Consultant's Digest

…hier nun eine weitere Folien meines letzten Vortrags. Anhand dieser Folie habe ich versucht, den Studenten zu verdeutlichen, wie genau bei uns intern das Projektcontrolling  abläuft. Wichtig war mir dabei, das Zusammenspiel der einzelnen Bestandteile des Konzepts, um zu zeigen, das es mit einer einzelnen Lösung nicht getan ist, sondern, dass man ein ganzheitliches System braucht, um die unten genannten Anforderungen der einzelnen Adressaten zu befriedigen.Ich will an dieser Stelle kurz die Folie erläutern:Der Projektcontrolling Zyklus beginnt bei uns mit einer Kalkulation, in der die Technischen Leiter die für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse nötigen Arbeitspakete erarbeiten und sich dann überlegen, welche Rolle unseres Internen Rollensytems diese Arbeitspakete umsetzten wird und wie lange sie dafür vermutlich braucht. Basierend auf dieser Kalkulation wird dann ein Angebot erstellt. Die Kalkulation wird in einer Standardisierten EXCEL Vorlage erstellt, da Excel einfach auf allen Rechnern installiert ist und auch jeder damit umgehen kann.

Für das Projektcontrolling werden nach Abschluss des Kalkulationsprozesses die Tasks und die Rollen durch ein Makro auf unseren SQL Server gespielt, der auch das Herzstück unseres Controllings ist. Wenn die Kalkulation fertig ist sind damit die Plankosten festgelegt, da ich im Zuge der Einführung des Projektcontrollings auch ein an das Rollensytem gekoppeltes Personalkostensystem erarbeitet habe.

Die Istzahlen werden durch die Mitarbeiter, die ihre Stunden auf den entsprechenden Tasks erfassen in das System eingebracht. Diese Stunden werden ebenfalls wie die Planmanntage aus der Kalkulation mit den Personalkostensätzen gewichtet.Zur Visualisierung habe ich ein Cockpit (für einen Screenshot siehe „der Vergangeheit so nah“) erstellt, was die verschiedensten Projektinformationen darstellt. Besonders werden dargestellt: 

• Plan / Ist Aufwände auf Taskebene

• Rechnungstellung

• Fertigstellungsgrad

• Letzte Stundeintragung der Mitarbeiter um die Aktualität der Informationen einzuschätzen

• Kosten je Mitarbeiter

• Kosten je Rolle

Dieses Cockpit bespreche ich dann mit dem Projektmanager jede Woche, um das Erkennen von Budgetüberschreitungen möglichst früh im Projekt  zu gewährleisten und dann gegensteuern zu können. In diesen Jour Fixen besprechen wir dann auch Planänderungen, bspw. durch Change Requests vom Kunden oder weil sich andere Rahmenbedingungen verändert haben. Diese Änderungen werden dann ggf. aufgenommen und das System um diese Mehr oder Minderaufwände ergänzt.

Nach Abschluss des Projektes wird mit dem gesamten Team einen Projektabschlussmeeting gemacht und es werden die Dinge besprochen, die im Projekt gut bzw. schlecht gelaufen sind. Diese sollen idealerweise dann im nächsten Projektz nicht mehr gemacht werden bzw. sie sollen bei der nächsten Kalkulation berücksichtigt werden. Aus einigen dieser „Lessons Learned“ werden auch Maßnehmen, d.h. wir versuchen gezielt Missstände zu beheben oder dinge die gut gelaufen sind zu institutionalisieren.