Consultant's Digest

Kategorie: Management – Information – System

Themen rund um die Ausarbeitung und Imlementierung eines MIS

  • … der Vergangenheit so nah…

    ….nach gut einem Jahr ist es jetzt so weit, dass Anfang 2006 ausgerollte Projektcockpit wird durch ein neues ersetzt. Mein Ziel dabei ist es vor allem die Informationen besser an die Bedürfnisse der Projektmanager und technischen Leiter anzupassen, aber auch die Performance zu erhöhen. Zur Performance muss man an dieser Stelle sagen, dass diese Version des Cockpit auf einem Excel File beruht, was ich zu beginn 2005 als ersten Entwurf generiert hatte und seid dem kontinuierlich weiterentwickelt worden ist. Folge dieser Evolution ist, das es sich nicht mehr auf dem stand meiner technischen Möglichkeiten befindet (Ich habe dazugelernt…) und zum anderen auch sehr viele obsolete Informationen beinhaltet.Also habe ich mich an die völlige neu Konzeption gemacht, und dabei immer wieder über meinen Einfallsreichtum vor einem Jahr geschmunzelt, mit dem ich damals versucht habe Problem zu lösen, die heute gar keine mehr darstellen. Auf der anderen Seite merke ich aber auch, das man nicht alles besser machen kann, sondern bestimmte Module auch eigentlich ganz übernommen werden können aus der alten Version…

    Es ist auf jedenfall eine interessante Reise „back to my excel programming roots“….

    Anbei ein Konzeptentwurf des neuen Cockpits, ich werde bei Gelegenheit auch einige Details dazu schreiben…

    cockpitdummi.jpg

  • …“Geld haben oder kein Geld haben, das ist hier die Frage“..

      

    … ein weiterer wichtiger Faktor in alle Firmen und damit natürlich auch bei uns ist die Frage nach der Höhe der liquiden Mittel. Wie bereits erwähnt, ist bei uns der Auftragseingang saisonalen Schwankungen unterworfen, gleiches gilt damit natürlich auch für den Zahlungseingang, der dadurch zum Teil mitbestimmt wird.

    Da unsere Ausgaben relativ konstant sind, wir der Verlauf der Liquidität maßgeblich von dem Zahlungseingang bestimmt. Die Konstanz unserer Ausgaben resultiert aus dem relativ großen fixen Personalkostenblock. Die Schwankungen sind an dieser Stelle meist auslastungsgetrieben, meint, das der Anteil der variablen Kosten, im Sinne von Freelancerkosten, stark davon abhängt wie gut die Auftragslage ist. Da eine hohe Auslastung aber tendenziell auch mit einem hohen Zahlungseingang verbunden ist sind diese Schwankungen meist von untergeordneter Bedeutung.

     Um aber die aktuelle Liquidität gut im Auge behalten zu können, werden von unserer Verwaltung die einzelnen Zahlungseingänge und Ausgänge angepasst und auch die für die Zukunft erwarteten eingetragen, sodass wir eine Vorausschau für die nächsten 4-6 Wochen haben, und damit frühzeitig Liquiditätsengpässe antizipieren können.

    Damit wir auch die verschiedenen schwere des möglichen Liquiditätsmangels beurteilen können, sind die negativen Werte in einem Art Farbwarnsystem gekennzeichnet. der aktuelle Tag wird ducrh einen mitlaufenden blauen Balken gekennzeichnet…

    Mit der Graphik soll die Frage nach „dem Geld haben“ beantwortet werden…

    liquid-2.jpg

  • ..vor uns die Sinnflut…

      

    … wie bereits angedeutet werde ich einige Teil des GF Cockpits an dieser stelle genauer erläutern. Auf Grund von saisonalen Schwankungen bei Auftragseingang sind wir bemüht, um einen gleichmäßige Auslastung unserer produktiven Units zu gewährleisten, zu beginn des Auftragseingangs Tals eine so genannte „AE Welle“ in einer bestimmten Höhe aufgebaut zu haben, die wir dann quasi in den schwachen AE Monaten abarbeiten können. Um nun immer zum Monatsanfang zu wissen, wie hoch den der aktuelle Stand dieser Welle ist bzw. sein wird, habe ich folgende Graphik in das GF Cockpit eingebaut, welche ich jetzt einmal kurz erläutern will (die Zahlen basieren übrigens auf der Excelfunktion „zufallszahl()“, Anmerkung für interessierte Excel Nutzer)…

    Der schwarze Balken stellt den jeweiligen AE Bestand am Ende des Monats da. Zusätzlich zu diesem wird weiterer AE im Laufe eines Monats generiert. Dieser wird in der Graphik durch die gelben Balken dargestellt. Gleichzeitig wird aber im selben Monat ein Teil des bestehenden AEs in Form von Leistungserbringung abgearbeitet, dieser ist orange eingezeichnet. Je nachdem ob der AE größer der Leistung war oder umgekehrt verändert sich von Monat zu Monat der AE Bestand. In Zusammenhang mit der operativen Planung, von der ich ab und an gesprochen habe, sind wir mittlerweile auch in der Lage diese „Welle“ für zwei Monate sehr gut zu berechnen…

      ae-welle.jpg

  • …die Erschaffung des allsehenden Auges oder das „Geschäftsführungs Dashboard“

    Seid dieser Woche nun ist das, von mir schon vor längerem angesprochenen, GF Cockpit fertig geworden. Mit diesem soll den Entscheidungsträgern ermöglicht werden, alle für sie relevanten Daten so aktuell wie möglich zu erhalten.

    Da wir intern verschieden Adressaten für diese Cockpit haben war der Prozess, der zur Erstellung diese „One – View – Lösung“ geführt hat lang und mit vielen Schleifen durchzogen.

    Bei einem solchen Prozess treten meiner Ansicht nach verschiedene Problemkreise auf:

    •  Verschiedenen Ansprechpartner
      • Divergierende Informationsbedürfnisse auf Grund verschiedener Aufgabenbereiche
      • Verschieden Formen der Wahrnehmung (meint: das verschieden Personen die gleiche Information unterschiedlich aufnehmen und verarbeiten)
      • Unterschiedliche Präferenzen, was Farbe und Darstellung der Informationen betrifft
    • Verteilte Informationen 
      • Vorliegend der Informationen in verschiedenen Formaten (SQL Datenbank; Excel oder Access je nach gewachsener Herkunft)
      • Verschiedene Prozesse zur Erhebung der Informationen
      • Je nach Verantwortung unterschiedliche Genauigkeit der Erhebung
    • Technische Integration der „Echtzeit“ Lösung
      • Alle Prozesse müssen so angelegt sein das die Daten möglichst zeitnah bearbeitet werden
      • Schaffung der Möglichkeiten zur Bearbeitung von neu zu erhebenden Daten
    • Integration aller Informationsflüssen in einem Tool 
      • Aufstellen des Konzeptes o Farbe (welche Informationen erhalten welche Farbe –> Wieder erkennungswert steigern)
      • Inhalt: welche Informationen benötigen alle Geschäftsführer welche nur bestimmte?
      • Zyklus ( in welchem Rahmen werden die „on demand“ bereitliegenden Informationen aktiv den Geschäftsführern vorgelegt?)

    Nachdem ich alle diese Problem zu einer 0.9 Lösung gelöst habe ist das GF Cockpit Ende der letzten Woche in der Form „gelaucht“ worden, und ich habe so ein wenig das Gefühl ein Stück ein allsehendes Auge geschaffen zu haben.

    Auf Grund der Aggregation der Daten an einem Ort und der Implementierung der „Echtzeit-Komponente“ ist es nun den Geschäftsführern möglich jederzeit über alle für sie relevanten Informationen zu verfügen. Das ist in dieser Form neu bei uns, bisher mussten die meisten Informationen händisch gesucht uns ausgewertet werden…

    Ich persönlich halte diesen Schritt aber für unglaublich wichtig, um zeitnahe fundierte Entscheidungen treffen zu können, die somit langfristig zur Stabilität der Firma beitragen….

     Anbei ein Bild des „GF Cockpits“

     gf-cockpit.png

  • …Nichts ist Härter als der Kontakt mit der Realität…

    … so, der Arbeitsalltag hat mich wieder, nachdem auch mich so ein wenig die Frühjahrsmüdigkeit gepackt hat, bin ich jetzt wieder voller Elan dabei meinen Blog mit den neuesten Erfahrungen aus meinen Controllerdasein zu füllen.

    Seid neuestem arbeite ich jetzt auch aktiv an Kundenprojekten mit, da wir für einen unserer Kunden ein webbasiertes Management Information System programmieren sollen. Im Zuge der Erfahrungen die ich beim Aufbau des internen Systems gesammelt habe bin ich sozusagen in das Konzeptionsteam für dies Projekt berufen worden.

    Das ist der noch größere Schritt raus aus dem Elfenbeinturm…Man könnte schon fast sagen, dass ich von oben runter geschubst worden bin. Ich darf jetzt an erster Stelle miterleben, wie es ist mit Kunden, Entwicklern und anderen Konzeptern zusammenzuarbeiten. Das sind die Erfahrungen, die ich sonst immer durch die Beteiligung an einzelnen Meetings gesucht habe…

    Ich vermute, dass mir diese Einblicke helfen werden, in Zukunft das Controlling direkte an den Bedürfnissen der einzelnen Projektmitglieder auszurichten.

    Fraglich ist so ein wenig wie viel meiner Zeit ich auch in Zukunft in diese Projekt investieren werde, weil darunter natürlich meine sonstige Arbeit ein wenig leidet…

  • …Hände im Feuer…

    …es gibt einen Satz, an den ich mich derzeit immer wieder erinnert fühle, und zwar „…die Hand für etwas ins Feuer legen…“

    Ich habe den Begriff gegoogelt und habe dabei erfahren, das die Begrifflichkeit etymologisch von dem mittelalterlichen Brauch kommt, das der Beschuldigte vor Gericht ein glühendes Eisen eine bestimmte Strecke tragen musste, ohne dabei verletzt zu werden um seine Unschuld zu beweisen, ein Gottesgericht sozusagen… Ich denke bei diesem Ausspruch immer an Gaius Mucius Scaevola, der im antiken Rom bereit war seine Hand für seine Überzeugung/seine Heimat verbrennen zu lassen.

    Bei mir drängt sich dieser Spruch derzeit immer in das Gedächtnis, wenn ich hoch komplexe Auswertungen mache, die dann als Grundlage für sowohl strategische als auch operative Entscheidungen dienen. Mein Problem dabei ist, das ich zwar alles mit einem mir möglichen Höchstmaß an Akribie und Akkuratesse erstelle, aber ich dennoch häufig der einzige bin, der die Berechnungen nachvollziehen kann und damit auch überprüfen kann. Obwohl mir niemand die Frage stellt und sich noch nie ein wirklich gravierender Fehler im Nachhinein heraus gestellt hat, so stelle ich mir immer wieder mal für mich selbst die Frage, ob ich für die Zahlen die ich den Entscheidern liefere meine Hand ins Feuer legen würde. Bisher konnte ich die Frage für mich immer mit „Ja“ beantworten und in den seltenen Fällen, in denen ich mir unsicher war, habe ich auf diese Unsicherheit der Validität der Daten hingewiesen.

    Die Frage ist aber eher was werde ich tun wenn ich diese Frage mit „Nein“ beantworten muss? Das ist wahrscheinlich eine Frage die sich jeder Controller in seiner beruflichen Laufbahn mal stellen muss…

    sozusagen die controllerische Gretchenfrage…

  • …wehe wenn die Brücke bricht…

    …im Zuge der immer weiter fortschreitenden Zahlenorientierung bei uns werden im zunehmenden Maß immer mehr Daten generiert, sei es durch unseren immer detaillierteren Planungsprozess oder die flächendeckende Einführung des Projektcontrollings.

    Dies führt dazu, dass natürlich im Vergleich zu meiner Anfangszeit in der Firma immer weitergehende Auswertungsmöglichkeiten, Verknüpfungen und Sichtweisen auf die verschiedensten Sachverhalte möglich sind.

    Konsequenz dessen ist, das ich den Entscheidungsträger auf der einen Seite eine viel detailliertere Entscheidungsbasis liefern kann, auf der anderen Seite, aber auch ein Großteil meiner Zeit eben in die Erstellung dieser Entscheidungsbasis fließt. Als Folge davon bleiben dann einige andere Dinge, die ich für wichrtig erachten würde „auf der Strecke“.

    Manchmal fühle ich mich angesichts der auf mich einstürmenden Zahlenberge an die Geschichte erinnert die ich als Kind in den „Was ist Was“ Büchern geliebt habe. Da geht es um die Geschichte wie ein einzelner Mann, ich meine er wäre sogar einäugig gewesen, namens Horatius Cocles die frühe Stadt Rom so gut wie allein gerettet hat, in dem er eine wichtige und unbewachte Brücke gegen die anstürmenden Horden des Etruskerfürsten Porsenna verteidigt hat…

  • Wanderer kommst du nach Sparta, so verkündige dort, du habest uns hier liegen gesehen, wie das Gesetz es befahl

    …nachdem ich die letzten drei Tage immer 12 und mehr Stunden gearbeitet habe, habe ich beschlossen heute schon um sechs zu gehen um noch ein paar Einkäufe vor Ostern zu erledigen, Lebensmittel im Internet bestellen, soweit bin ich noch nicht, aber mit dem Rest klappst schon ganz gut…

    Ich bin aber nach einigen Stolpersteinen mit SQL, verdammtes Versionswirrwar…, mit meinem Management Information System weiter gekommen. Ich habe jetzt damit begonnen, entweder nach Anforderungen meiner (internen) Kunden oder nach eigenem Gutdünken Standard Reports zu generieren, die es mir ermöglichen, einen Großteil des regelmäßigen Informationsbedürfnisse zeitnäher beantworten zu können.

    Dafür ist allerdings auch ein Teil meiner „Überstunden“ angefallen, da ich damit den Aufwand, den ich für regelmäßige Aufgaben benötige reduziere und somit mehr Zeit für die zurzeit aktuellen und dringenden Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Geschäftsplanung, sowie der Leistungs- und AE Planung habe.

    Allerdings bin ich mir die letzten Abende vorgekommen wie Leonidas mit seinen Hopliten an den Thermopylen… Die schiere Übermacht der Aufgaben (Perser) drohte mich zu überwältigen…

  • Dash Board

    …heute habe ich mit der Geschäftsführung das grundsätzliche Vorgehen für das operative Dash Board abgestimmt. Diese soll sich monatlich aus einer Mischung aus Graphiken und Kennzahlen zusammensetzen und beinhaltet zusätzlich zu einigen Standardwerten wie EBIT und Cash Flow auch noch unternehmensspezifische Kennzahlen. Das Dash Board soll es der Geschhäftsführung ermöglichen, das Unternehmen, zu beurteilen und sowohl im Hinblick auf die strategische Ausrichtung, als auch kurzfristigen operativen Lage hin zu steuern.

    Vorgehen:

    kurzfristig

    • Ermittelung des Informationsbedarfs
    • Feststellung der aktuellen Möglichkeiten
    • Analyse des Informations Gap’s
      • Erarbeitung von Möglichkeiten das Gap zu schließen
      • Erhebungen der fehlenden Daten anstoßen
    • Dash Board I auf Basis der bestehenden Informationen erstellen
    • den Reporting Prozess institutionalisieren
    • Feedback sammeln

    mittelfristig

    • fehlende Informationen sammeln –> Informations Gap geschlossen
    • Dash Board II auf Basis der an den Informationsbedard angepassten Datenlage erstellen

    langfristig

    • Individualisiertes Reporting für:
      • alle Geschäftsführer
      • alle Abteilungen
      • für Abteilungsleiter

    Aktuell stehe ich an Stelle, dass Dash Board I zu erstellen, ich sehe den mittelfristigen Teil bis August und den langfristigen bis zum Jahreswechsel, da damit auch Umstellungen in der IT Infrastruktur verbunden sein können.

  • Implikationen bei der Aggregation verteilter Informationen

    … wie vor kurzem beschrieben, trage ich mich mit dem Gedanken ein MIS zu etablieren. Heute habe ich mich mit der Konzeption des Systems beschäftigt umd habe damit begonnen in einem ersten Schritt zu erheben, welche Informationen in unserem Unternehmen überhaupt vorhanden sind, welche davon relevant sind und wie man sie zielgruppenkonform aufbereiten kann.

    Interessant ist dabei, das je nach historischer Implementieruung der Datenerhebung und nach der Gruppe, die die Informationen erhebt andere Formate gewählt worden sind, so sind vier grundlegende Arten der Datenhaltung zu unterscheiden:

    • im Intranet, d.h. in einer „richtigen“ Datenbank
    • in einer Access Datenbank
    • in einem Excel Sheet
    • in eigens entwickelten Webapplikationen

    Meine primäre Aufgabe diese Woche wird darin bestehen, die einzelnen Quellen zu identifizieren, zu priorisieren und mir eine Möglichkeit zu überlegen, diese unterschiedlichen Quellen über ein einziges Frontend benutzerfreundlich abzufragen…

  • Management-Informations-Systeme

    …ich habe mir heute den ganzen Tag über die Implementierung eines Management-Informations-Systems (MIS) Gedanken gemacht. Langfristig ist es mein Ziel, alle verteilten Informationen die bei uns an den verschiedensten Punkten und in den unterschiedlichsten Applikationen gehalten werden zentral zu sammeln, aufbereiten zu lassen und diese gefilterten Informationen im Sinne einer „internen Kundenorientierung“ zielgruppenorientiert bereit zu stellen. Auf dem Weg dahin sind aber noch einige technische als auch soziokulturelle Hindernisse zu nehmen.

    – die Gewährleistung der Echtzeit-Istdaten Erhebung ist gerade im Bereich der Projekt Organisation und der Rapid Projekt Umgebung schwierig

    – die Bereitstellung eines möglichst flexiblen Tool-Sets, anhand dessen die Projektmanager in der Lage sind ihre Projekte auch bei sich ändernden Kundenanforderungen zeitnah zu steuern, erfordert eine maximal flexible Lösung, die mit geringem Aufwand an die sich geänderten Projektgegebenheiten anpassbar ist

    -eine weitere Herausforderung, die direkt aus der oben getroffenen Aussage resultiert, ist die Vereinheitlichung der Daten aus den verschieden Projektarten um sie aggregiert im Sinne eines „One View“ Dashboards den Entscheidungsträgern präsentieren zu können

    – es ist darüber hinaus nötig eine Lösung für alle andern relevanten Daten zu finden, die nicht originär im Projektprozess generiert werden, sondern im Rahmen anderer Prozesse entstehen, die aber um einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gewährleisten zu können auch im MIS abgebildet werden müssen

    – auch die Integration der strategischen Indikatoren ist noch zu konzipieren, da diese nur zu bestimmten zeiten erhoben werden