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Archive for the ‘Tricks’ Category

Ich habe gerade den Artikel von Fabian über Office Live Workspace gelesen und hab das dann gleich mal ausprobiert und bin von den Funktionalitäten für meinen privaten Einsatz völlig überzeugt. Dem geneigten SharePoint Nutzer wird die Oberfläche sehr bekannt vorkommen, da sowohl das Look and Feel als auch die Funktionalitäten auf WSS 3.0 basieren.

Ich werde die Möglichkeiten evaluieren und ggf. auch ein Teil meiner Kundenkommunikation hierüber abwickeln, da der Aufwand weit geringer ist als bei einem SharePoint Hosting. Dafür muss ich mich allerdings erst noch intensiver mit der Sicherheit der Lösung beschäftigen.

Office Live Workspace wird aber auf jeden Fall für mich privat mein GMAIL Drive ablösen, welches ich bis dato für die Speicherung von Daten im Web genutzt habe.

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Ich habe mir schon vor Jahren einmal ZOHO Office angeschaut, um die Möglichkeiten des parallelen Bearbeitens von Dokumenten auszuprobieren. Damals waren die Möglichkeiten schon sehr überzeugend, allerdings erschien es mir nicht opportun, Firmendaten auf einem externen Server zu halten, weshalb wir uns damals gegen einen Einsatz entschieden haben.

Heute habe ich nun zwei interessante Videos zum Thema ZOHO Office Integration in MS SharePoint gefunden. ZOHO integriert sich nahtlos in den SharePoint und unterstützt sowohl die Versionskontrolle als auch den Audittrail.

Von der Infrastruktur her ist das Problem so gelöst, das zur gemeinsamen Bearbeitung das Dokument temporär auf den Zoho Server geladen wird. Dort findet dann die Online Zusammenarbeit an dem Dokument in der bekannten Art und Weise mit Zoho Office statt. Im Anschluss wird das Dokument wieder als neue Version in den internen SharePoint zurückgespeichert und die temporäre Datei wird komplett von den ZOHO Servern gelöscht.


In meinen Augen muss man natürlich gerade bei Unternehmenskritischen Dokumenten die Sicherheitsfrage stellen und ich würde in diesem Kontext vermutlich andere Varianten empfehlen. Allerdings ist der hier aufgezeigte Weg der nächste Schritt Richtung wirklicher Online Kollaboration! Wir warten alle gespannt auf 2010…

Anbei noch zwei kleine Videos zur Illustration der oben beschriebenen Funktionalitäten.

 

Installation:

Anwendung:

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Ich freue mich sehr, dass mein Artikel zum Thema „SharePoint für Start-Ups“ jetzt auch wie bereits angekündigt bei der Greenhouse AG online gegangen ist. Ich glaube daran, dass viele junge Unternehmen durch den Einsatz von SharePoint gerade in der Anfangsphase wirkliche Effizienzvorteile erhalten können.

Greenhouse

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Diesen Artikel habe ich vor ca. einem halben Jahr für den Blog eines Freundes geschrieben, der Browser Game Marketing für den Mittelstand anbietet. Aktuell ist er so ausgelastet mit Anfragen, dass er den Artikel nicht veröffentlicht. Deshalb stelle ich ihn jetzt doch hier online.

Die Möglichkeiten, die der Einsatz von Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder seines kostenlosen Bruders den Windows SharePoint Services für Startups bieten soll anhand von verschiedenen Use Cases verdeutlicht werden.


Use Case 1 – Webfähigkeit & Modularität

SharePoint ist webbasiert, d.h. ohne zusätzlichen Aufwand für die Erstellung von HTML Seiten können alle Informationen die im SharePoint abgelegt sind im Browser abgerufen und bearbeitet werden. Alle Administrativen Tätigkeiten sind ohne Programmierkenntnisse auch für Anfänger schnell nachvollzieh- und umsetzbar. Der modulare Aufbau ermöglich die sukzessive Weiterentwicklung der Intranetumgebung um zusätzliche Features.

Use Case 2 – Zentrales Kontaktmanagement

SharePoint bietet ein standardmäßig für Start Up ausreichendes Kontaktmanagement an, mit allen normalerweise nötigen Spalten. Zusätzliche Felder können einfach über die Oberfläche hinzugefügt werden. Das Arbeiten mit Metadaten ermöglicht darüber hinaus bspw. auch das einfache Kategorisieren von Kontakten nach Kunde, Partner oder Mitarbeiter oder die Clusterung von Kunden nach Vertriebsregionen.

Darüber hinaus stehen diese Kontakte in allen anderen Modulen zur Verfügung, d.h. alle anderen Informationen können mit den Informationen aus der Kontaktdatenbank über Nachschlagefelder in Verbindung gebracht werden, bspw. Dokumente, Projekte oder Rechnungen.

Use Case 3 – Customer Relationship Management

Gerade in der Anfangsphase eines Start Ups ist ein einfaches CRM System für den Erfolg wichtig. Die Versionierung von Informationen erlaubt das Speichern historisierter Zusatzinformationen zu Kontakten oder Dokumenten. Dadurch entsteht eine einfache Kontakthistorie, in der Emails, kurze Zusammenfassung von Telefonaten oder andere wichtige Informationen mit dem Kontakt zusammen gespeichert werden können. So ist die Entwicklung einzelner Kunden individuell nachvollziehbar.

Use Case 4 – Rechnungsstellung und Tracking´

Im SharePoint können alle Rechnungsdaten, wie Zahldatum, Fälligkeitsdatum oder Rechnungshöhe ein gepflegt werden. Diese Informationen sind für Auswertungszwecke bei Bedarf schnell wieder exportierbar. Wirklich einen Mehrwert für Start Ups bietet in diesem Zusammenhang aber vor allem die Integration in Word 2007 und das Aufgabenmanagement.

Word 2007 bietet die Möglichkeit Referenzfelder bspw. für den Adressaten, das Rechnungsdatum oder die Rechnungshöhe in ein Template zu integrieren. Diese Felder können mit Spalten aus SharePoint verknüpft werden und diese Word Template kann anschließend in SharePoint als Vorlage abgelegt werden.

Beim Öffnen des Files werden alle Metadaten, die dem Dokument zugeordnet sind direkt in das Worddokument übernommen. Falls Änderungen im Word an den entsprechenden Werten vorgenommen werden, werden diese auch automatisch zurücksynchronisiert.

Anschließen besteht die Möglichkeit, sich nach Ablauf einer bestimmten Frist, bspw. 30 Tage eine ReminderMail schicken oder eine Aufgabe zuordnen zu lassen, falls die Rechnung nicht innerhalb dieser Frist bezahlt worden ist. Diese Aufgaben lassen sich ab Office 2007 problemlos mit Outlook synchronisieren, d.h. der User kann die Aufgaben auch in Outlook bearbeiten.

Use Case 5 – Dokumentenmanagement

SharePoint bietet von vornherein einem Start Up die Möglichkeit eine Versionierung aller im Unternehmen vorhandenen Dokumente vorzunehmen, dadurch besteht nicht die Gefahr, dass wichtige Dokumente verändert oder gelöscht werden.

Zusätzlich erlaubt das Metadatenmanagement und Sichtenprinzip von SharePoint eine Klassifizierung aller Dokumente hinsichtlich wichtiger Unternehmensparameter, bspw. können unternehmensweit Dokumente mit Kunden, Projekten oder internen Ansprechpartnern verknüpft werden, um so die Auffindbarkeit zu erhöhen. Anhand von Sichten können globale oder individuelle Ansichten für den Nutzer erzeugt werden, die eine Filterung der vorhanden Dokumente erlaubt.

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Grds. tritt immer wieder die Frage auf, welches die Out off the Box Vorteile von SharePoint sind, die direkten Mehrwert für ein Unternehmen bieten. Ich versuche hier mal einige zusammenzufassen:

  • Dokumentenbibliotheken: Wichtige Unternehmensdokumente wie Excel Files, Präsentationen, Multimedia Files sowie Kommunikationsdokumente wie Emails und deren Anhänge können in Dokumentenbibliotheken abgelegt werden. Damit sind sie für alle Mitarbeiter jederzeit von jedem Ort über das Intranet, Extranet oder Internet erreichbar und abrufbar.
  • Rollenkonzept und Kontrollmöglichkeiten: SharePoint weites Rechtemanagement mit unterschiedlichen Rollen wie Autor, Editor und Publisher ergeben in Zusammenhang mit einer strikten Versionskontrolle und dem mehrstufigen Papierkorb und Archivkonzept eine unternehmensweit funktionierende Plattform für das Dokumentenmanagement
  • Sicherheit: Durch die Einbindung bestehender Active Directoires oder anderer Authentifizierungssystem in SharePoint können die bestehenden Unternehmensberechtigungskonzept in SharePoint mit übernommen werden. Single Sign On macht die Einbindung von LOB Systemen wie ERP oder CRM direkt im SharePoint Portal möglich
  • Das Metadatenkonzept vonSharePoint kann genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden und kann bei der Kategorisierung und Auffindbarkeit von Informationen im Unternehmenskontext hilfreich sein.

 
 

 
 

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Toni Frankola brings some interessting Points regarding the Usage of SharPoint Workflow Third Party Tools.

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Ich habe gerade eine super Präsentation von David man zum Thema unternehmensweite Workflowerstellung mit SharePoint im Spannungsfeld zwischen Error Handling und Hochverfügbarkeit gelesen.

Drei Daumen nach oben!!!

Die Präsentation kann man hier finden.

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Habe gerade einen wirklich guten Artikel zum Thema „Warum sollte man sich überhaupt mit SharePoint beschäftigen…?“ von Stephanie Krieger auf MSDN unter: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd637113.aspx gefunden. Die Kernaussage folgt:

Creating a SharePoint Site, Workspace, or Template
Do you need to quickly get started on a team project? No code is required to create a SharePoint site or workspace directly from the Site Actions available on your site. Or, use SharePoint Designer 2007 for flexible tools that help you create and customize your site or workspace. You can also save your customized site as a template that others can use when creating new sites.

Creating Libraries, Lists, and Collaborative Tools
If you need to add content or a new interface through which to share content with team members, you can create lists or libraries for your site as easily as you create a site or workspace. For example, create a document library or an interactive wiki library to add content for the team to share and edit; create a task list or a custom list to track the progress of project elements.

Using Web Parts or Creating Your Own
Do you need to display information on your SharePoint site that isn’t an automatic part of a site or Web page that you created? For example, perhaps you want to display the team calendar or task list on a Wiki site home page? Web Parts are components that a user can easily add to a page on a SharePoint site to display or interact with a wide range of content types.

Branding Your Intranet
You can add basic branding elements to your site, such as your logo, directly from Site Settings. Or, use the design tools in SharePoint Designer 2007 to customize everything from fonts and colors to layout and style of your site for a fully-branded, custom Intranet.

Using Web Services to Populate Document Content
You can create Web service connections to populate document content dynamically with content on a SharePoint site. Or, you can use Web services to populate documents when generating documents on the server with a custom application. 

Creating Custom Workflows
A workflow is a series of actions to apply to specified content. For example, you might have a workflow that creates a task, sends an e-mail, and updates a list when a specified user creates or edits a document. You can create workflows to be initiated either manually by users or automatically based on conditions. A single workflow can have one or many steps and each step can contain multiple conditions and multiple actions.

Creating and Using Custom Content Types
A SharePoint content type is a reusable group of settings that users can apply to different types of content added to a SharePoint site or library, such as documents. Content types make it easier to manage document metadata and behavior, enhancing capabilities such as content creation, enterprise search, and collaboration.

Creating Dynamic Business Intelligence Solutions
The enterprise edition of Microsoft Office SharePoint Server 2007 and Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites include powerful business intelligence capabilities for creating rich business intelligence tools. Build interactive dashboards and portals using tools such as Excel Services, data connection libraries, and business data Web Parts.

Creating Incredible Custom Collaboration Tools Using Windows SharePoint Services 3.0 and Silverlight
Microsoft Silverlight is a rich, Web-based technology, available as a plug-in that developers can use to create amazing media experiences and interactive applications for the Web. When you use Silverlight to develop tools for Windows SharePoint Services 3.0, you can provide users with powerful, compelling, beautiful components and applications that greatly enhance their work experience.

And the Number One Reason to Learn More about SharePoint Products and Technologies…
When you put all of the preceding tools together, you can build dynamic, customized, enterprise collaboration solutions where people can work together in an integrated, efficient, and friendly environment for managing content, data, business processes, and social networking.

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Wictor Wilén hat einen sehr schönen Artikel, zu den in seinen Augen wichtigsten Files im 12 Hive Directory, geschrieben, den ich jetzt hier mal wiedergeben möchte. Besonders im letzten Punkt stimme ich mit Ihm überein, da es die Akzeptanz des Users enorm steigert, wenn er die ihm vertrauten Icons im SharePoint wiedefindet. Den Artikel findet man hier.

ctypeswss.xml (in TEMPLATE\FEATURES\ctypes)

This is the feature elements file for all the default WSS Content Types. When creating new content types, most often I find it useful to derive them from existing content types. For example if I need to create a content type that derives from the standard content type Task, i can easily get the content type ID, which is used when creating new content type IDs, and what Site Columns that content type has.

fieldwss.xml (in TEMPLATE\FEATURES\fields)

Second favorite is the elements file for the WSS Site Columns feature. In this file all definitions for the default WSS Site Columns is found. Together with ctypeswss.xml this is really handy when creating custom content types. By finding out the ID’s of the Site Columns you can easily re-use the site columns when creating content types.

Custom List schema.xml in (TEMPLATE\FEATURES\CustomList\CustList)

Whenever I need to create a list definition and need to create a schema.xml I use the schema.xml for the Custom List feature and copy it to my definition.

STS onet.xml in (TEMPLATE\SiteTemplates\STS\Xml)

This is the file to check out when creating Site Definitions. The onet.xml file contains all Site Definitions (althought the folder is called SiteTemplates), which includes navigation, lists etc. Most often I copy this file (and all other files in the STS folder) and remove almost everything except the the blank site def.

DOCICON.xml (in TEMPLATE\XML)

Perhaps not that interesting that the four above, but on nearly all installations you update this file with the PDF icon (at least). What this file does it that it allows you to map an extension (or ProgID) to an icon and optionally specify an editor.

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Ein wirklich schönen Artikel, der die Vorteile des Standard Check in / Check out Mechanismuses von SharePoint beschreibt habe ich bei Toni Frankola gefunden, der es schafft die Thematik mit kurzen Worten sehr schön auf den Punkt zu bringen…

Den Artikel kann man hier finden: http://www.sharepointusecases.com/index.php/2009/01/top-5-benefits-of-sharepoint-check-incheck-out/

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…findet man hier bei Microsoft. Es werden die Standard SharePoint Berechtigungsstufen erläutert, die einzelnen Abhängigkeiten zwischen Listenberechtigungen (List Permisions) Websiteberechtigungen (Site Permissions) dargestellt und auch die persönlichen Rechte der User werden beschrieben.

Hier ein kleiner überarbeiteter Ausschnitt zu den Listenberechtigungen:


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Eine wirklich richtig gute Präsentation von einem der Godfather of SharePoint, Joel Oleson:

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Twitterfeed

ich bin gerade dabei einen Twitterfeed für den Consultants Digest einzurichten. Visit: http://twitterfeed.com/

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Ich hab diese nette Video von Nic Smith auf dem Microsoft BI Blog gefunden und wollte es nicht vorenthalten.

Vodpod videos no longer available.
 

 

 

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In diesem Artikel sollen die Grundlagen der Verwendung der im Microsoft Office SharePoint Server möglichen Key Performance Indikatoren geschildert werden. Ziel ist es einen oberflächlichen Einblick in die Anwendungsgebiete und Funktionsweise zu geben. Für eine tiefere Beschäftigung mit dem Thema empfehle ich, sich eines der Standardwerke zum Microsoft Office SharePoint Server 2007 zu kaufen, in diesen werden die KPIs meist sehr ausführlich geschildert.

Um die Grundfunktionalitäten zu zeigen wird eine einfach benutzerdefinierte Liste „Auftragseingang“ angelegt, die ein einfach nachvollziehbares Datenscenario repräsentiert. Es gibt verschiedene Projekte für die unterschiedliche Vertriebsbeauftragte verantwortlich sind. Diese Projekte haben zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein unterschiedliches Auftragseingangsvolumen. Die Spalten der Tabelle sind unten zu sehen.


Um die Dateneingabe zu erleichtern bietet es sich für diesen und ähnlich Zwecke immer an, eine Datenblatt Ansicht zu erstellen. Hierbei kann man auch alle nichtbenötigten Datenfelder ausblenden, die den End User verwirren könnten. Anschließend kann man Testdaten in die Liste eingeben, wichtig dabei ist, das man verschiedene Vertriebsbeauftragte wählt, um später einige der KPIs nachvollziehen zu können. Das Ergebnis sollte dem unten gezeigten ähneln.


Im Anschluss daran, kann nun die KPI Liste erstellt werden, diese kann einfach in der Template Auswahl des Berichtscenters ausgewählt werden. Anschließend kann direkt der erste Key Performance Indikator erstellt werden. (mehr …)

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Die Kernaussage des wirklich guten Artikels auf harbar.net ist: „SharePoint is a journey not a finite delivery, and you never know where that journey will take you.“ Diese Aussage kann ich nur zu 100% unterstreichen, kein SharePoint Projekt ist mit der Auslieferung beendet!

Der Autor des Artikels geht hierbei vor allem auf die Aspekte ein, die er als „Hidden Costs“ bezeichnet und explizit von Kosten wie Training, CALs und Governance abgrenzt. Für Ihn sind die wirklichen versteckten Kosten die, die sich aus den folgenden vier Aspekten ergeben:

 

  • SharePoint Backup und Restore
  • SharePoint Anti-Virus
  • Systems Management
  • Usage Analysis (End User und IT)

     

Bis auf den Antiviren Punkt bin ich einer Meinung mit dem Autor und empfehle deshalb diesen Artikel.

Drei Daumen nach oben!

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Als ich am Mittwoch auf dem Microsoft Stand auf der CeBIT war habe ich natürlich auch Michael Greth getroffen, der völlig von SharePoint Interessierten umlagert war. An seinem Stand habe ich aber den folgende Flyer gefunden, denn ich natürlich direkt mal knipsen musste. Fand ich eine super Idee:

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Wie schon im unten stehenden Artikel geschrieben war ich letzte Woche mit Marek auf der SharePoint Konferenz in München. Der erste Eindruck hat sich bestätigt. Die Veranstaltung war gut besucht, die Vorträge wirklich interessant, ich fand vor allem die Vorträge zum Thema Programmierung von Workflow Aktivitäten von Daniel Wessels und den Vergleich zwischen Nintex Workflow und K2 Blackpoint hoch interessant .

Darüber hinaus bietet so eine Veranstaltung auch immer die Möglichkeit, alte Kontakte zu erneuern und neue interessante Menschen kennen zu lernen. Alles in allem eine gelungene Veranstaltung.

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Ich bin seid heute morgen auf der SharePoint Konferenz 2009 in München und lausche hier Vorträgen von SharePoint Profis wie Fabian Moritz oder Michael Greth. Der erste Eindruck ist sehr gut, die Vorträge sind gut vorbereitet und die Organisation funktioniert nahezu reibungslos..

Anbei erste Bilder:


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Eine Anforderung, denen ich in SharePoint Umfeld immer wieder getroffen habe ist die Forderung, dass die Ansicht einer Liste mit vielen Einträgen über eine Filter beschränkt wird. In diesem Artikel will ich in Kürze das Vorgehen beschreiben, wie man eine solche Anforderung umsetzen kann.

Zum Anfang erstellen wir eine Liste die wir „Auftragseingang“ nennen, sie enthält die folgenden Felder (Projekt, Vertriebs-bereich, Auftragseingang und AE Datum) Anschließen erstellen wir einige Einträge in dieser Liste, wobei darauf zu achten ist, dass hier unterschiedlichen Vertriebsbereiche gewählt werden. Dies ist für den weiteren Verlauf der Filterung wichtig. Zusätzlich fügen wir eine Summenfunktion ein, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. (mehr …)

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