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Archive for the ‘Management – Information – System’ Category

vgl: SharePoint Box

Ich habe gerade einen sehr guten Artikel zum Thema „SharePoint implementation best practices“ auf TechTarget gelesen, in dem Natalya Voskresenskaya vom Sharepoint for Squirrel Blog einige sehr richtige Aussagen über die Implememtierung von Sharepoint in den meisten Firmen macht.
Besonders den Punkt mit der IT Abteilung und dem Business und User Fokus finde ich treffend. Was sind Ihrer Ansicht nach die Dinge, die man vor der Implementierung herausfinden muss? Folgende, die ich alle nur zu 100% unterstützen kann:

* How groups collaborate with one another.
* What applications they are using in their daily routine. This will help you determine information sources, legacy systems and line-of-business applications.
* The intended audience of the information that is produced.
* Where internal activities overlap between groups.
* Everyday challenges. (By determining this, you will identify your customer’s pain points.)
* Auditing requirements.

Alles in allem ein sehr gelungener Artikel.

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…ich habe gerade hier einen netten Artikel zum Thema Mehrwerte von Real Time BI gelesen. Kernpunkt ist der, dass bessere oder zeitnähere Informationen nicht zwangsläufig zu besseren Entscheidungen führen, sondern das bessere Entscheidungen auf der Antizipation zukünftiger Entwicklungen basieren.

Eine zu starke Fokusierung auf Vergangenheits- oder Gegenwartswerte führt nämlich zu zu stark vergangeheitsbezogenen Entscheidungen…

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…hier ein gutes Video zum Thema Parametrisieren von Berichten in SQL Reporting Services:

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…zu dem Thema habe ich einen schönen Artikel von Jeffrey Heer und George G. Robertson gefunden, den ich hiermit empfehlen möchte….

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…nach nunmehr ziemlich genau drei Jahren werden wir unsere Controlling Abteilung, die nur aus meiner Person bestand, auflösen. Ich werde ab morgen in unsere Beratungsabteilung arbeiten und mich vor allem mit Themen und Projekten aus den Bereichen:

  • klinische Prozessanalyse
  • Marketing und Vertriebscockpits
  • Micrososft Sharepoint

beschäftigen. Das wird natürlich dazu führen, dass sich auch der Fokus dieses Blogs etwas ändern wird, da ich zum einen andere Themen haben werde, zum anderen aber auch mit sensibleren Daten zu tun haben werde. Ich werde deshalb vermutlich die Einträge unkonkreter halten.

Ich möchte den Blog aber ersteinmal trotzdem nicht umbenennen, da ich mich sehr lange mit diesem Titel identifiziert habe und es auch weiterhin tue…

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…so, seid 5 Minuten  befinde ich mich jetzt auch komplett in der Office 2007 Welt. Bisher hatte ich nur mit Sharepoint Designer 2007 und InfoPath 2007 gearbeitet. Ich bin mal gespannt, welche Überraschungen Microsoft so für mich bereit hält. Vor allem bin ich auf die Integration von Office 2007 mit dem Sharepoint Server 2007 gespannt. Harren wir der Dinge die da kommen. In diesem Sinne „VAE VICTIS“

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…nachdem ich das Dokument von heute nachmittag gelesen habe, kann ich es wärmstens empfehlen. Es ist zwar schon ein wenig älter, aber gibt einen guten Überblick über die BI Strategie von Microsoft und die Möglichkeiten die die einzelnen Produkte bieten…

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…entgegen meiner Annahme, das Services Hotlines generell und die des Weltmarktführers für Betriebsysteme im Besonderen schlecht seien, habe ich mich heute nach längerem Aufenthalts auf der Homepage  des oben genannten Anbieters auf der Suche nach dem Office Business Scorecard Manager 2005 zu einem Anruf bei der Service Hotline durchgerungen. Und siehe da, die Dame, war nett, kompetent und auskunftsfähig. Einziges Problem scheint mein Nachname gewesen zu sein, was mich auf Grund seiner überschaubaren Komplexität etwas gewundert hat…

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…werde mich heute nachmittag mal intensiver mit der BI strategie von Microsoft auseinander setzen, wo ich mich am Wochenende schon mit den Business Scorecards auseinandergesetzt habe…

Als Einstiegspunkt habe ich mir das folgende Dokument vorgenommen: businessintelligenceproductguide.doc

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So die Integration der SQL Reporting Service generierten Berichte werden jetzt, nach mehr oder weniger aufwendigen Änderungen, im Sharepoint problemlos angezeigt…

Allerdings nur mir, da ich Admin auf dem Moss 2007 bin.

Scheinbar erfordert die Integration unser Active Directory Gruppen in den Sharepoint doch ein wenig mehr Beschäftigung, damit auch jemand anderes außer mir zugriff hat… Aber wir arbeiten daran…

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…ich habe im Januar 90% unseres Reportings auf eine neue webgestützte Technologie umgestellt, die on demand die aktuellsten Informationen aus allen Unternehmensbereichen bereitstellt.

Die Technologie die das möglich gemacht hat ist Microsoft SQL Reporting Services. Basierend auf unserem SQL 2005 Server kann man verschiedenste Reports inklusive Drill Downs bis auf einzelne Datensätze erstellen, die eine Steuerung auf verschiedensten Ebenen ermöglicht.

Der Charme der Technologie liegt darin, das sie sich nahtlos in unseren Moss 2007 Server integrieren lässt, sodass man alle Reports an einem zentralen Ort halten kann und das Rechtesystem des Sharepoints für die Verteilung der Zugangberechtigungen nutzen kann.

Zusätzlich zu der Pull Möglichkeit, dass sich der Nutzer die Daten bei Bedarf holen kann besteht die Möglichkeit, Eventgesteuerte Abonnements zu erstellen, bspw. kann man Reports immer zum Monatsanfang versenden oder bei Änderung der Daten einen upgedatete Bericht verschicken…Anfang nächster Woche werden wir das Reporting unternehmensweit ausrollen, ich bin mal gespannt, auf die Implementierung und das Feedback… Ein sehr gutes Buch zum Thema SQL Reporting Services findet man hier.

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…wie bereits im vorherigen Eintrag beschrieben, habe ich mich bemüht unser internes Maßnahmenmanagement auf Sharepoint umzuziehen. Nach einigen Anpassungen ist das System nun von unserem QMB abgesegnet worden und geht vermutlich Anfang nächste Woche online.

Unser QMB war so begeistert, dass wir sofort begonnen haben weitere Teile unseres QM Systems auf unseren Sharepoint zu migrieren. Ein Beispiel ist unsere Testplanung, die bisher vornehmlich in einer Excel Liste stattgefunden hat, die aber auf einem geschützten Ordner lag und somit nur einer beschränkter Anzahl an Usern einen Einblick in die Testplanung erlaubte. So war es den Projektmanagern bisher nicht möglich, zu sehen, wann welche Tests geplant sind.

Dies ist durch eine zentrale Kalender Ansicht und der Migration der Excel Liste in Sharepoint behoben worden. Zusätzlich wird jeder Projektmanager über seine neuen Tests, bzw. über seine heute anliegenden Tests per Mail erinnert.

Die Ansicht ist zur Zeit noch im Teststadium, ich möchte sie aber bis zu meinem Urlaub am Freitag gern freischalten

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…im Rahmen des Relaunches unseres internen Maßnahmen Managements, diesmal auf Sharepoint Basis, welches ich gestern entwickelt habe bin ich nun das erste Mal mit einer neuen wunderbaren Sicht auf Dinge konfrontiert worden. XSLT! Bisher habe ich immer nur mit der WSWYG Oberfläche des Sharepoint Designers mit XSLT zu tun gehabt. Da gestaltete sich das auch für mich als nicht ITler einfach. Doch nun will ich ein Diagramm, welches mir zeigt wie viele Maßnahmen sich in einem Status, bspw. „In Arbeit“ befinden. Anbei ein Beispiel.

 graphik.jpg  

Dafür habe ich mich eines XSLT Webparts bedient, welches jetzt aber leider händische Anpassungen an meine Bedürfnisse erfordert.  Und trotz kurzer Einweisung gestaltet sich die Bearbeitung dieses Codes doch schwieriger als ich gedacht habe. Aber zurzeit habe ich eine 95% Lösung und bin zuversichtlich, dass es mir mit ein wenig Hilfe aus unsere IT Abteilung gelingen sollte die restlichen 5% hin zu bekommen. Unten ein Einblick in den Code, damit man sich mein Problem ein wenig bildlicher vorstellen kann…

xslt.jpg

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…ich hab ja wie schon früher ab und an beschrieben immer versucht tieferen Einblick in die Projektarbeit zu bekommen, allerdings muss ich jetzt nach meinem ersten eigene Projekt, in dem ich quasi Konzepter, Technischer Leiter und Entwickler bin, konstatieren, das ich diesen gewünschten Einblick scheinbar nicht in der Tiefe bekommen habe wie ich gedacht hatte. Jetzt nach zwei mehr oder minder durchgearbeiteten Wochenenden, diversen verpassten internen Terminen und Abstimmungsmeetings mit dem Kunden muss ich zugeben, dass ich mir den Stress, der mit so einem Projekt verbunden ist nicht vorstellen konnte.Ganz unabhängig von dem, was ich in diesem Projekt über Sharepoint, Prozesse und Reporting lerne, werde ich auf jeden fall eine ganz andere Sicht auf die Dinge bekommen, die mir Projektmanager in unseren Jour Fixen so sagen werden. Das nehm ich als positiven Seiteneffekt aus diesem Projekt mit…

Das Projekt steht zurzeit bei ca. 80%, es müssen noch einige Feinabstimmungen vorgenommen werden, das Backend steht aber schon zu 95%. Die zu erwartenden Änderungen werden sich primär auf die Reports beschränken…

Hoffe ich, aber bekanntlich stirbt die Hoffnung als letztes…

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…ich komme zur Zeit nicht so richtig dazu, etwas zu Bloggen, da ich gerade dabei bin, für einen unsere Kunden ein Reporting Tool in Sharepoint aufzusetzen. Da geht doch eine Menge Zeit drauf, so dass einige meiner normalen Arbeiten liegen bleiben…

Kern diese Kundenprojektes ist es, Daten:

  1. aus Excel Files in den Sharepoint einzulesen
  2. manuell über Formulare in den Sharepoint einzugeben
  3. in Excel zu aggregieren und zu analysieren
  4. diese Daten ansprechend visuell aufzubereiten

Erschwerend ist, dass zusätzlich unterschiedliche Berechtigungen berücksichtigt werden müssen.

Ich komme zur Zeit gut voran, aber es ist doch ne Ecke Arbeit, die da noch vor mir liegt…. Wohlan…

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… wie im letzten Artikel beschrieben, bin ich gerade dabei zu evaluieren, ob ich einen Teil unsere Controlling Systems, von Datenbank gestützten Excel Frontends zu mit Eclipse Birt generierten und in Sharepoint integrierten HTML Berichten umziehe. Die Versuche waren sehr erfolgreich, zum einen ist das Ergbnis vom Look & Feel her besser und zum andern ist es eine Webapplikation, ist somit von überall aus erreichbar. Aber der eigentliche Vorteil liegt in dem ungemeinen Performance Gewinn begründet. Die Zugriffszeit hat sich auf ein Zehntel (10 sek) reduziert und ist somit jetzt im erträglichem Bereich angekommen.

Hinzu kommt, das mit Sharepoint die Möglichkeit besteht mehrere Websites zu verbinden, so dass es auch kein Problem ist, dann noch weitere Bereiche zu dem jetzt umgesetzten Geschäftsführungscockpit hinzuzufügen, man kann somit ein MIS modular aufbauen und über die Berechtigungen auch Teile nur einem bestimmten Nutzerkreis zugänglich machen. Der Nächste Schritt ist, unser gesamtes Vertriebscontrolling in die bestehende Seite zu implementieren und eine Website für unsere Verwaltung aufzusetzen, in dem diese einen Teil ihrer täglichen Arbeiten durchführen kann.

Ein nächster möglicher Schritt ist, unsere gesamten CRM Aktivitäten in den, dann bereits im Zuge des Vertriebscontrollings implementierten Accountmanagement Bereich, zu integrieren. Dazu muss allerdings erst noch eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt werden…

 Mein erstes Fazit zum Einsatz von Sharepoint und Eclipse Birt im Controlling ist somit durchweg positiv…. 

Anbei ein Screenshot des MIS

sharepoint-mis.jpg

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.. ich habe ja vor kurzem beschrieben, das ich mich sowohl mit Eclipse BIRT als auch mit MS Sharepoint beschäftige. Zurzeit bin ich dabei in BIRT verschiedene Reports zu generieren, die einen Teil unseres bisherigen EXCEL gestützten Reportings ablösen sollen. Mir schwebt dabei mittelfristig vor, eine web gestütztes Echtzeit Reporting System zu etablieren, was dem Anwender den Echtzeit zugriff auf die wichtigsten Basis Kennzahlen ermöglicht. Das ganze soll wie folgt geschehen: in einem Sharpoint Umfeld sollen die verschiedenen BIRT Reports in unterschiedlichen Weparts hinterlegt werden. Innerhalb dieser Webparts wird die eigentliche Darstellung vom Eclipse BIRT Viewer übernommen, der auch die individuelle Parametrisierung übernimmt, d.h. man kann beim Öffnen der entsprechenden Webparts bestimmte Abfrage Parameter wie Jahr, Bereiche oder Mitarbeiter wählen, die dann die Anfragen auf den SQL Server beeinflussen und so den Datenfluss beschleunigen. In dieser Steigerung der Performance liegt auch der Vorteil dieser Lösung im Vergleich zu dem schon recht ausgereiften bestehenden EXCEL basierten Reporting System bei uns, welches ich in den letzten zwei Jahren implementiert habe…Erste Erfolge/Misserfolge werde ich natürlich auch hier schildern… 

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Sharepoint… bis vor einer Woche hat mir das Wort noch gar nichts gesagt, mittlerweile kann man schon fast sagen, das ich intern einen Maßnahme mit dem Titel: „Controlling Migration nach Sharepoint“ angestoßen habe. Ich teste intern gerade in wie weit sich Sharepoint zur Verwaltung von Dokumenten, Diskussionen, To Do Listen, aber in Verbindung mit der SQL Reporting Engine bzw. Eclipse Birt auch als integriertes Reportingsystem nutzen lässt. Ich bin von den bisherigen Ergebnissen sehr positiv überrascht, zumal sich Sharepoint an den verschiedenen Stellen bei der Berechnung der EXCEL Logik bedient, was mir einige Sachen stark vereinfacht. Ich werde jetzt mal sehen in wie weit sich ein für mich zu programmierbares Reporting System innerhalb von Sharepoint umsetzen lässt und werde weiter über meine Erfahrungen berichten.Als Hilfreich hat sich für mich der folgende Blog erwiesen…

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… ich bin gerade dabei, mich intensiver mit dem Programm Eclipse BIRT auseinander zu setzen. Das ist ein Reporting Tool, was wir auch für Kundenprojekte einsetzten. Der Vorteil der internen Nutzung liegt somit klar auf der Hand:           es ist bereits Know How bei uns vorhanden          ich kann das Reporting spezifische Wissen erweitern          dadurch kann ich ggf. auch mal für Kunden arbeiten 

Weiter Vorteile sind die Webfähigkeit, an der ich aber derzeit noch ein wenig scheitere, was ich aber wohl mit Hilfe unserer IT Abteilung locker hinbekommen sollte und das direkte Aufsetzten auf dem SQL Server ohne Zwischenberechnungen in Excel, was die Performance stark verbessern dürfte.

Was ich persönlich auch sehr gut finde ist, das die Benutzung sehr intuitiv ist, wenn man sich schon länger mit Access oder ähnlichen Applikationen auseinander gesetzt hat…

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Wir haben für unseren Vertrieb eine neue Sales – Systematik eingeführt, die darauf beruht, dass wir allen Projektopportunities einer bestimmten Phase zuordnen und abschätzen, wann der Auftragseingang für die Opportunity wahrscheinlich kommen wird.  Jeder der Phasen ist eine Wahrscheinlichkeit zugeordnet.

Auf dieser Basis sind wir dann in der Lage die Qualität unser Pipeline zu beurteilen und unseren AE für die nächsten drei Monate relativ gut abzuschätzen. Um das mal anhand eines Beispiels zu illustrieren. Eine Opportunity in Phase 3 mit dem Wert 100.000 € mit dem erwarteten AE im März geht in die März AE Erwartung mit 35% *100.000 € also 35.000 € ein. Die Addition über alle Opportunities in den Monat ergibt dann eine auf dem Erwartungswertprinzip basierenden Schätzwert für den Auftragseingang.

 Auch dafür haben wir / ich ein Reporting eingeführt, was die Daten in aggregierter Form den Entscheidungsträgern bei uns im Vertrieb zur Verfügung stellt. Kern bzw. der Fokus liegt hierbei vor allem auf der Gewichtung der Pipeline und der Verteilung über die einzelnen Phasen. Das ermöglicht es schon frühzeitig gegen zu steuern, wenn in einer Phase zu wenig Opportunities sind oder  wenn der approximative AE in einem Monat zu niedrig ist Opportunities zu beschleunigen, d.h. gezielt auf einen schnelleren Auftragsabschluss hinzuwirken. 

Anbei ein Beispiele zur Visualisierung zur Pipeline.

pipeline.jpg

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