Consultant's Digest

Autor: Sebastian Gerling

  • …Wissen ist macht, das Wissen, welches Wissen vorhanden ist, ist noch mächtiger, oder eine Idee und ihre Umsetzung…

    Ich habe ja schon ein paar Mal beschrieben, dass sich bei uns gerade eine Menge im Bereich von Planung insgesamt und der Abstimmung der einzelnen Planungen tut. Gestern habe ich dann eine Stunde lang über Möglichkeiten für eine kurzfristige Planung für unsere produktiven Units mit den beiden verantwortlichen Geschäftsführern gesprochen. Wir haben die verschiedenen Möglichkeiten besprochen, auf denen eine kurzfristige Kapazitäts- und Ressourceplanung auch im Bezug auf den Einsatz von Freelancer aufsetzten könnte. Da bieten sich mehrere Ansatzpunkte an:

    • eine Abschätzung der Projektmanager über den im nächsten Monat geplanten Fortschritt

    • die approximierte Verteilung des geplanten und des schon sicheren Auftragseingangs

    • unsere interne Planung, genannt "Staffing", in dem wir den Einsatz unserer Entwickler auf den verschiedenen Projekten planen

    Hängen geblieben sind wir dann beim Staffing, wir haben uns überlegt, das wir zu dem Zeitpunkt, an dem wir unseren Ressourcen Einsatz planen auch die Kapazitäten Auslastung für die nächsten vier Wochen festlegen. Da wir das auf Projektebene tun, wäre es aus unsere Sicht sinnvoll, wenn man für jedes Projekt einzeln sehen würde, welche Ressourcen auf dem Projekt schon verbraucht worden sind, welche Ressourcen laut Kalkulation noch übrig bzw. geplant wären und welche Ressourcen jetzt aber schon noch für die nächsten vier Wochen geplant sind.

    Als wir darüber sprachen, ist mir dann aufgefallen, dass alle diese Zahlen durch das neue Projektcontrollingsystem lieferbar sind…

    Ich habe mich dann direkt daran gemacht eine schnelle Quick and Dirty Excel Lösung zu erstellen auf deren Basis wir das weitere Vorgehen abstecken können.

    Quintesense des ganzen ist:

    wenn die richtigen Leute zusammensitzen, die das richtige wissen haben, dann ist die Lösung meist näher als erwartet… 

    Oder: 

    Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.

  • … die Interdependenzen oder wie ich von der Planung eingeholt werde…

    …wie vor kurzem beschrieben, habe ich mir ja Gedanken zu unseren Planungsprozessen und den aus den verteilten Planungsprozessen resultierenden Problemen und Interdependenzen gemacht. Dazu habe ich auch schon mehrmals mit unseren Geschäftsführern Meetings gehabt, in denen es darum ging, in einem ersten Schritt die einzelnen Planungen auf ein standardisiertes Verfahren zu bekommen…Angefangen habe ich / wir mit der AE und der Leistungsplanung für das nächste halbe Jahr, sowie mit dem Verfahren wie wir Anfang des nächsten Monats unseren Umsatzeingang planen wollen. Heute hatte ich dann einen Termin mit unserem Human Ressourcen Manager gehabt, der den etwas kryptischen Namen "PBP finalisieren" hatte, da ich in letzter Zeit zu viel zu tun hatte, hab ich mir da aber keine Gedanken gemacht und bin ziemlich unvorbereitet in das Meeting gegangen…

    Inhalt dieses Meetings war die Verabschiedung der Personalbedarfsplanung unserer Recruiting-Abteilung und wie diese mit der AE / Umsatz / Leistungsplanung zusammenarbeitet. Heute hat sich dann herauskristallisiert, das der Input zum einen komplett aus dem noch nicht finalisierten Planungsprozess kommt und zum anderen auf standardisierten Vergangenheitswerten basiert, die sich das Recruiting von mir verspricht…

    Also hab ich mich heute vorwiegen damit beschäftigt, zum einen die Vergangenheitswerte auszuwerten und zum andern die Strukturierung unseres Planungsprozesses in die Endphase zu befördern…

    …so gesehen hat mich der Planungsprozess überholt, auf der anderen Seite bin aber froh, dass sich an dieser Stelle endlich zusammenfügt was zusammengehört…

  • …Vare Vare gib mir meine Legionen zurück…

    Heute sind dann aus den 20 eher vierzig Aufgaben geworden…

    Naja, aber zum Glück bin ich in meiner Zeiteinteilung frei und bin in der Lage die Aufgaben zu priorisieren, das erleichtert zwar die Abarbeitung, verringert aber nicht die Anzahl der Aufgaben…

    Mein Hauptaugenmerk lag heute darauf, bestimmte Annahmen, die sich im Verlauf des Jahres bei mir und anderen Projektverantwortlichen ergeben haben zu validieren. Dabei geht es vor allem darum, statistische Werte zu erheben, wie der Anteil der technischen Leitung auf einem Projekt oder den Akquiseaufwand in Abhängigkeit vom Projektumsatz zu ermitteln. Dabei hat sich herausgestellt, das die Datenmenge, die Qualität und die Multidimensionalität, nach der sich die Daten auswerten lassen seid dem Beginn der Implementierung des Projektcontrollingprozesses und der damit in Verbindung stehenden Änderungen im Zusammenhang mit der Datenqualität stark zugenommen hat. Folge davon ist, das sich über die aktuell laufenden Projekte sehr gute Aussagen treffen lassen, allerdings die Anzahl der abgeschlossenen und damit in Gänze auswertbaren Projekte noch gering ist. Ich erwarte aber, dass sich bis Mitte des Jahres genug geschlossene Projekte "angesammelt" haben, um Auswertungen über eine ausreichend große statistische Grundgesamtheit zu fahren.

    Die Ergebnisse, die sich bis jetzt aus dem noch "dürftigen" Datenmaterial ziehen lassen, lassen aber auch jetzt schon interessante Rückschlüsse zu.

    Allerdings bin ich auf Grund der vielen andern Aufgaben bisher nicht dazu gekommen mir diese alle im Detail anzusehen. Manchmal komme ich mir vor wie Octavian, der nachts nicht schlafen kann und von Alpträumen geplagt durch seinen Palast in Rom irrt und Varus anfleht ihm seine verlorenen Legionen wiederzugeben…

    …ich hätte gern meine Zeit wieder…

  • Zwei hoch vierundsechzig oder wie aus mehreren kleinen Aufgaben schnell eine ganz große wird…

    …ich bin in der letzten Woche zwei Tage nicht arbeiten gewesen, weil ich krank war. Als ich dann Sonntag mal meinen Laptop angeschmissen habe, da bin ich dann auch direkt von einer E-Mail Flut erschlagen worden, das war schon mal ein schöner Vorgeschmack auf den heutigen Montag. Heute Morgen war ich dann richtig froh, dass ich die meisten Mails gestern schon abgearbeitet hatte…

    Heute bin ich wieder mal an die Geschichte vom Reiskorn und dem Schachbrett erinnert worden…

    es beginnt alles mit einer einzigen Aufgabe, und ehe man sich versieht sind es zwei und am ende des Tages sind es dann 20… und abgearbeitet hat man dann drei, weil immer wieder kurzfristige Anfragen, Meetings und Kaffemaschinengespräche dazwischen kommen…

    Obwohl ich zugeben muss, das ich weit von zwei hoch vierundsechzig weg bin, hab ich heute Abend das Gefühl nicht geschafft zu haben obwohl ich heute von halb acht bis sieben auf der Arbeit war…

  • …Katalogisierung von Erfahrungen oder die Verstrickung in die verschiedenen Ebenen der möglichen Clusterungen…

    …ich habe mir heute, den Sonntag, mal Zeit genommen und habe versucht die gesammelten Erfahrungen (Lessons Learned), des letzten halben Jahres, aus dem Projektcontrolling, dem Qualitätsmanagements sowie den Projektabschlussmeeting zu kategorisieren bzw. zu systematisieren. Der Datenbank-Auszug in dem ich diese Erfahrungen sammele umfasst mittlerweile fast 20 Seiten, so dass sich diese Arbeit, entgegen meiner Prognose, auf mehr als drei Stunden ausgedehnt hat.  Ich habe mich entschieden diese Systematisierung in einem ersten Schritt anhand einer Mind Map durchzuführen, da ich mir davon eine größtmögliche logische und strukturelle Transparenz verspreche.  Ich bin dabei auf mehrere Probleme gestoßen: 

    • Die Frage der Detaillierung (einige aufgezeichnete Erfahrungen sind nicht generell übertragbar) 
    • Die Frage der Hierarchie (welche Punkte sind die wichtigsten)
    • Die Frage der hierarchischen Einordnung(bestimmte Erfahrungen tauchen bei mehrerer Kernpunkten auf) 
    • Die Frage der Generalisierung (Verallgemeinerung der in speziellen Projekten aufgetretenen Learnings, damit sie allgemein gültig bzw. übertragbar sind)  

    Das, sagen wir, „Ungetüm“, welches dabei entstanden ist habe ich an diesen Artikel als Screenshot angehängt, um die Komplexität die ich geschaffen habe zu verdeutlichen.  Ich werde diese Mind Map im Laufe der Woche mit den relevanten Mitarbeitern besprechen und dann aus dieser ein Präsentation für verschiedenen Adressaten Gruppen generieren und eine Checkliste für unsere Kalkulation erarbeiten, damit diese Erfahrungen auch strukturierter in die neuen Projekte eingehen können. Meine Erfahrung an diesem Nachmittag ist, dass es mir, für mich persönlich, einen sehr erhellenden Einblick in die Probleme bei uns gegeben hat, fraglich ist, ob das, allen Anderen auch so geht und ob ich es wirklich schaffen werde diese Erfahrungen verständlich und transparent zu kommunizieren und damit ein bewusstes Umdenken und strukturiertes Problemlösungsverhalten in unserer Firma anzustoßen.

    Mir ist dabei aber immer bewusst, dass die Verknüpfungen, die ich als logisch empfinde und die sich in meiner Strukturierung der Lessons Learned niederschlagen nicht allen als logisch erscheinen müssen.

    Es gilt wie immer:

    errare humanum est

    oder

    Logik = Die Kunst, zuversichtlich in die Irre zu gehen.

     

     Lessons Learned.jpeg

  • Auftragseingang und das Orakel von Delphi…

    … bei uns hat sich in der letzten Zeit viel um den „sagenumwobenen“ Auftragseingang gedreht, wir wollen firmenweit verschiedenen Sichtweisen auf den Umsatz einrichten:

    • für den Vertrieb geht es primär um die Beschaffung von Auftragseingang, d.h um die Angebotserstellung und um die Angebotsannahme durch den Kunden
    • für die Projektmanager wird der Umsatz am Grad der Fertigstellung orientiert, d.h. wir betrachten nur den Prozentsatz des Umsatzes, für den wir bis zum bestehenden Zeitpunkt auch schon Leistung erbracht haben (siehe in diesem Zusammenhang auch: Rechnungsabgrenzung)
    • für unsere Liquidität geht es um das tatsächliche Rechnungsdatum und den damit im Zusammenhang stehenden Zahlungseingang, bzw. das Mahnwesen…

    In der letzten und zu Beginn dieser Woche habe ich mich damit beschäftigt, unseren vergangen Auftragseingang zu erheben, die Quartalsplanung vorzubereiten und zielgruppenorientierte Sichten auf den AE zu erstellen. Dabei geht es vor allem um Multidimensionalität, also die Abbildung mehrerer Einflußfaktoren, wie Accountmanager, Monate oder Projektart.

    Heute habe ich dann mit unserem Vertriebsleiter eine Roadmap zur Implementierung eines Sales Controllings entworfen, bei dem es auch primär um AE, den Verlauf sowie seine Clusterung gehen wird. Ziel ist, aufsetztend auf einer fundierten Auftragseingangsplanung, eine daran orientierte Leistungsertsellungsplanung und damit letztendlich auch eine Ressourcenplanung zu etablieren.

    Wie schon mal beschrieben bin ich derzeit sowieso dabei mir über die Integration verschiedener Planungszyklen Gedanken zu machen, dabei muss ich immer wieder an die sehr wahren Worte eines (chinesischen) Philosophen denken:„Plant das Schwierige da, wo es noch leicht ist./ Tut das Große da, wo es noch klein ist. Alles Schwere auf Erden beginnt stets als Leichtes. Alles Große auf Erden beginnt stets als Kleines.“

  • … sind es immer die Details an denen es hängen muss???

    .. heute hab ich lange mit unserer Steuerkanzlei gesprochen, ich hatte eigentlich gedacht, das wir alle Unklarheiten beseitigt hätten, allerdings war dem nicht so…

    Wir haben festgestellt, das die von mir gelieferten Daten nicht ausreichend waren, da es für eine Kostenträgerrechnung nicht genug ist, nur die Arbeitszeiten zu erfassen, sondern, dass es darüber hinaus auch nötig ist, alle Zeiten zu brücksichtigen, die Mitarbeiter krank, auf Schulungen oder im Urlaub waren.

    Der Grund hierfür ist auf den zweiten Blick sehr einleuchtend, ist aber beim ersten Mal leicht zu übersehen. Wenn man davon ausgeht, dass das Gehalt der Mitarbeiter auf alle von ihnen gearbeiteten Stunden verteilt wird, dann ist klar, das man dort auch Fehlzeiten erfassen muss, anderenfalls würde sonst eine Stunde immer teurer werden je weniger ein Mitarbeiter in einem Monat Urlaubs- oder krankheitsbedingt fehlen würde.

    Die Folge davon wäre, das ein Projekt, auf dem der Mitarbeiter bspw. seine einzige stunde in diese Monat gearbeitet hat, dass gesamte Gehalt des Mitarbeiters tragen müsste. Dies ist gerade im zusammenhang mit dem Kostenträger prinzip nicht vereinbar.

    An dieser Stelle ein großes Dankeschön an die Steuerkanzlei, für die gute Zusammenarbeit beim stemmen der Last…
     

  • Planung, Interdependenzen und das Gefühl den Stein des Sisyphus gefunden zu haben…

    … heute habe ich mich lange damit beschäftigt, mir darüber Gedanken zu machen, an welchen Stellen in unserer Firma geplant wird. Außerdem bin ich der Frage nachgegangen, wer plant wann was und mit welchem Ziel und vor allem auch in welchen Zyklen. Dabei hat sich mir ein Bild von verteilten Planungen geboten, die zwar untereinander von einander abhängig sind, diese Abhängigkeiten aber zum Teil nur ungenügend einbezogen werden, zum einen aus Unwissenheit über die Interdependenzen und zum anderen weil die anderen Planungsvorgänge dem Plannenden nicht bekannt sind.
    Wer plant:
    • die Geschäftsführung
    • die Abteilungsleiter
    • die Personalabteilung
    • das Controlling
    • der Vertrieb

    Was wird geplant:

    • Strategische Ziele
    • Ressourceneinsatz
    • Personalbeschaffung
    • Kosten
    • Umsätze
    • Projekte

    in welchen Zyklen wird geplant:

    • jährlich
    • halbjährlich
    • quartalsweise
    • monatlich
    • wöchentlich
    • Unregelmäßig

    Ich habe mir vorgenommen, all diese Planungen hinsichtlich ihrer Abhängigkeiten zu untersuchen, die Interdependenzen aufzuzeigen und ein System zu erarbeiten, welches ein Mindestmaß an Abstimmung der bestehenden Teilpläne gewährleistet…

    Zu dieser Aufgabenstellung fiel mir spontan Sisyphus und die ihm vom grichischen Kriegsgott aufgetragene Aufgabe ein. Sisyphos ist ja auch der Vater des Odysseus, der ja auch bekanntlich lange durch das Mittelmeer irrte bevor er die Heimat wiederfand…

    „Und den Sisyphus sah ich, von schrecklicher Mühe gefoltert,

    Einen schweren Marmor, mit grosser Gewalt fortheben.

    Angestemmt arbeitet' er stark mit Händen und Füssen,

    Ihn von der Au aufwälzend zum Berge. Doch glaubt' er ihn jetzo

    Auf den Gipfel zu drehen, da mit einmal stürzte die Last um;

    Hurtig mit Donnergepolter entrollte der tückische Marmor.“

    (Aus der Odyssee (11. Gesang, 593-598))

  • Excel, Formulare, Usabillity und das Wissen in welchem VBA Modul man sich gerade befindet

    …gestern hab ich mich einen Großteil des Tages damit beschäftigt, für unsere Verwaltung (vier nette Mädels) eine standardisierte Auswertung für ihre neu implementierte Mitarbeiter und Kundenbefragung zu erarbeiten. Da mir die Erstellung eines Datenbankmodulles zu aufwendig erschien habe ich mich für eine EXCEL Lösung entschieden. Wichtig war an diese Stelle vor allem eine benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen, die möglichst nah an dem ausgedruckten Fragebogen orientiert ist, und auf der anderen Seite aber auch die Eingabemöglichkeiten beschränkt. Die Lösung für das Problem war die Erstellung eines Formulares, was gewährleistet, das die entsprechenden Felder nur mit den entsprechneden Werten befüllt werden können, und das auch die richtige Antwort in das entsprechende Feld in EXCEL gelangt.

    Soweit so gut, nachdem ich das Formular dann nach Usabillity Gesichtspunkten endlich richtig erstellt hatte (durch Enter in das richtige nächste Feld usw.), hab ich das Makro geschrieben, welches die Daten aus dem Formular in die erste freie Zeile schreiben sollte und danach das Formular leeren sollte. Das war auch kein großes Problem. Ich habe das Makro dann aus dem Modul in dem ich es erstellt habe rauskopiert und es an die entsprechende Stelle dem Command Button zugeordnet. So weit so gut…. Dann hab ich es getestet und es trat nur ein kleiner Fehler auf… Ich hab dann gedacht, Mensch klar das du daran nicht gedacht hast… hab es geändert und das Formular wieder getestet… der fehler trat wieder auf… Dann hab ich den gesamten Programmablauf umgestellt, hab es wieder getestet und der gleiche Fehler ist wieder aufgetreten… Ich habe schon ein wenig an meinen Fähigkeiten gezweifelt, bis ich dann festgestellt habe, das ich immer das Ursprungsmakro geändert habe und nicht das, welches ich mit dem Comman Button anspreche… Nachdem ich das erkannt hatte (eine halbe Stunde später) war die Änderung dann ganz einfach und das ganze funktionierte wie am Schnürchen. Montag werde ich es der Verwaltung vorstellen…

    Und die Moral der Geschichte: Sei dir immer sicher wo du grad programmierst…

  • Schwierigkeiten bei der Kostenstellenrechung

    … wie vor kurzem beschrieben bin ich gerade dabei in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberater die Kostenstellen- und darüber hinaus auch die Kostenträgerrechnung einzuführen. Dabei gibt es einen hohen Abstimmungsbedarf, da wir als Firma eine sehr genaue Vorstellung davon haben, wie wir uns die Kostenstellen und damit auch die Struktur der Kostenstellenrechnung vorstellen.

    Auf der anderen Seite ist es aber so, das es aus Gründen der Softwarelösung und auf Grund von Anforderungen von Seiten des Steuerberaters immer wieder dazu kommt, das bestimmte Einzelpunkte wieder neu durchgesprochen und abgestimmt werden müssen. Dies ist manchmal recht zeitintensiv,aber ich rechne mit einem Ergebnis, welches uns eine nie gekannte Sicht auf unsere Zahlen ermöglichen wird.

    Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verläuft dabei erfreulicherweise immer freundlich, sachlich und auf einem allgemein sehr angenehmen Niveau.

  • Sieh da, sieh da die Excel des Controllings….

    … ich habe heute einen Kommentar von einem anderen Blog Owner bekommen, der auch einen Blog zum Thema „Controlling“ hat. Der Inhalt war ernüchternd in etwa so zusammenzufassen: „eine Diskussion zum Thema Controlling wird sachlich schwer anzufachen sein.“ Tja, ob das so richtig ist kann ich nicht beurteilen, dafür bin ich noch nicht lang genug in der „Blog Commuity“ (Zitat unseres Blog Meister, Gruß an dieser Stelle an Limonat).

    Um aber den Fokus meines Blogs ein wenig zu erweitern hab ich beschlossen, auch einige Anwenderorientierte Problem und vielleicht auch Lösungen mit / für MS Excel hier einzustellen, und mal zu schauen was sich so in dem Zusammenhang tut…

    Der Grund für das Interesse und die hohe Relevanz des Themas Excel ist eigentlich reativ simpel, in einem mittelständischen Unternehmen werden viele Controlling Themen abseits von Standard Lösungen wie Corporate Planner oder SAP u.ä. in Excel durchgeführt, dies liegt in der starken Verbreitung und der unglaublich hohen Flexibilität von Excel begründet.

    Dann harre ich der Dinge die da kommen…

  • Relevanz und Projektgröße

    …heute hab ich mir ausführlich Gedanken zum Zusammenhang zwischen der Projektgröße (egal ob in Manntagen, Auftragsvolumen oder Projektdauer gemessen) und der Sinnhaftigkeit eines institutionalisierten Projektabschlussmeetings gemacht. Ich hatte darüber schon mit einigen Projektmanagern und unserem Qualitätsmanagement gesprochen und wir waren uns einig, das bei kleinen Projekten der Aufwand, das gesamte Projektteam für ca. eine Stunde zusammenzurufen und damit Ressourcen zu binden in keinerlei Verhältnis zum Nutzen des erwarteten Wissentransfers steht.

    Folglich musste eine andere Lösung gefunden werden, den Projektverlauf sowohl aus Sicht des Controllings, des Qualitätsmanagements und des Projektmanagements in strukturierter Form an das gesamte Team zu kommunizieren. Darüber hinaus sollte es auch bei kleinen Projekten die Möglichkeit geben, die Zufriedenheit des Teams abzufragen und mögliche Rückmeldung anonym tracken zu können (Lessons Learned).

    Dabei schienen sich mehrere Möglichkeiten zu bieten:

    • Fragebögen und Projektverlaufcharts in ausgedruckter Form
    • Einrichtung eines Anonymen Email Accounts, über den die Rückmeldungen eingegeben werden können
    • Kommunikation der Ergebnisse an das Projektteam in E-Mail Form und Einrichting der Möglichkeit, die Zufriedenheiten und Rückmeldungen über ein standardisiertes Excel File zu kommunizieren

    Nach Rücksprache mit dem QM haben wir uns für einige Pilotprojekte darauf geeinigt, die dritte Variante zu testen und auf Feedback von Seiten der Projektmitglieder zu warten.

    Ich denke aber, das es mittelfristig zumindest für die Befragung der Teammitglieder eine andere Möglichkeit geben wird, aber um diese zu konzipieren, macht es Sinn erst die Erfahrungen aus den Pilotprojekten abzuwarten.

  • Dash Board

    …heute habe ich mit der Geschäftsführung das grundsätzliche Vorgehen für das operative Dash Board abgestimmt. Diese soll sich monatlich aus einer Mischung aus Graphiken und Kennzahlen zusammensetzen und beinhaltet zusätzlich zu einigen Standardwerten wie EBIT und Cash Flow auch noch unternehmensspezifische Kennzahlen. Das Dash Board soll es der Geschhäftsführung ermöglichen, das Unternehmen, zu beurteilen und sowohl im Hinblick auf die strategische Ausrichtung, als auch kurzfristigen operativen Lage hin zu steuern.

    Vorgehen:

    kurzfristig

    • Ermittelung des Informationsbedarfs
    • Feststellung der aktuellen Möglichkeiten
    • Analyse des Informations Gap’s
      • Erarbeitung von Möglichkeiten das Gap zu schließen
      • Erhebungen der fehlenden Daten anstoßen
    • Dash Board I auf Basis der bestehenden Informationen erstellen
    • den Reporting Prozess institutionalisieren
    • Feedback sammeln

    mittelfristig

    • fehlende Informationen sammeln –> Informations Gap geschlossen
    • Dash Board II auf Basis der an den Informationsbedard angepassten Datenlage erstellen

    langfristig

    • Individualisiertes Reporting für:
      • alle Geschäftsführer
      • alle Abteilungen
      • für Abteilungsleiter

    Aktuell stehe ich an Stelle, dass Dash Board I zu erstellen, ich sehe den mittelfristigen Teil bis August und den langfristigen bis zum Jahreswechsel, da damit auch Umstellungen in der IT Infrastruktur verbunden sein können.

  • Implikationen bei der Aggregation verteilter Informationen

    … wie vor kurzem beschrieben, trage ich mich mit dem Gedanken ein MIS zu etablieren. Heute habe ich mich mit der Konzeption des Systems beschäftigt umd habe damit begonnen in einem ersten Schritt zu erheben, welche Informationen in unserem Unternehmen überhaupt vorhanden sind, welche davon relevant sind und wie man sie zielgruppenkonform aufbereiten kann.

    Interessant ist dabei, das je nach historischer Implementieruung der Datenerhebung und nach der Gruppe, die die Informationen erhebt andere Formate gewählt worden sind, so sind vier grundlegende Arten der Datenhaltung zu unterscheiden:

    • im Intranet, d.h. in einer „richtigen“ Datenbank
    • in einer Access Datenbank
    • in einem Excel Sheet
    • in eigens entwickelten Webapplikationen

    Meine primäre Aufgabe diese Woche wird darin bestehen, die einzelnen Quellen zu identifizieren, zu priorisieren und mir eine Möglichkeit zu überlegen, diese unterschiedlichen Quellen über ein einziges Frontend benutzerfreundlich abzufragen…

  • Lerneffekte nutzen

    ..der schwierige Punkt an Lerneffekten ist, dass sie allen Beteiligten in dem Augenblick in dem das Problem auftritt klar sind, es kommt sofort zu Diskussionen mit dem Inhalt: „beim nächsten Mal…“

    Doch ohne einen institutionalisierten Prozess, der diese Lerneffekte und Lösungsansätze kanalisiert und trackt verlaufen alle „guten“ Vorsätze im Sand und die gleichen Fehler werden im nächsten Projekt wieder gemacht, da nach dem Abschluss des Projektes der Leidensdruck, das Problem, welches zu diesem Zeitpunkt nicht mehr relevant ist, zu lösen nicht mehr ausreichend hoch ist um eine Lösung zu suchen.

    Lösungsansätze:

    – Implementierung eines kontinuierlichen Prozesses, der die Probleme und Lösungsansätze zeitnah nach den Projekten aufnimmt und auswertet

    – Konsolidierung der Problem zu Gruppen, die es ermöglichen größere, bzw. globale Ursachen für bestimmte Problem und Problemgruppen zu ermitteln

    – Aufbereitung der Daten bspw. in Form von Abhängigkeitsnetzen, um sie den Entscheidungsträgern vorzulegen.

    – Maßnahmenworkshops um Lösungsansätze für die erkannten Probleme zu erarbeiten

    – Durchführung der Maßnahmen

  • Management-Informations-Systeme

    …ich habe mir heute den ganzen Tag über die Implementierung eines Management-Informations-Systems (MIS) Gedanken gemacht. Langfristig ist es mein Ziel, alle verteilten Informationen die bei uns an den verschiedensten Punkten und in den unterschiedlichsten Applikationen gehalten werden zentral zu sammeln, aufbereiten zu lassen und diese gefilterten Informationen im Sinne einer „internen Kundenorientierung“ zielgruppenorientiert bereit zu stellen. Auf dem Weg dahin sind aber noch einige technische als auch soziokulturelle Hindernisse zu nehmen.

    – die Gewährleistung der Echtzeit-Istdaten Erhebung ist gerade im Bereich der Projekt Organisation und der Rapid Projekt Umgebung schwierig

    – die Bereitstellung eines möglichst flexiblen Tool-Sets, anhand dessen die Projektmanager in der Lage sind ihre Projekte auch bei sich ändernden Kundenanforderungen zeitnah zu steuern, erfordert eine maximal flexible Lösung, die mit geringem Aufwand an die sich geänderten Projektgegebenheiten anpassbar ist

    -eine weitere Herausforderung, die direkt aus der oben getroffenen Aussage resultiert, ist die Vereinheitlichung der Daten aus den verschieden Projektarten um sie aggregiert im Sinne eines „One View“ Dashboards den Entscheidungsträgern präsentieren zu können

    – es ist darüber hinaus nötig eine Lösung für alle andern relevanten Daten zu finden, die nicht originär im Projektprozess generiert werden, sondern im Rahmen anderer Prozesse entstehen, die aber um einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gewährleisten zu können auch im MIS abgebildet werden müssen

    – auch die Integration der strategischen Indikatoren ist noch zu konzipieren, da diese nur zu bestimmten zeiten erhoben werden

  • Projektabschluss Meetings

    …heute haben wir ein Projektabschlussmeeting für eines unserer größten Projekte durchgeführt und haben im gesamten Team die Lesson Learned diskutiert, im Sinne von: „was können wir beim nächsten Projekt besser machen und was sollten wir institutionalisieren, weil es sehr gut war.“ Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, das die vom QM und Controlling implementierte Veranstaltung mittlerweile beginnt Früchte zu tragen, da Maßnahmen ergriffen werden in diesen Meetings thematisierte Sachverhalte anzugehen.

    Langfristig verspreche ich mir von diesen Meetings einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der idealerweise nach dem Meeting direkt beginnt..

  • Rechnungsabgrenzung

    …heute hab ich mich vorwiegend mit unserer Rechnungsabgrenzung beschäftigt, indem ich versucht habe nach Rücksprache mit unseren Projektmanagern abzuschätzen, in wie weit wir Umsätze realisiert haben, deren korrespondierende Aufwände noch nicht gelaufen sind oder umgekehrt…

    Das ganze gestaltet sich auf Grund der differenzierten Projektstruktur teilweise schwierig…

  • Here we go

    …in unserem letzten Projektmanager Meeting ist das Thema WEB 2.0 heiß diskutiert worden und jeder hat unter anderm von seinen Erfahrungen mit Flickr oder Blogs erzählt. Auf meinen Einwurf, das es zum Thema Controlling keine guten Blogs gebe, kam die Idee auf, doch einfach selber einen Controlling Blog aufzusetzen (ob er gut ist bleibt dann natürlich auch dem Leser überlassen…) und so über die Themen zu schreiben, die mich bewegen und zu hoffen, das ich zu meinen Posts Kommentare bekomme…