Consultant's Digest

Diesen Artikel habe ich vor ca. einem halben Jahr für den Blog eines Freundes geschrieben, der Browser Game Marketing für den Mittelstand anbietet. Aktuell ist er so ausgelastet mit Anfragen, dass er den Artikel nicht veröffentlicht. Deshalb stelle ich ihn jetzt doch hier online.

Die Möglichkeiten, die der Einsatz von Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder seines kostenlosen Bruders den Windows SharePoint Services für Startups bieten soll anhand von verschiedenen Use Cases verdeutlicht werden.

Use Case 1 – Webfähigkeit & Modularität

SharePoint ist webbasiert, d.h. ohne zusätzlichen Aufwand für die Erstellung von HTML Seiten können alle Informationen die im SharePoint abgelegt sind im Browser abgerufen und bearbeitet werden. Alle Administrativen Tätigkeiten sind ohne Programmierkenntnisse auch für Anfänger schnell nachvollzieh- und umsetzbar. Der modulare Aufbau ermöglich die sukzessive Weiterentwicklung der Intranetumgebung um zusätzliche Features.

Use Case 2 – Zentrales Kontaktmanagement

SharePoint bietet ein standardmäßig für Start Up ausreichendes Kontaktmanagement an, mit allen normalerweise nötigen Spalten. Zusätzliche Felder können einfach über die Oberfläche hinzugefügt werden. Das Arbeiten mit Metadaten ermöglicht darüber hinaus bspw. auch das einfache Kategorisieren von Kontakten nach Kunde, Partner oder Mitarbeiter oder die Clusterung von Kunden nach Vertriebsregionen.

Darüber hinaus stehen diese Kontakte in allen anderen Modulen zur Verfügung, d.h. alle anderen Informationen können mit den Informationen aus der Kontaktdatenbank über Nachschlagefelder in Verbindung gebracht werden, bspw. Dokumente, Projekte oder Rechnungen.

Use Case 3 – Customer Relationship Management

Gerade in der Anfangsphase eines Start Ups ist ein einfaches CRM System für den Erfolg wichtig. Die Versionierung von Informationen erlaubt das Speichern historisierter Zusatzinformationen zu Kontakten oder Dokumenten. Dadurch entsteht eine einfache Kontakthistorie, in der Emails, kurze Zusammenfassung von Telefonaten oder andere wichtige Informationen mit dem Kontakt zusammen gespeichert werden können. So ist die Entwicklung einzelner Kunden individuell nachvollziehbar.

Use Case 4 – Rechnungsstellung und Tracking´

Im SharePoint können alle Rechnungsdaten, wie Zahldatum, Fälligkeitsdatum oder Rechnungshöhe ein gepflegt werden. Diese Informationen sind für Auswertungszwecke bei Bedarf schnell wieder exportierbar. Wirklich einen Mehrwert für Start Ups bietet in diesem Zusammenhang aber vor allem die Integration in Word 2007 und das Aufgabenmanagement.

Word 2007 bietet die Möglichkeit Referenzfelder bspw. für den Adressaten, das Rechnungsdatum oder die Rechnungshöhe in ein Template zu integrieren. Diese Felder können mit Spalten aus SharePoint verknüpft werden und diese Word Template kann anschließend in SharePoint als Vorlage abgelegt werden.

Beim Öffnen des Files werden alle Metadaten, die dem Dokument zugeordnet sind direkt in das Worddokument übernommen. Falls Änderungen im Word an den entsprechenden Werten vorgenommen werden, werden diese auch automatisch zurücksynchronisiert.

Anschließen besteht die Möglichkeit, sich nach Ablauf einer bestimmten Frist, bspw. 30 Tage eine ReminderMail schicken oder eine Aufgabe zuordnen zu lassen, falls die Rechnung nicht innerhalb dieser Frist bezahlt worden ist. Diese Aufgaben lassen sich ab Office 2007 problemlos mit Outlook synchronisieren, d.h. der User kann die Aufgaben auch in Outlook bearbeiten.

Use Case 5 – Dokumentenmanagement

SharePoint bietet von vornherein einem Start Up die Möglichkeit eine Versionierung aller im Unternehmen vorhandenen Dokumente vorzunehmen, dadurch besteht nicht die Gefahr, dass wichtige Dokumente verändert oder gelöscht werden.

Zusätzlich erlaubt das Metadatenmanagement und Sichtenprinzip von SharePoint eine Klassifizierung aller Dokumente hinsichtlich wichtiger Unternehmensparameter, bspw. können unternehmensweit Dokumente mit Kunden, Projekten oder internen Ansprechpartnern verknüpft werden, um so die Auffindbarkeit zu erhöhen. Anhand von Sichten können globale oder individuelle Ansichten für den Nutzer erzeugt werden, die eine Filterung der vorhanden Dokumente erlaubt.