war eigentlich, nach einer kurzen Beschreibung dessen, was ich, seid dem ich als Berufseinsteiger hier angefangen habe, implementiert habe, überzugehen zu einer Diskussion über Möglichkeiten und andere Wege vor allem im Projektcontrolling. Dazu ist es an dieser Stelle allerdings nicht gekommen, ich habe länger als eigentlich geplant über das Controlling bei uns gesprochen.

    Ich habe zwar durchweg positives Feedback zu dem von mir aufgebauten System bekommen, was mich natürlich persönlich zufrieden macht, die von mir erhofften Denkanstöße und der Wissenstransfer haben allerdings bisher noch nicht stattgefunden, da beide an der Stelle deutlich gemacht haben, das sie in ihren Firmen bei weitem noch nicht so weit sind, was das Projektcontrolling angeht, was mich zum Teil ein wenig verwundert hat, weil eine der Firmen dreimal länger als unsere besteht und deshalb schon vorher auf die Probleme gestoßen seien müsste, die meine Einstellung Ende 2004 motiviert hat.

    Positiv ist, das wir ein weiteres Treffen bei einer der beide Firmen für nächsten Monat geplant haben, wo der dortige Controller das dort bestehende System präsentieren wird, wobei dort der Fokus weit mehr auf dem Gesamtunternehmenscontrolling liegt. Ich erhoffe mir davon aber dann zumindest in diesem Bereich Denkanstöße für meine Arbeit zu erhalten.

    Grundsätzlich bin ich von der Idee aber weiterhin überzeugt und werde das zumindest mit einem der beiden weiterführen und wahrscheinlich auch noch neue Mitteilnehmer versuchen für diese Art des Erfahrungsaustausches zu akquirieren. Ich habe festgestellt, das www.openbc.com dafür eine durchaus geeignete Kommunikationsplattform darstellt…

  • …ad: jeder ist unwissend…

    zu dem vor kurzen geposteten Eintrag habe ich noch einen netten Dilbert Comic gefunden, der sich damit beschäftigt, wie andere Menschen das Controlling sehen…
    http://www.hochschul-management.de/dilbertcontrolling.htm

  • …Alea iacta est…

    …ich habe gerade die Vorbereitung für Den Workshop „Erfahrungsaustausch im Bereich Controlling“ abgeschlossen und bin nun ziemlich gespannt, wie dieser ablaufen wird.

    Geplant ist das Vorgehen wie folgt:

    • Präsentation der Firma
    • Darstellung Kompetenzen und Projekte
    • Was ist Controlling bei uns
    • Praxisbeispiele

    Ich bin vor allem gespannt auf das Feedback zu den Praxisbeispielen aus dem Bereich Projektcockpit und Multiprojektmanagement, da ich das erste mal die Ergebnisse meiner einjährigen Tätigkeit hier Externen präsentiere…

  • …Hiobs Botschafter sein oder nicht Hiobs Botschafter sein…

    … das war heute dir Frage. Ich habe heute für unsere Geschäftsführung den vergangenen Monat hinsichtlich der erbrachten Leistung analysiert. Dabei ist bei uns der Leistungsbegriff äquivalent zur Summe der prozentualen Einzelprojektfortschritte des Monats mal der Gesamtrechnungssumme der Projekte. Das bedeutet, wir planen und betrachten unsere Monate in diesem View völlig losgelöst vom Umsatz nach Rechnungseingangsdatum.

    Wie schon beschrieben haben wir begonnen detailliertere Planungsprozesse anzustoßen, die auch intern ab und an auf einen gewissen Widerstand stoßen, weil ich / wir schon wieder „noch mehr“ Zahlen wollen…

    Das Ergebnis meiner heutigen Bemühungen zeigt aber, das die Planung doch ziemlich gut gewesen ist für den Mai. Wir hatten Anfang des Monats einen Leistungsfortschritt geplant, dieser ist bis auf eine Abweichung von 5000 € eingetreten. Mir ist dabei sehr wohl bewusst, das es innerhalb der Planung gravierende Abweichungen auf Einzelprojektebene gegeben hat, da sich Projekte kundengetrieben oder durch Ressourcenengpässe verzögert haben, dafür aber andere nicht geplante Projekte umgesetzt worden sind, die „spontan“ an uns herangetragen worden sind. Diese Abweichungen werde ich morgen genauer analysieren müssen um die sie besser im Gesamtzusammenhang beurteilen zu können.

    Trotz allem sind wir denke ich auf einem guten Weg hin zu einer fundierten und soliden Planung, zumindest, was unsere kurzfristige Leistungsplanung angeht. Um zu der Eingangsfrage zurückzukommen, ich war durch das Ergebnis meiner Berechnung also nicht der Überbringer der Hiobsbotschaft…

  • Erfahrungsaustausch

    … was das Controlling angeht, halte ich es mit Aristoteles, der da sagte: "Erfahrung ist der Anfang aller Kunst und jedes Wissens".

    Deshalb habe ich vor einiger Zeit einige Controller mittelständischer Unternehmen über die Networking Plattform Open BC www.openbc.com angeschrieben und habe einen Erfahrungsaustausch im Bereich Controlling / Projektcontrolling in mittelständischen Firmen angestoßen.

    Die Resonanz war größer als erwartet, ich bekam auf ca. 40% meiner Anfragen Feedback, davon war 75% positiv. Nach einigen Telefonaten, bei denen ich die Idee weiter vorgestellt habe, konnte ich schließlich mit zwei Controller, die in ähnlichen Firmen wie unserer arbeiten einen ersten Termin vereinbaren. Dieser steht nun am Donnerstag. Die dort gemachten Erfahrungen werde ich natürlich auch hier darstellen…

  • Jeder ist unwissend, jedoch auf verschiedenen Gebieten.

    Ich hatte diese Woche ein sehr bezeichnendes Erlebnis für meinen Berufsstand wie ich annehme… ich musste aus verschiedenen Gründen einige Ämter in meiner Heimatstadt aufsuchen, unter anderem das Standesamt…

    Dort angekommen, wurde ich von dem dort arbeitenden Standesbeamten gefragt, welchen Beruf ich hätte. Als ich darauf hin wahrheitsgemäß „Controller“ antwortete, zauberte ich damit ein geradezu unglaubliches Fragezeichen in sein Gesicht. Auf sein Nachfragen hin versuchte ich ihm zu erklären, worum es sich bei diesem für ihn scheinbar nebulösen Beruf handelt. Nach ein zwei Minuten schrieb er dann etwas auf und wir machten mit der Datenaufnahme weiter.

    Als ich dann schließlich bei dem obersten Standesbeamten war, demjenigen der für die von mir angestrebte Amtshandlung verantwortlich war, fragte mich dieser ob ich nicht eher „Controller“ als „Kontroller“ wäre. Das war nämlich die Berufsbezeichnung, die sein geschätzter Kollege eingetragen hatte… 

    Dir Frage ist also, wie gut bin ich darin andern Menschen meine berufliche Tätigkeit zu schildern? In diesem Fall wohl sehr schlecht…

  • …Mene mene Tekel…

    …ich habe ja am Anfang meines „Blogger“ Lebens mal darüber geschrieben, das ich gedenke unsere Planungsprozesse zu koordinieren und abzustimmen und das sich das alles wahrscheinlich nur mit einem größeren Aufwand umsetzten lassen würde.

    Mittlerweile ist aus der Planung ein ziemlich großer Prozess geworden der so gut wie alle Teile der Geschäftsführung, das Controlling, alle Accountmanager und Projektmanager umfasst. Folge dessen ist, das wir monatlich sicherlich zwei bis drei Manntage nur mit der Planung verbringen, wobei mir die Aufgabe obliegt die Daten dann auszuwerten.

    Heute war es dann wieder so weit…die Planung hat begonnen… und morgen werden die Ergebnisse da sein… dann werden wir sehen, wie gut unsere Planung letzten Monat war und was wir diesen Monat und die darauf folgenden erwarten können…

    Als ich die Änderung unserer Planungsprozesse angestoßen habe, hab ich die Schrift an der Wand zwar gesehen, den Aufwand den sie verkündet hat aber unterschätzt…

  • … die Kunst sich der Tragweite eigener Handlungen bewusst zu werden…

    ..gestern Abend bin ich auf dem Weg nach Hause im Treppenhaus von einem unserer Entwickler angesprochen worden, ob das mein Block wäre, der mit dem historischen Kram… er meinte daraufhin, das er sich gut lesen würde… da ist mir mehr oder minder das erste Mal bewusst geworden, dass ja auch jemand wirklich meinen Blog lesen könnte, und das es nicht nur gesichtslose anonyme Massen sind, die ich an meinem Leben teilhaben lasse…

    Diese Episode hat mich eigentlich wieder motiviert wieder häufiger etwas zu schreiben, wobei ich mir nicht sicher bin ob das so richtig ist den historischen Fokus so in den Vordergrund zu stellen….

  • …Hephaistos, die Leichtigkeit des Seins und die Notwendigkeit der Donnerkeile…

    …heute, Sonntag habe ich mich dann mal mit den Dingen beschäftigt, die ich schon lange auf die „lange Bank geschoben hab“.

    Dazu zählt unter anderem die Auswertung unserer internen Mitarbeiterbefragung für unsere Verwaltungsmädels… Dafür habe ich mich dann nachmittags auf den Balkon gesetzt und habe die Datenmenge analysiert, vor allem im Hinblick auf die statistischen Merkmale der Teilnehmer, wie Firmenzugehörigkeit und Rolle in der Firma…

    Das interessante an diesen Auswertungen ist dann der Einblick in das, was andere Menschen über unsere Verwaltung denken, beginnend bei Wertschätzung der Arbeit, bzw. der Freundlichkeit bis hin zu einem Missverstehen der Aufgabengebiete der Verwaltung, ich bin mal gespannt wie die Ergebnisse von unsere Verwaltungschefin beurteilt werden.

    Dabei kam ich mir beim Anblick der Menschen die quasi lustwandelnd an dem Balkon vorbeischlenderten, mit Frau, Hund und /oder Kind vor wie der griechische Gott der Schmiedekunst, der ist auch immer als einziger der Gottheiten arbeitend dargestellt worden…

    Obwohl ich weiß, das viele meiner Freunde und Kollegen am Wochenende auch arbeiten, frage ich mich manchmal ob die Dinge die ich dann am Wochenende tue auch so wichtig sind wie das Schmieden des Donnerkeils für Zeus…

  • …Hände im Feuer…

    …es gibt einen Satz, an den ich mich derzeit immer wieder erinnert fühle, und zwar „…die Hand für etwas ins Feuer legen…“

    Ich habe den Begriff gegoogelt und habe dabei erfahren, das die Begrifflichkeit etymologisch von dem mittelalterlichen Brauch kommt, das der Beschuldigte vor Gericht ein glühendes Eisen eine bestimmte Strecke tragen musste, ohne dabei verletzt zu werden um seine Unschuld zu beweisen, ein Gottesgericht sozusagen… Ich denke bei diesem Ausspruch immer an Gaius Mucius Scaevola, der im antiken Rom bereit war seine Hand für seine Überzeugung/seine Heimat verbrennen zu lassen.

    Bei mir drängt sich dieser Spruch derzeit immer in das Gedächtnis, wenn ich hoch komplexe Auswertungen mache, die dann als Grundlage für sowohl strategische als auch operative Entscheidungen dienen. Mein Problem dabei ist, das ich zwar alles mit einem mir möglichen Höchstmaß an Akribie und Akkuratesse erstelle, aber ich dennoch häufig der einzige bin, der die Berechnungen nachvollziehen kann und damit auch überprüfen kann. Obwohl mir niemand die Frage stellt und sich noch nie ein wirklich gravierender Fehler im Nachhinein heraus gestellt hat, so stelle ich mir immer wieder mal für mich selbst die Frage, ob ich für die Zahlen die ich den Entscheidern liefere meine Hand ins Feuer legen würde. Bisher konnte ich die Frage für mich immer mit „Ja“ beantworten und in den seltenen Fällen, in denen ich mir unsicher war, habe ich auf diese Unsicherheit der Validität der Daten hingewiesen.

    Die Frage ist aber eher was werde ich tun wenn ich diese Frage mit „Nein“ beantworten muss? Das ist wahrscheinlich eine Frage die sich jeder Controller in seiner beruflichen Laufbahn mal stellen muss…

    sozusagen die controllerische Gretchenfrage…

  • …wehe wenn die Brücke bricht…

    …im Zuge der immer weiter fortschreitenden Zahlenorientierung bei uns werden im zunehmenden Maß immer mehr Daten generiert, sei es durch unseren immer detaillierteren Planungsprozess oder die flächendeckende Einführung des Projektcontrollings.

    Dies führt dazu, dass natürlich im Vergleich zu meiner Anfangszeit in der Firma immer weitergehende Auswertungsmöglichkeiten, Verknüpfungen und Sichtweisen auf die verschiedensten Sachverhalte möglich sind.

    Konsequenz dessen ist, das ich den Entscheidungsträger auf der einen Seite eine viel detailliertere Entscheidungsbasis liefern kann, auf der anderen Seite, aber auch ein Großteil meiner Zeit eben in die Erstellung dieser Entscheidungsbasis fließt. Als Folge davon bleiben dann einige andere Dinge, die ich für wichrtig erachten würde „auf der Strecke“.

    Manchmal fühle ich mich angesichts der auf mich einstürmenden Zahlenberge an die Geschichte erinnert die ich als Kind in den „Was ist Was“ Büchern geliebt habe. Da geht es um die Geschichte wie ein einzelner Mann, ich meine er wäre sogar einäugig gewesen, namens Horatius Cocles die frühe Stadt Rom so gut wie allein gerettet hat, in dem er eine wichtige und unbewachte Brücke gegen die anstürmenden Horden des Etruskerfürsten Porsenna verteidigt hat…

  • Morituri te salutant

    …es ist mal wieder Wochenende und ich muss noch ein wenig arbeiten. Ich bin gerade dabei einen Bericht darüber zu verfassen, wie hoch unsere Auslastung in unseren produktiven Units im vergangenen Monat war, diese mit den Ist Leistung des Märzes zu vergleichen und abzulesen welche Schlüsse sich daraus für unser potentielle Leistungsvermögen ziehen lassen.

    Grundlage dieser Überlegung ist, das wir seid Anfang des Jahres unsere Umsatzzahlen anders auswerten. Wir sind weg von einer Betrachtung basierend auf dem Rechnungsdatum hin zu einer Betrachtung nach der Erbringung des Leistung im Zeitraum.

    Dies ermöglicht es uns genauer zu erkennen, welchen Teil unseres Umsatzes wir in welchem Monat gemacht haben und andererseits auch welche interne Leistung wir für die Erarbeitung des Leistungsfortschritts benötigt haben.Davon ausgehend kann man nun auch abschätzen welche Leistung jede einzelne Unit ausgehend von ihrer personellen Ausstattung (Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter) erarbeiten müsste, damit wir die strategischen Ziele für Umsatz und Gewinn erreichen wollen.

    Anhand dieser Zahlen werden wir anschließen versuchen unsere Unit Leader zu „steuern“ d.h. ihnen zu kommunizieren welchen Teil unserer monatlichen Leistung sie erbringen sollten.

    Sozusagen sind die Spiele eröffnet…

  • … Vollauslastung und ihre Hintergründe…

    …die Relevanz der Projektarbeitszeit (Anteil der Zeit an der gesamten produktiven Arbeitszeit eines Mitarbeiters die er auf Kundenprojekten verbringt)  wird bei uns zurzeit recht hoch eingeschätzt. Wir stehen derzeit vor dem Problem, das alle unsere produktiven Units von einer Vollauslastung sprechen, wir aber trotzdem weniger Projekte realisieren.

    Die Problematik, die sich in diesem Zustand manifestiert ist, dass wir im Zuge unserer strategischen Weiterentwicklung eine Menge interner / strategischer Maßnahmen angestoßen haben, die aber natürlich auch einen steigenden Aufwand an Human Ressources zur Umsetzung benötigen. Als Folge davon stehen diese Ressourcen natürlich dem Prozess der Kundenprojektrealisation nicht mehr zur Verfügung, sodass zwar alle Mitarbeiter ausgelastet sind, wir aber dennoch mit sinken Kundenprojektzahlen konfrontiert sind.

    Ich habe mich deshalb mit der Projektarbeitszeit und deren Standardmäßigen Erhebung beschäftigt.Dabei ist aufgefallen, das wir Mitarbeiter in produktiven Units haben, die zur Zeit teilweise ganze Monate nur mit der Umsetzung interner Projekte beschäftigt waren.Ich habe diesen Report jetzt an die entsprechenden Führungskräfte weitergeleitet.

    Anfang nächster Woche werde ich dann einen wöchentlichen Bericht implementieren, der immer die Entwicklung der letzten drei Wochen je Mitarbeiter und die letzte Woche noch detailliert nach Tagen darstellt.

  • Wanderer kommst du nach Sparta, so verkündige dort, du habest uns hier liegen gesehen, wie das Gesetz es befahl

    …nachdem ich die letzten drei Tage immer 12 und mehr Stunden gearbeitet habe, habe ich beschlossen heute schon um sechs zu gehen um noch ein paar Einkäufe vor Ostern zu erledigen, Lebensmittel im Internet bestellen, soweit bin ich noch nicht, aber mit dem Rest klappst schon ganz gut…

    Ich bin aber nach einigen Stolpersteinen mit SQL, verdammtes Versionswirrwar…, mit meinem Management Information System weiter gekommen. Ich habe jetzt damit begonnen, entweder nach Anforderungen meiner (internen) Kunden oder nach eigenem Gutdünken Standard Reports zu generieren, die es mir ermöglichen, einen Großteil des regelmäßigen Informationsbedürfnisse zeitnäher beantworten zu können.

    Dafür ist allerdings auch ein Teil meiner „Überstunden“ angefallen, da ich damit den Aufwand, den ich für regelmäßige Aufgaben benötige reduziere und somit mehr Zeit für die zurzeit aktuellen und dringenden Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Geschäftsplanung, sowie der Leistungs- und AE Planung habe.

    Allerdings bin ich mir die letzten Abende vorgekommen wie Leonidas mit seinen Hopliten an den Thermopylen… Die schiere Übermacht der Aufgaben (Perser) drohte mich zu überwältigen…

  • …der Reis, der Reis…

    …wie vor kurzem beschrieben habe ich das Gefühl, das aus zwei Aufgaben vier werden und immer mehr…
    Augenblicklich bin ich an dem Punkt angekommen, an dem auch der indische König war, die Feststellung, das der gesamte Reis des Königreiches nicht ausreicht um die den Reis aufzubringen, der aus der Schachbrettaufgabe resultiert. Ich stelle derzeit fest, das selbst mein erhöhtes Arbeitspensum nicht reicht, die zur Zeit anfallenden Aufgaben zu bewältigen. Ich gehe mittlerweile dazu über, Aufgaben nach meinem Ermessen runter zu priorisieren und auch abzulehnen, bzw. zu verschieben.
    Ich hoffe, dass es mittelfristig wieder besser wird….

  • Die Kostenstellenrechnung, oder was lange wärt wird endlich gut…

    …heute Abend habe ich dann endlich das lang ersehnte Kostenstellenmodell von unserem Steuerberater installiert bekommen. Morgen werde ich dann in die Kanzlei gehen und bekomme dort unsere Daten um mir dann das Vorgehen und Umgehen mit dem Modul erläutern zu lassen. Ich bin jetzt schon gespannt… Ich habe bisher nur Erfahrungen mit SAP…

    Aber laut Aussage von ihm ist das "kinderleicht" und intuitiv…

    Naja harren wir der Dinge die da kommen…

    Alles in allem ein interessantes Gespräch, obwohl ich mehr über das BMW 6er Cabrio (seins) als über Kostenstellenrechnung erfahren habe…