Kategorie: Lessons Learned

…ich habe diese Woche ein interessantes Gespräch mit einer unsere Leasinggesellschaften gehabt. Wir haben ein Rückkaufangebot von ihnen bekommen, welches mich doch etwas verwundert hat. „Sie haben die Möglichkeit Gegenstand X für den Betrag von YYY € zurückzukaufen.“ So weit eigentlich ganz normal, wenn dieser Betrag nicht genauso hoch gewesen wäre wie der vereinbarte Betrag in der guten alten DM….

Nach einem klärenden Gespräch mit der Gesellschaft bekommen wir jetzt ein neues Angebot zugesandt, ich bin mal gespannt…

Aber schön zu sehen, das sich das DM Gespenst ab und an doch noch mal zeigt….

…mit dieser Folie habe ich versucht darzustellen, welche verschieden Ansprechpartner und Kunden man vorfinden kann, wenn man versucht ein Projektcontrolling einzuführen und das diese keinesfalls eine homogene Gruppe darstellen und deshalb auch eine Vielzahl verschiedener Anforderungen an das Projektcontrolling herantragen.

1. Die Geschäftsführung: Das Ziel, welches von dieser Seite verfolgt wird ist ganz klar die Projekt Profitabillität zu steigern. Eine notwendige Voraussetzung dafür ist, dass das Projektcontrolling Transparenz über alle Projekte schafft.

2. Die Projektmanager und Technischen Leiter: Die Anforderungen, die von dieser Seite an Das Projektcontrolling herangetragen werden sind vor allem solche, die eine Steuerung des Projektes ermöglichen sollen. Fokus dabei auf eine Steuerung im Projekt, das heißt Gewährleistung der frühzeitigen Abweichungserkennung.

3. Alle Mitarbeiter: Da die Implementierung des Projektcontrollings hat Veränderungen für alle Mitarbeiter zu Folge, insbesondere kommen Mehraufwände bei der Stundeintragung und ähnlichem auf sie zu. Sie haben den Anspruch, dass die mit der Einführung verbundenen zusätzlichen Arbeiten möglichst gering sind, also die Applikationen eine möglichst hohe Usability gewährleistet.

4. Das Qualitätsmanagement: da wir zertifiziert sind, ist es auch wichtig, dass alle mit Projektcontrolling zusammenhängenden Aktivitäten und prozesskonform ablaufen. Dies erfordert eine enge Abstimmung mit dem QMB.

5. Die Systemadministration: Bei der Implementierung muss die bestehende IT Infrastruktur angepasst werden, es kommen neue Anwendungen hinzu, es müssen bestehende Applikationen erweitert werden und Datenbanken ergänzt werden. Wichtig ist hierbei die Funktionstüchtigkeit aller System zu gewährleisten und für die Datensicherheit Sorge zu tragen.

6. Die Steuerkanzlei: Auch externe Ansprechpartner stellen Anforderungen an das Projektcontrolling, obwohl diese teilweise erst aus den neuen Möglichkeiten durch die Einführung  heraus erwachsen. So muss das Projektcontrolling auch eine monatliche Rechnungsabgrenzung ermöglichen, was bei uns konkret bedeutet, dass wir unsere unfertigen Leistungen an jedem Monatsende berechnen.

…gestern hab ich den angekündigten Vortrag an der Uni gehalten. Da es mein erster Vortrag war hatte ich eine eher kurze Nacht, da mein Gehirn scheinbar meinte, dass alles noch mal zwischen ein und vier Uhr nachts durchgehen zu müssen.

Das Blockseminar in dessen Rahmen ich den Vortrag gehalten habe heißt „IT Management“. Ich hab darin ca. 45 Minuten über das IT Projektcontrolling bei uns geredet. Primär ging es dabei um:

• Die Rahmenbedingungen, die ich vorgefunden habe, als ich angefangen habe

• Welche Ziele mit der Implementierung verfolgt wurden

• Die Road Map zur Einführung eines unternehmensweiten Projektcontrollings

• Welche Hindernisse sich bei der Umsetzung aufgetan haben

Ich hab dann nach ca. 2 Minuten gemerkt, dass die ganze Aufregung in der Nacht umsonst war und das es mir sogar Spaß gemacht hat, vor den Studenten zu reden. Wobei ich leider nicht beurteilen kann wie interessant mein Vortrag für die Studenten war, sie haben zwar einige Fragen gestellt, allerdings weiß ich noch aus meinem eigenen Studium, das man die meisten dieser Veranstaltungen eher langweilig findet.

Ich hoffe aber, dass ich nicht zu einschläfernd war. Nach der Vorlesung hab ich allerdings von dem Dozenten positives Feedback bekommen, sodass ich zumindest nicht ein kompletter Reinfall gewesen sein kann.

Ich werde auch hier einige Folien veröffentlichen um die Inhalte kurz darzustellen…

…ich habe vor etwas längerer Zeit in Abstimmung mit meiner Führungskraft beschlossen, das es für ein Projektnahes Controlling wichtig ist, dass ich an einigen Stellen, auch einfach mal Teile des alltäglichen Projektgeschehens miterleben möchte um die Aussagen, die die Projektverantwortlichen mir gegenüber machen, besser einschätzen zu können. Vor kurzem habe ich in diesem Rahmen dann an einem Abnahme Meeting teilgenommen, wo eigentlich nur noch die Endabnahme stattfinden sollte. Dabei ist es dann aber doch noch zu einigen Veränderungen gekommen, da der Kunde plötzlich noch Zusatzwünsche hatte. Letzte Woche habe ich an einem Abstimmungsmeeting über bestimmte Projektdetails teilgenommen, welches sich dann an einigen eher unerheblichen Teilen aufgehängt hat und dann mehrere Stunden gedauert hat. Die Erfahrung die ich aus diesen Terminen mitnehme ist die, dass doch an vielen Aussagen der Projektmanager wie: „der Kunde oder die Abstimmung ist schwierig“ was dran sein kann…

An der Stelle hat es sich als gut erwiesen den sprichwörtlichen Elfenbeinturm zu verlassen…

zu dem vor kurzen geposteten Eintrag habe ich noch einen netten Dilbert Comic gefunden, der sich damit beschäftigt, wie andere Menschen das Controlling sehen…
http://www.hochschul-management.de/dilbertcontrolling.htm

… was das Controlling angeht, halte ich es mit Aristoteles, der da sagte: "Erfahrung ist der Anfang aller Kunst und jedes Wissens".

Deshalb habe ich vor einiger Zeit einige Controller mittelständischer Unternehmen über die Networking Plattform Open BC www.openbc.com angeschrieben und habe einen Erfahrungsaustausch im Bereich Controlling / Projektcontrolling in mittelständischen Firmen angestoßen.

Die Resonanz war größer als erwartet, ich bekam auf ca. 40% meiner Anfragen Feedback, davon war 75% positiv. Nach einigen Telefonaten, bei denen ich die Idee weiter vorgestellt habe, konnte ich schließlich mit zwei Controller, die in ähnlichen Firmen wie unserer arbeiten einen ersten Termin vereinbaren. Dieser steht nun am Donnerstag. Die dort gemachten Erfahrungen werde ich natürlich auch hier darstellen…

…ich habe mir heute, den Sonntag, mal Zeit genommen und habe versucht die gesammelten Erfahrungen (Lessons Learned), des letzten halben Jahres, aus dem Projektcontrolling, dem Qualitätsmanagements sowie den Projektabschlussmeeting zu kategorisieren bzw. zu systematisieren. Der Datenbank-Auszug in dem ich diese Erfahrungen sammele umfasst mittlerweile fast 20 Seiten, so dass sich diese Arbeit, entgegen meiner Prognose, auf mehr als drei Stunden ausgedehnt hat.  Ich habe mich entschieden diese Systematisierung in einem ersten Schritt anhand einer Mind Map durchzuführen, da ich mir davon eine größtmögliche logische und strukturelle Transparenz verspreche.  Ich bin dabei auf mehrere Probleme gestoßen: 

• Die Frage der Detaillierung (einige aufgezeichnete Erfahrungen sind nicht generell übertragbar) 
• Die Frage der Hierarchie (welche Punkte sind die wichtigsten)
• Die Frage der hierarchischen Einordnung(bestimmte Erfahrungen tauchen bei mehrerer Kernpunkten auf) 
• Die Frage der Generalisierung (Verallgemeinerung der in speziellen Projekten aufgetretenen Learnings, damit sie allgemein gültig bzw. übertragbar sind)  

Das, sagen wir, „Ungetüm“, welches dabei entstanden ist habe ich an diesen Artikel als Screenshot angehängt, um die Komplexität die ich geschaffen habe zu verdeutlichen.  Ich werde diese Mind Map im Laufe der Woche mit den relevanten Mitarbeitern besprechen und dann aus dieser ein Präsentation für verschiedenen Adressaten Gruppen generieren und eine Checkliste für unsere Kalkulation erarbeiten, damit diese Erfahrungen auch strukturierter in die neuen Projekte eingehen können. Meine Erfahrung an diesem Nachmittag ist, dass es mir, für mich persönlich, einen sehr erhellenden Einblick in die Probleme bei uns gegeben hat, fraglich ist, ob das, allen Anderen auch so geht und ob ich es wirklich schaffen werde diese Erfahrungen verständlich und transparent zu kommunizieren und damit ein bewusstes Umdenken und strukturiertes Problemlösungsverhalten in unserer Firma anzustoßen.

Mir ist dabei aber immer bewusst, dass die Verknüpfungen, die ich als logisch empfinde und die sich in meiner Strukturierung der Lessons Learned niederschlagen nicht allen als logisch erscheinen müssen.

Es gilt wie immer:

errare humanum est

oder

Logik = Die Kunst, zuversichtlich in die Irre zu gehen.

…heute hab ich mir ausführlich Gedanken zum Zusammenhang zwischen der Projektgröße (egal ob in Manntagen, Auftragsvolumen oder Projektdauer gemessen) und der Sinnhaftigkeit eines institutionalisierten Projektabschlussmeetings gemacht. Ich hatte darüber schon mit einigen Projektmanagern und unserem Qualitätsmanagement gesprochen und wir waren uns einig, das bei kleinen Projekten der Aufwand, das gesamte Projektteam für ca. eine Stunde zusammenzurufen und damit Ressourcen zu binden in keinerlei Verhältnis zum Nutzen des erwarteten Wissentransfers steht.

Folglich musste eine andere Lösung gefunden werden, den Projektverlauf sowohl aus Sicht des Controllings, des Qualitätsmanagements und des Projektmanagements in strukturierter Form an das gesamte Team zu kommunizieren. Darüber hinaus sollte es auch bei kleinen Projekten die Möglichkeit geben, die Zufriedenheit des Teams abzufragen und mögliche Rückmeldung anonym tracken zu können (Lessons Learned).

Dabei schienen sich mehrere Möglichkeiten zu bieten:

• Fragebögen und Projektverlaufcharts in ausgedruckter Form
• Einrichtung eines Anonymen Email Accounts, über den die Rückmeldungen eingegeben werden können
• Kommunikation der Ergebnisse an das Projektteam in E-Mail Form und Einrichting der Möglichkeit, die Zufriedenheiten und Rückmeldungen über ein standardisiertes Excel File zu kommunizieren

Nach Rücksprache mit dem QM haben wir uns für einige Pilotprojekte darauf geeinigt, die dritte Variante zu testen und auf Feedback von Seiten der Projektmitglieder zu warten.

Ich denke aber, das es mittelfristig zumindest für die Befragung der Teammitglieder eine andere Möglichkeit geben wird, aber um diese zu konzipieren, macht es Sinn erst die Erfahrungen aus den Pilotprojekten abzuwarten.

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..der schwierige Punkt an Lerneffekten ist, dass sie allen Beteiligten in dem Augenblick in dem das Problem auftritt klar sind, es kommt sofort zu Diskussionen mit dem Inhalt: „beim nächsten Mal…“

Doch ohne einen institutionalisierten Prozess, der diese Lerneffekte und Lösungsansätze kanalisiert und trackt verlaufen alle „guten“ Vorsätze im Sand und die gleichen Fehler werden im nächsten Projekt wieder gemacht, da nach dem Abschluss des Projektes der Leidensdruck, das Problem, welches zu diesem Zeitpunkt nicht mehr relevant ist, zu lösen nicht mehr ausreichend hoch ist um eine Lösung zu suchen.

Lösungsansätze:

– Implementierung eines kontinuierlichen Prozesses, der die Probleme und Lösungsansätze zeitnah nach den Projekten aufnimmt und auswertet

– Konsolidierung der Problem zu Gruppen, die es ermöglichen größere, bzw. globale Ursachen für bestimmte Problem und Problemgruppen zu ermitteln

– Aufbereitung der Daten bspw. in Form von Abhängigkeitsnetzen, um sie den Entscheidungsträgern vorzulegen.

– Maßnahmenworkshops um Lösungsansätze für die erkannten Probleme zu erarbeiten

– Durchführung der Maßnahmen

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