Themen rund um das Controlling Controlling
… ich habe vorgestern einen neuen Controlling Blog entdeckt, der sich gleich in einem seiner ersten Einträge mit den gleichen Problemen beschäftigt wie ich, dass weckt in mir die Hoffnung, das cih nicht allein stehe mit den alltäglichen Controlling Problemen, die so weit ab sind von der ‚Universitäts Lehre“ sind…
http://controllinglive.wordpress.com/
ich bin schon gespannt auf die nächsten Einträge…
… ein weiterer wichtiger Faktor in alle Firmen und damit natürlich auch bei uns ist die Frage nach der Höhe der liquiden Mittel. Wie bereits erwähnt, ist bei uns der Auftragseingang saisonalen Schwankungen unterworfen, gleiches gilt damit natürlich auch für den Zahlungseingang, der dadurch zum Teil mitbestimmt wird.
Da unsere Ausgaben relativ konstant sind, wir der Verlauf der Liquidität maßgeblich von dem Zahlungseingang bestimmt. Die Konstanz unserer Ausgaben resultiert aus dem relativ großen fixen Personalkostenblock. Die Schwankungen sind an dieser Stelle meist auslastungsgetrieben, meint, das der Anteil der variablen Kosten, im Sinne von Freelancerkosten, stark davon abhängt wie gut die Auftragslage ist. Da eine hohe Auslastung aber tendenziell auch mit einem hohen Zahlungseingang verbunden ist sind diese Schwankungen meist von untergeordneter Bedeutung.
Um aber die aktuelle Liquidität gut im Auge behalten zu können, werden von unserer Verwaltung die einzelnen Zahlungseingänge und Ausgänge angepasst und auch die für die Zukunft erwarteten eingetragen, sodass wir eine Vorausschau für die nächsten 4-6 Wochen haben, und damit frühzeitig Liquiditätsengpässe antizipieren können.
Damit wir auch die verschiedenen schwere des möglichen Liquiditätsmangels beurteilen können, sind die negativen Werte in einem Art Farbwarnsystem gekennzeichnet. der aktuelle Tag wird ducrh einen mitlaufenden blauen Balken gekennzeichnet…
Mit der Graphik soll die Frage nach „dem Geld haben“ beantwortet werden…
… wie bereits angedeutet werde ich einige Teil des GF Cockpits an dieser stelle genauer erläutern. Auf Grund von saisonalen Schwankungen bei Auftragseingang sind wir bemüht, um einen gleichmäßige Auslastung unserer produktiven Units zu gewährleisten, zu beginn des Auftragseingangs Tals eine so genannte „AE Welle“ in einer bestimmten Höhe aufgebaut zu haben, die wir dann quasi in den schwachen AE Monaten abarbeiten können. Um nun immer zum Monatsanfang zu wissen, wie hoch den der aktuelle Stand dieser Welle ist bzw. sein wird, habe ich folgende Graphik in das GF Cockpit eingebaut, welche ich jetzt einmal kurz erläutern will (die Zahlen basieren übrigens auf der Excelfunktion „zufallszahl()“, Anmerkung für interessierte Excel Nutzer)…
Der schwarze Balken stellt den jeweiligen AE Bestand am Ende des Monats da. Zusätzlich zu diesem wird weiterer AE im Laufe eines Monats generiert. Dieser wird in der Graphik durch die gelben Balken dargestellt. Gleichzeitig wird aber im selben Monat ein Teil des bestehenden AEs in Form von Leistungserbringung abgearbeitet, dieser ist orange eingezeichnet. Je nachdem ob der AE größer der Leistung war oder umgekehrt verändert sich von Monat zu Monat der AE Bestand. In Zusammenhang mit der operativen Planung, von der ich ab und an gesprochen habe, sind wir mittlerweile auch in der Lage diese „Welle“ für zwei Monate sehr gut zu berechnen…
Seid dieser Woche nun ist das, von mir schon vor längerem angesprochenen, GF Cockpit fertig geworden. Mit diesem soll den Entscheidungsträgern ermöglicht werden, alle für sie relevanten Daten so aktuell wie möglich zu erhalten.
Da wir intern verschieden Adressaten für diese Cockpit haben war der Prozess, der zur Erstellung diese „One – View – Lösung“ geführt hat lang und mit vielen Schleifen durchzogen.
Bei einem solchen Prozess treten meiner Ansicht nach verschiedene Problemkreise auf:
Nachdem ich alle diese Problem zu einer 0.9 Lösung gelöst habe ist das GF Cockpit Ende der letzten Woche in der Form „gelaucht“ worden, und ich habe so ein wenig das Gefühl ein Stück ein allsehendes Auge geschaffen zu haben.
Auf Grund der Aggregation der Daten an einem Ort und der Implementierung der „Echtzeit-Komponente“ ist es nun den Geschäftsführern möglich jederzeit über alle für sie relevanten Informationen zu verfügen. Das ist in dieser Form neu bei uns, bisher mussten die meisten Informationen händisch gesucht uns ausgewertet werden…
Ich persönlich halte diesen Schritt aber für unglaublich wichtig, um zeitnahe fundierte Entscheidungen treffen zu können, die somit langfristig zur Stabilität der Firma beitragen….
Anbei ein Bild des „GF Cockpits“
…unser Planungsprozess ist mittlerweile so weit gediehen und implementiert, das er auch so gut wie ohne mein Zutun reibungslos abläuft, da alle Beteiligten sich an das Vorgehen und die damit in Zusammenhang stehenden Dokumente gewöhnt haben.
Das größte Erfolgserlebnis ist gewesen, als sich herausgestellt hat, das die geplante Leistung für den letzten Monat nur um 100 € von der tatsächlichen Leistung abgewichen ist. An der Stelle hab ich mich dann kurzfristig dem Glauben hingegeben, dass ich den Stein der Weisen gefunden habe…Nach einer eingehenden Prüfung hab ich dann aber ein wenig ernüchtert festgestellt, das sich zwar das Ergebnis sehr ähnlich ist, aber die Zusammensetzung sich doch an einigen Stellen eklatant unterscheidet. Nach einem kritischen Hinterfragen der Ursachen stellt sich dann heraus, das diese positiven und negativen Abweichungen meist durch die Verschiebung einer kritischen Entwicklerperson ergeben hat. Meint, die Leistung die der Entwickler gestemmt hat ist die gleiche geblieben, nur auf einem anderen Projekt…
Scheinbar bin ich demnach doch knapp an der Entdeckung der Allwissenheit vorbeigeschrammt, aber ich werde weiter suchen…
…zur Zeit bin ich damit beschäftigt, die verschiedenen Informationsquellen die es bei uns gibt zu zentralisieren, das bedeutet, dass ich versuche, alle verteilt auf unseren Fileserver liegenden Datenquellen in unserer SQL Datenbank zu zentralisieren.
In einem ersten Schritt werden dafür jetzt die entsprechenden Tabellen auf dem SQL Server angelegt, was meist problemlos ist. Der zweite Schritt besteht danach allerdings darin, allen Benutzern, die mit der Nutzung einer SQL Datenbank nicht so vertraut sind eine Schnittstelle zur Verfügung zu stellen, die es ihnen ermöglich in einer weiterhin leichten oder im Idealfall noch leichteren Art und Weise die Daten einzupflegen.
Da wird es vermutlich mittelfristig auf eine Access Lösung hinauslaufen. Ziel ist aber an der Stelle schon, dieses langfristig im Intranet bei uns zu integrieren…
… so, der Arbeitsalltag hat mich wieder, nachdem auch mich so ein wenig die Frühjahrsmüdigkeit gepackt hat, bin ich jetzt wieder voller Elan dabei meinen Blog mit den neuesten Erfahrungen aus meinen Controllerdasein zu füllen.
Seid neuestem arbeite ich jetzt auch aktiv an Kundenprojekten mit, da wir für einen unserer Kunden ein webbasiertes Management Information System programmieren sollen. Im Zuge der Erfahrungen die ich beim Aufbau des internen Systems gesammelt habe bin ich sozusagen in das Konzeptionsteam für dies Projekt berufen worden.
Das ist der noch größere Schritt raus aus dem Elfenbeinturm…Man könnte schon fast sagen, dass ich von oben runter geschubst worden bin. Ich darf jetzt an erster Stelle miterleben, wie es ist mit Kunden, Entwicklern und anderen Konzeptern zusammenzuarbeiten. Das sind die Erfahrungen, die ich sonst immer durch die Beteiligung an einzelnen Meetings gesucht habe…
Ich vermute, dass mir diese Einblicke helfen werden, in Zukunft das Controlling direkte an den Bedürfnissen der einzelnen Projektmitglieder auszurichten.
Fraglich ist so ein wenig wie viel meiner Zeit ich auch in Zukunft in diese Projekt investieren werde, weil darunter natürlich meine sonstige Arbeit ein wenig leidet…
..in dem Wissen um diese Gegebenheit bin ich gerade dabei meinen nächsten Erfahrungsaustausch vorzubereiten. Ich werde mich Mittwoch mit einem Controller der ebenfalls in einem IT Unternehmen arbeitet treffen, wo er mir dann vorstellen will, wie bei Ihnen Controlling gemacht wird. Interessant wird da für mich wahrscheinlich vor allem sein, mit welchen Methoden dort Controlling betrieben wird.
Er hatte mir von einer ERP Software erzählt, die sie nutzen, von der ich noch nie etwas gehört habe.
Bei unserem letzten Treffen haben wir beide festgestellt, dass wir beide derzeit gerade damit beschäftigt sind ein Sales Controlling aufzubauen. An der Stelle erhoffe ich mir ein paar neue Denkimpulse, möglicherweise in Richtungen, an die ich bisher noch gar nicht gedacht hatte.
Ziel ist: erhöhe die Summe deiner Erfahrungen…
…ich habe vor etwas längerer Zeit in Abstimmung mit meiner Führungskraft beschlossen, das es für ein Projektnahes Controlling wichtig ist, dass ich an einigen Stellen, auch einfach mal Teile des alltäglichen Projektgeschehens miterleben möchte um die Aussagen, die die Projektverantwortlichen mir gegenüber machen, besser einschätzen zu können. Vor kurzem habe ich in diesem Rahmen dann an einem Abnahme Meeting teilgenommen, wo eigentlich nur noch die Endabnahme stattfinden sollte. Dabei ist es dann aber doch noch zu einigen Veränderungen gekommen, da der Kunde plötzlich noch Zusatzwünsche hatte. Letzte Woche habe ich an einem Abstimmungsmeeting über bestimmte Projektdetails teilgenommen, welches sich dann an einigen eher unerheblichen Teilen aufgehängt hat und dann mehrere Stunden gedauert hat. Die Erfahrung die ich aus diesen Terminen mitnehme ist die, dass doch an vielen Aussagen der Projektmanager wie: „der Kunde oder die Abstimmung ist schwierig“ was dran sein kann…
An der Stelle hat es sich als gut erwiesen den sprichwörtlichen Elfenbeinturm zu verlassen…
…Ende letzter Woche und Anfang dieser Woche haben wir wieder in verschiedenste Planungsmeetings versucht Licht in das Dunkel unserer Zukunft zu bringen. Mein Problem, auf das ich immer wieder stoße, ist, das zwar der Prozess und das Handling einfacher geworden ist, die Auswertung, Aggregation und Beurteilung der Ergebnisse, aber in zunehmendem Maß schwieriger wird, dies liegt zum einen an der schieren Anzahl der zahlen als auch an den verschiedensten Wünschen an die Auswertungsdimensionen, sei es nach Accountmanager, nach Projektmanager, nach Unit, mit Wahrscheinlichkeit, ohne Wahrscheinlichkeit….
Manchmal drängt sich mir das Gefühl auf, ich sei Phaeton und der Sonnenwagen (die Planung) wäre auch für mich zu schnell und ich würde auch vom Wagen ins Meer stürzen, aber bisher funktioniert alles noch reibungslos (nahezu), es ist bloß ein undefinierbares Gefühl im Hinterkopf…
Wie vor kurzem beschrieben hatte ich ja einen Controllingaustausch initiiert. Heute habe ich mich mit einem der beiden Teilnehmer abgestimmt, wie wir weiter vorgehen wollen. Geplannt ist, dass wir uns beim nächsten Mal bei ihm in seiner firma treffen und Kernpunkte des dortigen Treffens sollen dort vor allem das Salescontrolling und die integrierte Erfolgsplanung sein. Ich bin mal gespannt, was sich so daraus ergeben wird.Ich habe in meinem letzten Peronalentwicklungsgespräch darüber hinaus mit meinem Chef auch noch vereinbart, das ich das Thema Networking und Erfahrungsaustausch weiter pushen werde. Mein Ziel, dass ich damit verfolge ist, meinen Horizont zu erweitern und Anregungen für die „tägliche Controllingarbeit“ zu erhalten. Wichtig ist mir an der Stelle, das mit Praktikern zu machen und mich nicht einfach in bestimmte Seminare zu setzten und mich einer frontalen Beschallung zu unterziehen. Das habe ich im Studium lang genug gemacht und mein Bedarf daran ist vorerst gedeckt. Was aber auch wiederum nicht bedeutet, dass ich nicht auch Interesse an interessanten theoretischen Themen habe…
…ich habe in letzter Zeit wieder einmal feststellen müssen, dass sich Ansprüche basierend auf gelieferten Ergebnissen stark verändern können. Meint, das mittlerweile bestimmte Auswertungen und Informationen die ich bereitstelle als völlig selbstverständlich gesehen werden, immer detailliertere und komplexerer Auswertungen erwartet werden und es teilweise zu Unmut kommt wenn Dinge wie früher manuell noch eingetragen werden müssen „weil das doch jetzt auch anders geht…“
Manchmal habe ich das Gefühl, ich habe mit bestimmten Auswertungen die Erwartungen zu hoch geschraubt, sozusagen die Büchse der Pandorra aufgemacht habe, wobei hier nicht alles Schlechte in die Welt gelassen habe, sondern sich ständig steigernde Erwartungen…
Die Frage die ich mir manchmal stelle ist die, ob ich auch in Zukunft in der Lage sein werde, die Anforderungen die an Reports gestellt werden zu erfüllen…
…heute habe ich in enger Zusammenarbeit mit unserer Steuerkanzlei unsere BWA abgestimmt, dies bedeutet, das auf Grund unserer komplexen Berechnung der Rechnungsabgrenzung, es zu einer engen Absprache kommt, welche Rechnungen bei welchem Projekt mit welchen Rechnungsabgrenzungen verrechnet werden müssen. Nach ca. fünf Telefonaten, an dieser Stelle ein großer Dank an unsere Steuerberaterin, die mir mit einer Engelsgeduld und tatkräftig zur Seite steht, hatten wir dann das Endergebnis…
Wie schon bei der internen Berechnung liegen die Abweichung nur in einem Bereich von Ca. 10 % im Vergleich zu unserer Planung Anfang April. Im Vergleich zu der Berechnung Anfang Juni haben wir uns nur noch um knapp 5% verändert. Ich sehe das als großen Erfolg auf der einen Seite für unsere Planung, aber auch auf der anderen Seite für die Umstellung weg von der Umsatzbetrachtung nach Rechnungsstellung an…
…um es mit diesem Denker der Neuzeit zu halten habe ich letzte Woche einen Erfahrungsaustausch mit zwei anderen Controllern, die in ähnlichen Bereichen arbeiten wie ich organisiert. Mein Ziel war eigentlich, nach einer kurzen Beschreibung dessen, was ich, seid dem ich als Berufseinsteiger hier angefangen habe, implementiert habe, überzugehen zu einer Diskussion über Möglichkeiten und andere Wege vor allem im Projektcontrolling. Dazu ist es an dieser Stelle allerdings nicht gekommen, ich habe länger als eigentlich geplant über das Controlling bei uns gesprochen.
Ich habe zwar durchweg positives Feedback zu dem von mir aufgebauten System bekommen, was mich natürlich persönlich zufrieden macht, die von mir erhofften Denkanstöße und der Wissenstransfer haben allerdings bisher noch nicht stattgefunden, da beide an der Stelle deutlich gemacht haben, das sie in ihren Firmen bei weitem noch nicht so weit sind, was das Projektcontrolling angeht, was mich zum Teil ein wenig verwundert hat, weil eine der Firmen dreimal länger als unsere besteht und deshalb schon vorher auf die Probleme gestoßen seien müsste, die meine Einstellung Ende 2004 motiviert hat.
Positiv ist, das wir ein weiteres Treffen bei einer der beide Firmen für nächsten Monat geplant haben, wo der dortige Controller das dort bestehende System präsentieren wird, wobei dort der Fokus weit mehr auf dem Gesamtunternehmenscontrolling liegt. Ich erhoffe mir davon aber dann zumindest in diesem Bereich Denkanstöße für meine Arbeit zu erhalten.
Grundsätzlich bin ich von der Idee aber weiterhin überzeugt und werde das zumindest mit einem der beiden weiterführen und wahrscheinlich auch noch neue Mitteilnehmer versuchen für diese Art des Erfahrungsaustausches zu akquirieren. Ich habe festgestellt, das www.openbc.com dafür eine durchaus geeignete Kommunikationsplattform darstellt…
zu dem vor kurzen geposteten Eintrag habe ich noch einen netten Dilbert Comic gefunden, der sich damit beschäftigt, wie andere Menschen das Controlling sehen…
http://www.hochschul-management.de/dilbertcontrolling.htm
…ich habe gerade die Vorbereitung für Den Workshop „Erfahrungsaustausch im Bereich Controlling“ abgeschlossen und bin nun ziemlich gespannt, wie dieser ablaufen wird.
Geplant ist das Vorgehen wie folgt:
Ich bin vor allem gespannt auf das Feedback zu den Praxisbeispielen aus dem Bereich Projektcockpit und Multiprojektmanagement, da ich das erste mal die Ergebnisse meiner einjährigen Tätigkeit hier Externen präsentiere…
… das war heute dir Frage. Ich habe heute für unsere Geschäftsführung den vergangenen Monat hinsichtlich der erbrachten Leistung analysiert. Dabei ist bei uns der Leistungsbegriff äquivalent zur Summe der prozentualen Einzelprojektfortschritte des Monats mal der Gesamtrechnungssumme der Projekte. Das bedeutet, wir planen und betrachten unsere Monate in diesem View völlig losgelöst vom Umsatz nach Rechnungseingangsdatum.
Wie schon beschrieben haben wir begonnen detailliertere Planungsprozesse anzustoßen, die auch intern ab und an auf einen gewissen Widerstand stoßen, weil ich / wir schon wieder „noch mehr“ Zahlen wollen…
Das Ergebnis meiner heutigen Bemühungen zeigt aber, das die Planung doch ziemlich gut gewesen ist für den Mai. Wir hatten Anfang des Monats einen Leistungsfortschritt geplant, dieser ist bis auf eine Abweichung von 5000 € eingetreten. Mir ist dabei sehr wohl bewusst, das es innerhalb der Planung gravierende Abweichungen auf Einzelprojektebene gegeben hat, da sich Projekte kundengetrieben oder durch Ressourcenengpässe verzögert haben, dafür aber andere nicht geplante Projekte umgesetzt worden sind, die „spontan“ an uns herangetragen worden sind. Diese Abweichungen werde ich morgen genauer analysieren müssen um die sie besser im Gesamtzusammenhang beurteilen zu können.
Trotz allem sind wir denke ich auf einem guten Weg hin zu einer fundierten und soliden Planung, zumindest, was unsere kurzfristige Leistungsplanung angeht. Um zu der Eingangsfrage zurückzukommen, ich war durch das Ergebnis meiner Berechnung also nicht der Überbringer der Hiobsbotschaft…
… was das Controlling angeht, halte ich es mit Aristoteles, der da sagte: "Erfahrung ist der Anfang aller Kunst und jedes Wissens".
Deshalb habe ich vor einiger Zeit einige Controller mittelständischer Unternehmen über die Networking Plattform Open BC www.openbc.com angeschrieben und habe einen Erfahrungsaustausch im Bereich Controlling / Projektcontrolling in mittelständischen Firmen angestoßen.
Die Resonanz war größer als erwartet, ich bekam auf ca. 40% meiner Anfragen Feedback, davon war 75% positiv. Nach einigen Telefonaten, bei denen ich die Idee weiter vorgestellt habe, konnte ich schließlich mit zwei Controller, die in ähnlichen Firmen wie unserer arbeiten einen ersten Termin vereinbaren. Dieser steht nun am Donnerstag. Die dort gemachten Erfahrungen werde ich natürlich auch hier darstellen…
Ich hatte diese Woche ein sehr bezeichnendes Erlebnis für meinen Berufsstand wie ich annehme… ich musste aus verschiedenen Gründen einige Ämter in meiner Heimatstadt aufsuchen, unter anderem das Standesamt…
Dort angekommen, wurde ich von dem dort arbeitenden Standesbeamten gefragt, welchen Beruf ich hätte. Als ich darauf hin wahrheitsgemäß „Controller“ antwortete, zauberte ich damit ein geradezu unglaubliches Fragezeichen in sein Gesicht. Auf sein Nachfragen hin versuchte ich ihm zu erklären, worum es sich bei diesem für ihn scheinbar nebulösen Beruf handelt. Nach ein zwei Minuten schrieb er dann etwas auf und wir machten mit der Datenaufnahme weiter.
Als ich dann schließlich bei dem obersten Standesbeamten war, demjenigen der für die von mir angestrebte Amtshandlung verantwortlich war, fragte mich dieser ob ich nicht eher „Controller“ als „Kontroller“ wäre. Das war nämlich die Berufsbezeichnung, die sein geschätzter Kollege eingetragen hatte…
Dir Frage ist also, wie gut bin ich darin andern Menschen meine berufliche Tätigkeit zu schildern? In diesem Fall wohl sehr schlecht…
…ich habe ja am Anfang meines „Blogger“ Lebens mal darüber geschrieben, das ich gedenke unsere Planungsprozesse zu koordinieren und abzustimmen und das sich das alles wahrscheinlich nur mit einem größeren Aufwand umsetzten lassen würde.
Mittlerweile ist aus der Planung ein ziemlich großer Prozess geworden der so gut wie alle Teile der Geschäftsführung, das Controlling, alle Accountmanager und Projektmanager umfasst. Folge dessen ist, das wir monatlich sicherlich zwei bis drei Manntage nur mit der Planung verbringen, wobei mir die Aufgabe obliegt die Daten dann auszuwerten.
Heute war es dann wieder so weit…die Planung hat begonnen… und morgen werden die Ergebnisse da sein… dann werden wir sehen, wie gut unsere Planung letzten Monat war und was wir diesen Monat und die darauf folgenden erwarten können…
Als ich die Änderung unserer Planungsprozesse angestoßen habe, hab ich die Schrift an der Wand zwar gesehen, den Aufwand den sie verkündet hat aber unterschätzt…
Consultant's Digest 
