Consultant's Digest

Kategorie: EXCEL

best of Erfahrungen mit Excel

  • …Blogempfehlungen…

    …ich habe zwei gute neue Blogs gefunden, die ich an dieser Stelle empfehlen möchte:

     Norm’s PerformancePoint Server Blog

    The team blog for Microsoft Excel and Excel Services

    Einfach mal reinschauen…

  • …schöne neue Office Welt…

    …so, seid 5 Minuten  befinde ich mich jetzt auch komplett in der Office 2007 Welt. Bisher hatte ich nur mit Sharepoint Designer 2007 und InfoPath 2007 gearbeitet. Ich bin mal gespannt, welche Überraschungen Microsoft so für mich bereit hält. Vor allem bin ich auf die Integration von Office 2007 mit dem Sharepoint Server 2007 gespannt. Harren wir der Dinge die da kommen. In diesem Sinne „VAE VICTIS“

  • …nice trick…

    …für alle, die schon immer wissen wollten wie man Gant Charts in Excel leicht und einfach erstellen kann. Ich würde wahrscheinlich die Farbwahl anders machen, aber grds. ist das ein sehr schönes Video zum Thema Tricks in Excel…

  • EXCEL Workshop

    …ich habe gestern mit unserer Verwaltung zusammen gesessen um über die Inhalte unseres geplanten EXCEL Workshops zu sprechen. Dabei hat sich heraus gestellt, dass der technische Aufwand vermutlich gering sein wird, da sie im täglichen Arbeiten nur die rudimentären Funktionalitäten von Excel nutzen. Was hingegen aufwendiger werden wird als ich es geplant hatte, ist die Erstellung der Beispiele sowie die Aufbereitung der Inhalte zu einer Art Tutorial mit Screenshots und Erläuterungen. Ich bin mal gespannt, ob der Workshop den erhofften Nutzen bringt…

  • …der Ablauf des Projektcontrollings…

    …hier nun eine weitere Folien meines letzten Vortrags. Anhand dieser Folie habe ich versucht, den Studenten zu verdeutlichen, wie genau bei uns intern das Projektcontrolling  abläuft. Wichtig war mir dabei, das Zusammenspiel der einzelnen Bestandteile des Konzepts, um zu zeigen, das es mit einer einzelnen Lösung nicht getan ist, sondern, dass man ein ganzheitliches System braucht, um die unten genannten Anforderungen der einzelnen Adressaten zu befriedigen.Ich will an dieser Stelle kurz die Folie erläutern:Der Projektcontrolling Zyklus beginnt bei uns mit einer Kalkulation, in der die Technischen Leiter die für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse nötigen Arbeitspakete erarbeiten und sich dann überlegen, welche Rolle unseres Internen Rollensytems diese Arbeitspakete umsetzten wird und wie lange sie dafür vermutlich braucht. Basierend auf dieser Kalkulation wird dann ein Angebot erstellt. Die Kalkulation wird in einer Standardisierten EXCEL Vorlage erstellt, da Excel einfach auf allen Rechnern installiert ist und auch jeder damit umgehen kann.

    Für das Projektcontrolling werden nach Abschluss des Kalkulationsprozesses die Tasks und die Rollen durch ein Makro auf unseren SQL Server gespielt, der auch das Herzstück unseres Controllings ist. Wenn die Kalkulation fertig ist sind damit die Plankosten festgelegt, da ich im Zuge der Einführung des Projektcontrollings auch ein an das Rollensytem gekoppeltes Personalkostensystem erarbeitet habe.

    Die Istzahlen werden durch die Mitarbeiter, die ihre Stunden auf den entsprechenden Tasks erfassen in das System eingebracht. Diese Stunden werden ebenfalls wie die Planmanntage aus der Kalkulation mit den Personalkostensätzen gewichtet.Zur Visualisierung habe ich ein Cockpit (für einen Screenshot siehe „der Vergangeheit so nah“) erstellt, was die verschiedensten Projektinformationen darstellt. Besonders werden dargestellt: 

    • Plan / Ist Aufwände auf Taskebene

    • Rechnungstellung

    • Fertigstellungsgrad

    • Letzte Stundeintragung der Mitarbeiter um die Aktualität der Informationen einzuschätzen

    • Kosten je Mitarbeiter

    • Kosten je Rolle

    Dieses Cockpit bespreche ich dann mit dem Projektmanager jede Woche, um das Erkennen von Budgetüberschreitungen möglichst früh im Projekt  zu gewährleisten und dann gegensteuern zu können. In diesen Jour Fixen besprechen wir dann auch Planänderungen, bspw. durch Change Requests vom Kunden oder weil sich andere Rahmenbedingungen verändert haben. Diese Änderungen werden dann ggf. aufgenommen und das System um diese Mehr oder Minderaufwände ergänzt.

    Nach Abschluss des Projektes wird mit dem gesamten Team einen Projektabschlussmeeting gemacht und es werden die Dinge besprochen, die im Projekt gut bzw. schlecht gelaufen sind. Diese sollen idealerweise dann im nächsten Projektz nicht mehr gemacht werden bzw. sie sollen bei der nächsten Kalkulation berücksichtigt werden. Aus einigen dieser „Lessons Learned“ werden auch Maßnehmen, d.h. wir versuchen gezielt Missstände zu beheben oder dinge die gut gelaufen sind zu institutionalisieren.

    ablauf-des-projektcontrollings-ii.jpg

  • Vertriebscontrolling 2.0

    Wir haben für unseren Vertrieb eine neue Sales – Systematik eingeführt, die darauf beruht, dass wir allen Projektopportunities einer bestimmten Phase zuordnen und abschätzen, wann der Auftragseingang für die Opportunity wahrscheinlich kommen wird.  Jeder der Phasen ist eine Wahrscheinlichkeit zugeordnet.

    Auf dieser Basis sind wir dann in der Lage die Qualität unser Pipeline zu beurteilen und unseren AE für die nächsten drei Monate relativ gut abzuschätzen. Um das mal anhand eines Beispiels zu illustrieren. Eine Opportunity in Phase 3 mit dem Wert 100.000 € mit dem erwarteten AE im März geht in die März AE Erwartung mit 35% *100.000 € also 35.000 € ein. Die Addition über alle Opportunities in den Monat ergibt dann eine auf dem Erwartungswertprinzip basierenden Schätzwert für den Auftragseingang.

     Auch dafür haben wir / ich ein Reporting eingeführt, was die Daten in aggregierter Form den Entscheidungsträgern bei uns im Vertrieb zur Verfügung stellt. Kern bzw. der Fokus liegt hierbei vor allem auf der Gewichtung der Pipeline und der Verteilung über die einzelnen Phasen. Das ermöglicht es schon frühzeitig gegen zu steuern, wenn in einer Phase zu wenig Opportunities sind oder  wenn der approximative AE in einem Monat zu niedrig ist Opportunities zu beschleunigen, d.h. gezielt auf einen schnelleren Auftragsabschluss hinzuwirken. 

    Anbei ein Beispiele zur Visualisierung zur Pipeline.

    pipeline.jpg

  • … der Vergangenheit so nah…

    ….nach gut einem Jahr ist es jetzt so weit, dass Anfang 2006 ausgerollte Projektcockpit wird durch ein neues ersetzt. Mein Ziel dabei ist es vor allem die Informationen besser an die Bedürfnisse der Projektmanager und technischen Leiter anzupassen, aber auch die Performance zu erhöhen. Zur Performance muss man an dieser Stelle sagen, dass diese Version des Cockpit auf einem Excel File beruht, was ich zu beginn 2005 als ersten Entwurf generiert hatte und seid dem kontinuierlich weiterentwickelt worden ist. Folge dieser Evolution ist, das es sich nicht mehr auf dem stand meiner technischen Möglichkeiten befindet (Ich habe dazugelernt…) und zum anderen auch sehr viele obsolete Informationen beinhaltet.Also habe ich mich an die völlige neu Konzeption gemacht, und dabei immer wieder über meinen Einfallsreichtum vor einem Jahr geschmunzelt, mit dem ich damals versucht habe Problem zu lösen, die heute gar keine mehr darstellen. Auf der anderen Seite merke ich aber auch, das man nicht alles besser machen kann, sondern bestimmte Module auch eigentlich ganz übernommen werden können aus der alten Version…

    Es ist auf jedenfall eine interessante Reise „back to my excel programming roots“….

    Anbei ein Konzeptentwurf des neuen Cockpits, ich werde bei Gelegenheit auch einige Details dazu schreiben…

    cockpitdummi.jpg

  • …“Geld haben oder kein Geld haben, das ist hier die Frage“..

      

    … ein weiterer wichtiger Faktor in alle Firmen und damit natürlich auch bei uns ist die Frage nach der Höhe der liquiden Mittel. Wie bereits erwähnt, ist bei uns der Auftragseingang saisonalen Schwankungen unterworfen, gleiches gilt damit natürlich auch für den Zahlungseingang, der dadurch zum Teil mitbestimmt wird.

    Da unsere Ausgaben relativ konstant sind, wir der Verlauf der Liquidität maßgeblich von dem Zahlungseingang bestimmt. Die Konstanz unserer Ausgaben resultiert aus dem relativ großen fixen Personalkostenblock. Die Schwankungen sind an dieser Stelle meist auslastungsgetrieben, meint, das der Anteil der variablen Kosten, im Sinne von Freelancerkosten, stark davon abhängt wie gut die Auftragslage ist. Da eine hohe Auslastung aber tendenziell auch mit einem hohen Zahlungseingang verbunden ist sind diese Schwankungen meist von untergeordneter Bedeutung.

     Um aber die aktuelle Liquidität gut im Auge behalten zu können, werden von unserer Verwaltung die einzelnen Zahlungseingänge und Ausgänge angepasst und auch die für die Zukunft erwarteten eingetragen, sodass wir eine Vorausschau für die nächsten 4-6 Wochen haben, und damit frühzeitig Liquiditätsengpässe antizipieren können.

    Damit wir auch die verschiedenen schwere des möglichen Liquiditätsmangels beurteilen können, sind die negativen Werte in einem Art Farbwarnsystem gekennzeichnet. der aktuelle Tag wird ducrh einen mitlaufenden blauen Balken gekennzeichnet…

    Mit der Graphik soll die Frage nach „dem Geld haben“ beantwortet werden…

    liquid-2.jpg

  • ..vor uns die Sinnflut…

      

    … wie bereits angedeutet werde ich einige Teil des GF Cockpits an dieser stelle genauer erläutern. Auf Grund von saisonalen Schwankungen bei Auftragseingang sind wir bemüht, um einen gleichmäßige Auslastung unserer produktiven Units zu gewährleisten, zu beginn des Auftragseingangs Tals eine so genannte „AE Welle“ in einer bestimmten Höhe aufgebaut zu haben, die wir dann quasi in den schwachen AE Monaten abarbeiten können. Um nun immer zum Monatsanfang zu wissen, wie hoch den der aktuelle Stand dieser Welle ist bzw. sein wird, habe ich folgende Graphik in das GF Cockpit eingebaut, welche ich jetzt einmal kurz erläutern will (die Zahlen basieren übrigens auf der Excelfunktion „zufallszahl()“, Anmerkung für interessierte Excel Nutzer)…

    Der schwarze Balken stellt den jeweiligen AE Bestand am Ende des Monats da. Zusätzlich zu diesem wird weiterer AE im Laufe eines Monats generiert. Dieser wird in der Graphik durch die gelben Balken dargestellt. Gleichzeitig wird aber im selben Monat ein Teil des bestehenden AEs in Form von Leistungserbringung abgearbeitet, dieser ist orange eingezeichnet. Je nachdem ob der AE größer der Leistung war oder umgekehrt verändert sich von Monat zu Monat der AE Bestand. In Zusammenhang mit der operativen Planung, von der ich ab und an gesprochen habe, sind wir mittlerweile auch in der Lage diese „Welle“ für zwei Monate sehr gut zu berechnen…

      ae-welle.jpg

  • Excel, Formulare, Usabillity und das Wissen in welchem VBA Modul man sich gerade befindet

    …gestern hab ich mich einen Großteil des Tages damit beschäftigt, für unsere Verwaltung (vier nette Mädels) eine standardisierte Auswertung für ihre neu implementierte Mitarbeiter und Kundenbefragung zu erarbeiten. Da mir die Erstellung eines Datenbankmodulles zu aufwendig erschien habe ich mich für eine EXCEL Lösung entschieden. Wichtig war an diese Stelle vor allem eine benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen, die möglichst nah an dem ausgedruckten Fragebogen orientiert ist, und auf der anderen Seite aber auch die Eingabemöglichkeiten beschränkt. Die Lösung für das Problem war die Erstellung eines Formulares, was gewährleistet, das die entsprechenden Felder nur mit den entsprechneden Werten befüllt werden können, und das auch die richtige Antwort in das entsprechende Feld in EXCEL gelangt.

    Soweit so gut, nachdem ich das Formular dann nach Usabillity Gesichtspunkten endlich richtig erstellt hatte (durch Enter in das richtige nächste Feld usw.), hab ich das Makro geschrieben, welches die Daten aus dem Formular in die erste freie Zeile schreiben sollte und danach das Formular leeren sollte. Das war auch kein großes Problem. Ich habe das Makro dann aus dem Modul in dem ich es erstellt habe rauskopiert und es an die entsprechende Stelle dem Command Button zugeordnet. So weit so gut…. Dann hab ich es getestet und es trat nur ein kleiner Fehler auf… Ich hab dann gedacht, Mensch klar das du daran nicht gedacht hast… hab es geändert und das Formular wieder getestet… der fehler trat wieder auf… Dann hab ich den gesamten Programmablauf umgestellt, hab es wieder getestet und der gleiche Fehler ist wieder aufgetreten… Ich habe schon ein wenig an meinen Fähigkeiten gezweifelt, bis ich dann festgestellt habe, das ich immer das Ursprungsmakro geändert habe und nicht das, welches ich mit dem Comman Button anspreche… Nachdem ich das erkannt hatte (eine halbe Stunde später) war die Änderung dann ganz einfach und das ganze funktionierte wie am Schnürchen. Montag werde ich es der Verwaltung vorstellen…

    Und die Moral der Geschichte: Sei dir immer sicher wo du grad programmierst…

  • Sieh da, sieh da die Excel des Controllings….

    … ich habe heute einen Kommentar von einem anderen Blog Owner bekommen, der auch einen Blog zum Thema „Controlling“ hat. Der Inhalt war ernüchternd in etwa so zusammenzufassen: „eine Diskussion zum Thema Controlling wird sachlich schwer anzufachen sein.“ Tja, ob das so richtig ist kann ich nicht beurteilen, dafür bin ich noch nicht lang genug in der „Blog Commuity“ (Zitat unseres Blog Meister, Gruß an dieser Stelle an Limonat).

    Um aber den Fokus meines Blogs ein wenig zu erweitern hab ich beschlossen, auch einige Anwenderorientierte Problem und vielleicht auch Lösungen mit / für MS Excel hier einzustellen, und mal zu schauen was sich so in dem Zusammenhang tut…

    Der Grund für das Interesse und die hohe Relevanz des Themas Excel ist eigentlich reativ simpel, in einem mittelständischen Unternehmen werden viele Controlling Themen abseits von Standard Lösungen wie Corporate Planner oder SAP u.ä. in Excel durchgeführt, dies liegt in der starken Verbreitung und der unglaublich hohen Flexibilität von Excel begründet.

    Dann harre ich der Dinge die da kommen…