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Archive for the ‘Controlling’ Category

…die meinen internen und externen Kunden scheinbar die größte Freude machen. Ich habe gestern in zwei Situationen festgestellt, dass es nicht wirklich auf die Komplexität der gemachten Änderung oder des gemachten Vorschlages ankommt, sondern, dass es vielmehr die subjektive Wahrnehmung der Wertigkeit dieser Änderung ist, die den Grad der Zufriedenheit determiniert.

  • Ich habe auf Anfrage unseres Vertriebes unsere neue Salesapplication in S A L E S –Point umbenannt. (Eine Mischung aus Sharepoint und Salesforce)
    • Die Änderung hat 5 min gedauert und hat aber sehr positives Feedback nach sich gezogen
    • Ich habe in Stundenlanger Kleinarbeit bestimmte Funktionen in die Lösung eingebaut, die aber niemand zu würdigen wusste

·         Ich habe einem Kunden einen Vorschlag gemacht, der für uns einen geringen Aufwand darstellt, der aber scheinbar für ihn große Wertigkeit hat. Was mich sehr gewundert hat. 

Aber man lernt ja nie aus… 

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…mein erstes Projekt neigt sich nun stark dem Ende zu, Zeit ein Resümee zu ziehen.

Was habe ich gelernt, was ist gut gelaufen, was muss ich/man beim nächsten Mal besser machen? 

Gelernt habe ich vor allem folgende Dinge:

  • Kundenkommunikation, besonders eineindeutige ist eine Kunst
  • Es ist wichtig, die Ergebnisse eines Meetings in einem Protokoll festzuhalten
  • Es wird immer menschliche Dissensen geben
  • Man kann mit relativ einfachen Mitteln aber Kunden aber glücklich machen, an Stellen, an denen man es gar nicht erwartete hatte

Gut gelaufen ist das Projekt von der technischen Seite aus:

  • Bisher sind keine größeren Probleme aufgetreten
  • Es gab keine nicht realisierbaren technischen Anforderungen
  • Im Großen und Ganzen war die Zusammenarbeit mit dem Kunden sehr konstruktiv
  • Der Know How Zuwachs bei meiner Person ist enorm
  • Ich bin in der Kundenkommunikation viel sicherer geworden

Schlecht gelaufen sind vor allem de folgenden Aspekte:

  • Erstes größeres Kundenmeeting, ich bin allein und einer der Kunden stellt sich auf die Hinterbeine à unangenehm
  • Ein Makro schreiben, eine neue Tabelle aus dem Sharepoint verlinken und folgende Fehlermeldung bekommen: „alle Activ X Steuerelemente und Visiual Basic Komponenten sind aus ihrem Dokument entfernt worden“
  • Sich selbst Screen Shots schicken, und dann feststellen, dass sie aus welchen wie auch immer gearteten Gründen nicht ankommen, und man sie deshalb dem Kunden nicht schicken kann

Aber mein generelles Fazit ist durchweg positiv, ich habe viel gelernt, das Projekt scheint gut zu Ende zu gehen, und wir sind dabei ein Folgeprojekt zu verkaufen.

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… ich war gestern mit einer Kollegin im Kino um mir einen in der Tat sehr lustigen Film über Singels anzusehen. „Shoppen“. Einer der Protagonisten bei dieser Speeddating Komödie war Controller. Seine herausragensten Eigenschaften:

  • als einziger im Anzug
  • als einziger mit einer detailierten Frageliste, die er mit jeder Teilnehmerin durchgehen wollte. Grund
    • „nur auf Basis von ausreichenden Informationen kann man Entscheidungen treffen“
    • strukturierte Vorgehensweise
  • sexuell verklemmt
  • schmächtig
  • Brille
  • schüchtern

da frag ich mich schon ob dies das Bild ist, dass die Öffentlichkeit vom Controller ansich hat…

Der Link zum Film, der übrigens sehr zu empfehlen ist: http://www.shoppenfilm.de

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…da ich mich in letzter Zeit auch mal wieder mit meinem Job zuzuschreibenden Tätigkeiten wie Analyse der Kosten beschäftigt habe, bin ich bei der Anpassung unserer bestehenden Vertriebsunterstützung (teuer) darauf gestoßen, das hinter dieser Applikation eigentlich recht simple technische Zusammenhänge stehen. Es geht primär um die Verknüpfung von vier bis fünf Tabellen und ein paar Hyperlinks. Daraufhin habe ich nach Rücksprache mit unsrer Vertriebsabteilung und der Geschäftsführung einen Prototypen auf Sharepoint Basis entwickelt. Diese Woche habe ich diesen Prototypen mit Daten gefüllt und die bestehende Lösung abbestellt.

Wieder einen fünfstelligen Betrag gespart 😉

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…ich habe gerade einen wunderbaren Artikel zu Fachbegriffen zum Thema Analysen u.ä. gefunden….

 http://www.juiceanalytics.com/writing/2007/04/analytics-sniglets-contest-winners/

…besonders gut gefällt mir der Begriff Data Storehouse, weil er sehr treffend für viele Datenbanken, Reports und Berichte ist….

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…ich komme zur Zeit nicht so richtig dazu, etwas zu Bloggen, da ich gerade dabei bin, für einen unsere Kunden ein Reporting Tool in Sharepoint aufzusetzen. Da geht doch eine Menge Zeit drauf, so dass einige meiner normalen Arbeiten liegen bleiben…

Kern diese Kundenprojektes ist es, Daten:

  1. aus Excel Files in den Sharepoint einzulesen
  2. manuell über Formulare in den Sharepoint einzugeben
  3. in Excel zu aggregieren und zu analysieren
  4. diese Daten ansprechend visuell aufzubereiten

Erschwerend ist, dass zusätzlich unterschiedliche Berechtigungen berücksichtigt werden müssen.

Ich komme zur Zeit gut voran, aber es ist doch ne Ecke Arbeit, die da noch vor mir liegt…. Wohlan…

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…ich habe diese Woche ein interessantes Gespräch mit einer unsere Leasinggesellschaften gehabt. Wir haben ein Rückkaufangebot von ihnen bekommen, welches mich doch etwas verwundert hat. „Sie haben die Möglichkeit Gegenstand X für den Betrag von YYY € zurückzukaufen.“ So weit eigentlich ganz normal, wenn dieser Betrag nicht genauso hoch gewesen wäre wie der vereinbarte Betrag in der guten alten DM….

Nach einem klärenden Gespräch mit der Gesellschaft bekommen wir jetzt ein neues Angebot zugesandt, ich bin mal gespannt…

Aber schön zu sehen, das sich das DM Gespenst ab und an doch noch mal zeigt….

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…ich habe mich im Rahmen eines Projektes, welches sich mit Prozessen im Krankenhaus beschäftigt, mal wieder mit meiner Diplomarbeit beschäftigt und habe in diese Zuge auch einen Artikel in unserem internen Blog gepostet, in dem ich jetzt für den Part Gesundheitsökonomie verantwortlich zeichen soll…

Ich hab gedacht, das ich ihn hier einfach auch mal reinstelle, vielleicht findet ihn ja jemand interessant, ich bin für Anregungen und Kommentare dannkbar.

 “

Welche Faktoren haben eigentlich Einfluss auf die Gewinnsituation eines Krankenhauses…?  

Man kann wie in jedem anderen Unternehmen diese Werttreiber auch aus dem Shareholder Value Ansatz von Rappaport ableiten 

Die wichtigsten Werttreiber für Krankenhäuser sind: 

         Gewinnmargen

         Umsatzwachstum

         Dauer der Wertsteigerung 

Die Gewinnmargen ergeben sich aus möglichst hohen Erlösen und niedrigen Kosten. Für Hohe Erlöse sind im Rahmen des DRG Systems vor allem folgende Aspekte von zentraler Bedeutung: 

         Kodierqualität

        Präzise Kodierung

        Korrekte Kodierung

        Vollständige Kodierung

         Medizincontrolling

        Kontrollkompetenz

        Kontrollqualität 

Für möglichst niedrige und moderate Kosten ist es unabdingbar, das sich Krankenhäuser stark mit den folgenden Aspekten auseinander setzten: 

         Analyse der angefallenen Kostenarten

         Analyse der Kostenstellen 

Das Umsatzwachstum, vor allem auch ein kontinuierliches ist davon abhängig, wie sich ein Krankenhaus an die neue Situation anpassen kann, hierbei sind vor allem die Entwicklung der Fallzahlen und der Wettbewerb von besonderem Interesse für das Krankenhausmanagement:Fallzahlen sind abhängig von:  

         Qualität

        Strukturqualität

        Ergebnisqualität

        Prozessqualität

         Kommunikation & Zusammenarbeit

        Interne Kunden/Mitarbeiter

        Einweiser

        Kostenträger

        Patienten

         Verweildauer

        Globale Ablaufzeit Determinanten

        Spezifische Teilprozesszeit Determinanten 

Im Rahmen des Wettbewerbs sind in Anlehnung an die Five Forces von Porter die folgenden Einflussgrößen wichtig: 

         Konkurrenten

         Neue Anbieter

         Substitutionsprodukte

         Kunden

         Lieferanten 

Wichtig ist im Zusammenhang mit den oben genannten Themen vor allem auch die Dauer dieser Wertsteigerung. Um Krankenhäuser nachhaltig wettbewerbsfähig zu machen ist es wichtig das auch die Rahmenbedingungen in dem das Krankenhaus agiert berücksichtigt werden. Diese sind vor allem von den folgenden Punkten gekennzeichnet: 

         Geographische Begrenzungen

         Demographische Entwicklung

         Technische Entwicklungen

         Veränderung der rechtlichen Rahmenbedingungen“ 

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…habe gerade beim Stöbern im Netz einen schönen Artikel über Guerillacontrolling gefunden…

 Die Idee finde ich gut, villeicht setze ich sie auch mal ein…

Es lebe die Subversion …

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… wie im letzten Artikel beschrieben, bin ich gerade dabei zu evaluieren, ob ich einen Teil unsere Controlling Systems, von Datenbank gestützten Excel Frontends zu mit Eclipse Birt generierten und in Sharepoint integrierten HTML Berichten umziehe. Die Versuche waren sehr erfolgreich, zum einen ist das Ergbnis vom Look & Feel her besser und zum andern ist es eine Webapplikation, ist somit von überall aus erreichbar. Aber der eigentliche Vorteil liegt in dem ungemeinen Performance Gewinn begründet. Die Zugriffszeit hat sich auf ein Zehntel (10 sek) reduziert und ist somit jetzt im erträglichem Bereich angekommen.

Hinzu kommt, das mit Sharepoint die Möglichkeit besteht mehrere Websites zu verbinden, so dass es auch kein Problem ist, dann noch weitere Bereiche zu dem jetzt umgesetzten Geschäftsführungscockpit hinzuzufügen, man kann somit ein MIS modular aufbauen und über die Berechtigungen auch Teile nur einem bestimmten Nutzerkreis zugänglich machen. Der Nächste Schritt ist, unser gesamtes Vertriebscontrolling in die bestehende Seite zu implementieren und eine Website für unsere Verwaltung aufzusetzen, in dem diese einen Teil ihrer täglichen Arbeiten durchführen kann.

Ein nächster möglicher Schritt ist, unsere gesamten CRM Aktivitäten in den, dann bereits im Zuge des Vertriebscontrollings implementierten Accountmanagement Bereich, zu integrieren. Dazu muss allerdings erst noch eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt werden…

 Mein erstes Fazit zum Einsatz von Sharepoint und Eclipse Birt im Controlling ist somit durchweg positiv…. 

Anbei ein Screenshot des MIS

sharepoint-mis.jpg

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…ich habe mich in der letzten Woche mal daran gemacht, unsere Personalkostensätze neu zu berechnen. Auslöser hierfür, waren auf der einen Seite unsere gestiegenen Kosten, die vielen Neueinstellungen, aber auch Änderungen in unserem Rollensystem. Ursprünglich habe ich die Personalkostensätze vor ca. 1,5 Jahren implementiert, um den Ressourcenverbrauch auf unseren Projekten quantifizieren zu können. Seitdem habe ich immer wieder stichprobenartig überprüft, ob sie unsere Kostenstruktur noch abbilden.

Wie bin ich bei der Neuberechnung vorgegangen? Ich habe mich auf Grund der Stringenz der Berechnung an das ursprüngliche File gemacht, mit dem ich die PKS vor langer, gefühlt: Ewigkeiten berechnet habe, zumindest habe ich das Gefühl gehabt, als ich mich im Detail mit der Berechnung auseinander gesetzt habe. Obwohl mir ganz klar ist, wie die Berechnung funktioniert, war es mir aber erst nach längerer Zeit möglich, die Berechung in dem alten File nachzuvollziehen…

Der wichtigste Aspekt bei der Berechnung war damals und auch heute noch ist die Berücksichtigung der unterschiedlich hohen Billability der unterschiedlichen Rollen. Jede Rolle soll nur den Teil der eigenen Personalkosten tragen, der dem Anteil der Arbeitszeit auf externen Projekten entspricht. Der Rest geht in den „Gemeinkostentopf“, in dem sich schon die Personalkosten der internen Rollen, also auch meine befinden. Zusätzlich sind in diesem Topf auch noch die sonstigen Kosten, wie Mieten u.ä. Basierend auf der Anzahl der monatlichen billable Stunden und dem Gemeinkostentopf werden dann die Gemeinkosten jeder gearbeitetet Stunde berechnet und den Rollen entsprechend ihrer Billability zugerechnet. Anschließend wird der Personalkostensatz berechnet.Überraschender Weise sind die Kostensätze nicht in dem Maße gestiegen, wie ich vermutete hatte. Ich habe aus den folgenden Gründen eigentlich mit einem stärkeren Wachstum gerechnet:

  • Allgemeine Lohnsteigerungen
  • Gestiegene sonstige Kosten
  • Einige Rollenwechsel vom Auszubildenden hin zum Entwickler
  • Der Wegfallen von zwei Rollen, deren Gemeinkosten Anteil auf andere Rollen umgelegt werden muss

Ich werde im Laufe dieser Woche die neuen Personalkostensätze implementieren… 

Anbei eine Graphik an Hand derer ich beim ursprünglichen Roll out die Berechnung erläutert habe

pks-1.jpg

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.. ich habe ja vor kurzem beschrieben, das ich mich sowohl mit Eclipse BIRT als auch mit MS Sharepoint beschäftige. Zurzeit bin ich dabei in BIRT verschiedene Reports zu generieren, die einen Teil unseres bisherigen EXCEL gestützten Reportings ablösen sollen. Mir schwebt dabei mittelfristig vor, eine web gestütztes Echtzeit Reporting System zu etablieren, was dem Anwender den Echtzeit zugriff auf die wichtigsten Basis Kennzahlen ermöglicht. Das ganze soll wie folgt geschehen: in einem Sharpoint Umfeld sollen die verschiedenen BIRT Reports in unterschiedlichen Weparts hinterlegt werden. Innerhalb dieser Webparts wird die eigentliche Darstellung vom Eclipse BIRT Viewer übernommen, der auch die individuelle Parametrisierung übernimmt, d.h. man kann beim Öffnen der entsprechenden Webparts bestimmte Abfrage Parameter wie Jahr, Bereiche oder Mitarbeiter wählen, die dann die Anfragen auf den SQL Server beeinflussen und so den Datenfluss beschleunigen. In dieser Steigerung der Performance liegt auch der Vorteil dieser Lösung im Vergleich zu dem schon recht ausgereiften bestehenden EXCEL basierten Reporting System bei uns, welches ich in den letzten zwei Jahren implementiert habe…Erste Erfolge/Misserfolge werde ich natürlich auch hier schildern… 

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Sharepoint… bis vor einer Woche hat mir das Wort noch gar nichts gesagt, mittlerweile kann man schon fast sagen, das ich intern einen Maßnahme mit dem Titel: „Controlling Migration nach Sharepoint“ angestoßen habe. Ich teste intern gerade in wie weit sich Sharepoint zur Verwaltung von Dokumenten, Diskussionen, To Do Listen, aber in Verbindung mit der SQL Reporting Engine bzw. Eclipse Birt auch als integriertes Reportingsystem nutzen lässt. Ich bin von den bisherigen Ergebnissen sehr positiv überrascht, zumal sich Sharepoint an den verschiedenen Stellen bei der Berechnung der EXCEL Logik bedient, was mir einige Sachen stark vereinfacht. Ich werde jetzt mal sehen in wie weit sich ein für mich zu programmierbares Reporting System innerhalb von Sharepoint umsetzen lässt und werde weiter über meine Erfahrungen berichten.Als Hilfreich hat sich für mich der folgende Blog erwiesen…

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… ich bin gerade dabei, mich intensiver mit dem Programm Eclipse BIRT auseinander zu setzen. Das ist ein Reporting Tool, was wir auch für Kundenprojekte einsetzten. Der Vorteil der internen Nutzung liegt somit klar auf der Hand:           es ist bereits Know How bei uns vorhanden          ich kann das Reporting spezifische Wissen erweitern          dadurch kann ich ggf. auch mal für Kunden arbeiten 

Weiter Vorteile sind die Webfähigkeit, an der ich aber derzeit noch ein wenig scheitere, was ich aber wohl mit Hilfe unserer IT Abteilung locker hinbekommen sollte und das direkte Aufsetzten auf dem SQL Server ohne Zwischenberechnungen in Excel, was die Performance stark verbessern dürfte.

Was ich persönlich auch sehr gut finde ist, das die Benutzung sehr intuitiv ist, wenn man sich schon länger mit Access oder ähnlichen Applikationen auseinander gesetzt hat…

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…hier nun eine weitere Folien meines letzten Vortrags. Anhand dieser Folie habe ich versucht, den Studenten zu verdeutlichen, wie genau bei uns intern das Projektcontrolling  abläuft. Wichtig war mir dabei, das Zusammenspiel der einzelnen Bestandteile des Konzepts, um zu zeigen, das es mit einer einzelnen Lösung nicht getan ist, sondern, dass man ein ganzheitliches System braucht, um die unten genannten Anforderungen der einzelnen Adressaten zu befriedigen.Ich will an dieser Stelle kurz die Folie erläutern:Der Projektcontrolling Zyklus beginnt bei uns mit einer Kalkulation, in der die Technischen Leiter die für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse nötigen Arbeitspakete erarbeiten und sich dann überlegen, welche Rolle unseres Internen Rollensytems diese Arbeitspakete umsetzten wird und wie lange sie dafür vermutlich braucht. Basierend auf dieser Kalkulation wird dann ein Angebot erstellt. Die Kalkulation wird in einer Standardisierten EXCEL Vorlage erstellt, da Excel einfach auf allen Rechnern installiert ist und auch jeder damit umgehen kann.

Für das Projektcontrolling werden nach Abschluss des Kalkulationsprozesses die Tasks und die Rollen durch ein Makro auf unseren SQL Server gespielt, der auch das Herzstück unseres Controllings ist. Wenn die Kalkulation fertig ist sind damit die Plankosten festgelegt, da ich im Zuge der Einführung des Projektcontrollings auch ein an das Rollensytem gekoppeltes Personalkostensystem erarbeitet habe.

Die Istzahlen werden durch die Mitarbeiter, die ihre Stunden auf den entsprechenden Tasks erfassen in das System eingebracht. Diese Stunden werden ebenfalls wie die Planmanntage aus der Kalkulation mit den Personalkostensätzen gewichtet.Zur Visualisierung habe ich ein Cockpit (für einen Screenshot siehe „der Vergangeheit so nah“) erstellt, was die verschiedensten Projektinformationen darstellt. Besonders werden dargestellt: 

  • Plan / Ist Aufwände auf Taskebene

  • Rechnungstellung

  • Fertigstellungsgrad

  • Letzte Stundeintragung der Mitarbeiter um die Aktualität der Informationen einzuschätzen

  • Kosten je Mitarbeiter

  • Kosten je Rolle

Dieses Cockpit bespreche ich dann mit dem Projektmanager jede Woche, um das Erkennen von Budgetüberschreitungen möglichst früh im Projekt  zu gewährleisten und dann gegensteuern zu können. In diesen Jour Fixen besprechen wir dann auch Planänderungen, bspw. durch Change Requests vom Kunden oder weil sich andere Rahmenbedingungen verändert haben. Diese Änderungen werden dann ggf. aufgenommen und das System um diese Mehr oder Minderaufwände ergänzt.

Nach Abschluss des Projektes wird mit dem gesamten Team einen Projektabschlussmeeting gemacht und es werden die Dinge besprochen, die im Projekt gut bzw. schlecht gelaufen sind. Diese sollen idealerweise dann im nächsten Projektz nicht mehr gemacht werden bzw. sie sollen bei der nächsten Kalkulation berücksichtigt werden. Aus einigen dieser „Lessons Learned“ werden auch Maßnehmen, d.h. wir versuchen gezielt Missstände zu beheben oder dinge die gut gelaufen sind zu institutionalisieren.

ablauf-des-projektcontrollings-ii.jpg

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…mit dieser Folie habe ich versucht darzustellen, welche verschieden Ansprechpartner und Kunden man vorfinden kann, wenn man versucht ein Projektcontrolling einzuführen und das diese keinesfalls eine homogene Gruppe darstellen und deshalb auch eine Vielzahl verschiedener Anforderungen an das Projektcontrolling herantragen.

adressaten-des-projektcontrollings.jpg

  1. Die Geschäftsführung: Das Ziel, welches von dieser Seite verfolgt wird ist ganz klar die Projekt Profitabillität zu steigern. Eine notwendige Voraussetzung dafür ist, dass das Projektcontrolling Transparenz über alle Projekte schafft.

  2. Die Projektmanager und Technischen Leiter: Die Anforderungen, die von dieser Seite an Das Projektcontrolling herangetragen werden sind vor allem solche, die eine Steuerung des Projektes ermöglichen sollen. Fokus dabei auf eine Steuerung im Projekt, das heißt Gewährleistung der frühzeitigen Abweichungserkennung.

  3. Alle Mitarbeiter: Da die Implementierung des Projektcontrollings hat Veränderungen für alle Mitarbeiter zu Folge, insbesondere kommen Mehraufwände bei der Stundeintragung und ähnlichem auf sie zu. Sie haben den Anspruch, dass die mit der Einführung verbundenen zusätzlichen Arbeiten möglichst gering sind, also die Applikationen eine möglichst hohe Usability gewährleistet.

  4. Das Qualitätsmanagement: da wir zertifiziert sind, ist es auch wichtig, dass alle mit Projektcontrolling zusammenhängenden Aktivitäten und prozesskonform ablaufen. Dies erfordert eine enge Abstimmung mit dem QMB.

  5. Die Systemadministration: Bei der Implementierung muss die bestehende IT Infrastruktur angepasst werden, es kommen neue Anwendungen hinzu, es müssen bestehende Applikationen erweitert werden und Datenbanken ergänzt werden. Wichtig ist hierbei die Funktionstüchtigkeit aller System zu gewährleisten und für die Datensicherheit Sorge zu tragen.

  6. Die Steuerkanzlei: Auch externe Ansprechpartner stellen Anforderungen an das Projektcontrolling, obwohl diese teilweise erst aus den neuen Möglichkeiten durch die Einführung  heraus erwachsen. So muss das Projektcontrolling auch eine monatliche Rechnungsabgrenzung ermöglichen, was bei uns konkret bedeutet, dass wir unsere unfertigen Leistungen an jedem Monatsende berechnen.

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…gestern hab ich den angekündigten Vortrag an der Uni gehalten. Da es mein erster Vortrag war hatte ich eine eher kurze Nacht, da mein Gehirn scheinbar meinte, dass alles noch mal zwischen ein und vier Uhr nachts durchgehen zu müssen.

Das Blockseminar in dessen Rahmen ich den Vortrag gehalten habe heißt „IT Management“. Ich hab darin ca. 45 Minuten über das IT Projektcontrolling bei uns geredet. Primär ging es dabei um:

  • Die Rahmenbedingungen, die ich vorgefunden habe, als ich angefangen habe

  • Welche Ziele mit der Implementierung verfolgt wurden

  • Die Road Map zur Einführung eines unternehmensweiten Projektcontrollings

  • Welche Hindernisse sich bei der Umsetzung aufgetan haben

Ich hab dann nach ca. 2 Minuten gemerkt, dass die ganze Aufregung in der Nacht umsonst war und das es mir sogar Spaß gemacht hat, vor den Studenten zu reden. Wobei ich leider nicht beurteilen kann wie interessant mein Vortrag für die Studenten war, sie haben zwar einige Fragen gestellt, allerdings weiß ich noch aus meinem eigenen Studium, das man die meisten dieser Veranstaltungen eher langweilig findet.

Ich hoffe aber, dass ich nicht zu einschläfernd war. Nach der Vorlesung hab ich allerdings von dem Dozenten positives Feedback bekommen, sodass ich zumindest nicht ein kompletter Reinfall gewesen sein kann.

Ich werde auch hier einige Folien veröffentlichen um die Inhalte kurz darzustellen…

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…seid ca. 4 Wochen betreue ich ein Projekt mit vier Studenten der örtlichen Fachhochschule für Wirtschaftsinformatik. Scope dieses Projektes, welches bis Mitte 2007 laufen wird, ist es, die Einsatzmöglichkeiten der folgenden drei Applikationen bei uns im Projektcontrolling zu evaluieren:

  • Sharepoint

  • Adobe Apollo

  • Flex

Ich habe dafür den Studenten Dummies unserer Dashboard und DBs zur Verfügung gestellt und ihnen versucht zu vermitteln, dass sich das ganze so ein wenig wie eine Kunden – Dienstleisterbeziehung darstellt, wie sie auch bei uns ganz üblich ist.

Ich bin der Kunde der gern diese und jenes mit dieser oder jener Technologie gemacht haben möchte, und sie sind der Dienstleister der in einem ersten Schritt die technische Machbarkeit der Anforderungen in einem Konzeptionsprojekt erarbeiten muss, um dann  in einem zweiten Schritt einen Prototyp zu entwickeln um die Machbarkeit und den Nutzen darzustellen, sozusagen einen „Proof of Konzept“.

Wichtig war mir dabei vor allem, dass ich in keinster Weise technischen Support liefern kann, da ich von den drei Technologien keinerlei Ahnung habe. Auch das kennzeichnet die oben beschrieben Kunden – Dienstleister Beziehung.

Vereinbart ist, dass ich mich regelmäßig einmal im Monat mit den Studenten treffe und wir uns abstimmen und ansonsten erfolgt die Kommunikation über Emails.

Da bin ich jetzt in einem scheinbar typischen Kunden Dienstleister Dilemma gelandet, ich verstehe einige Formuliereungen in den Emails einfach nicht, weil ich nicht so technisch bin wie es zum Verständnis der technischen Implikationen der Installation der einzelnen Softwarepakete nötig wäre.

Zum Glück konnte ich mich aber sozusagen eines guten Inhouse Consultings versichern, in dem ich solche Fragen immer direkt an unseren Admin weiterleite mit der Bitte um Übersetzung…

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Wir haben für unseren Vertrieb eine neue Sales – Systematik eingeführt, die darauf beruht, dass wir allen Projektopportunities einer bestimmten Phase zuordnen und abschätzen, wann der Auftragseingang für die Opportunity wahrscheinlich kommen wird.  Jeder der Phasen ist eine Wahrscheinlichkeit zugeordnet.

Auf dieser Basis sind wir dann in der Lage die Qualität unser Pipeline zu beurteilen und unseren AE für die nächsten drei Monate relativ gut abzuschätzen. Um das mal anhand eines Beispiels zu illustrieren. Eine Opportunity in Phase 3 mit dem Wert 100.000 € mit dem erwarteten AE im März geht in die März AE Erwartung mit 35% *100.000 € also 35.000 € ein. Die Addition über alle Opportunities in den Monat ergibt dann eine auf dem Erwartungswertprinzip basierenden Schätzwert für den Auftragseingang.

 Auch dafür haben wir / ich ein Reporting eingeführt, was die Daten in aggregierter Form den Entscheidungsträgern bei uns im Vertrieb zur Verfügung stellt. Kern bzw. der Fokus liegt hierbei vor allem auf der Gewichtung der Pipeline und der Verteilung über die einzelnen Phasen. Das ermöglicht es schon frühzeitig gegen zu steuern, wenn in einer Phase zu wenig Opportunities sind oder  wenn der approximative AE in einem Monat zu niedrig ist Opportunities zu beschleunigen, d.h. gezielt auf einen schnelleren Auftragsabschluss hinzuwirken. 

Anbei ein Beispiele zur Visualisierung zur Pipeline.

pipeline.jpg

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….nach gut einem Jahr ist es jetzt so weit, dass Anfang 2006 ausgerollte Projektcockpit wird durch ein neues ersetzt. Mein Ziel dabei ist es vor allem die Informationen besser an die Bedürfnisse der Projektmanager und technischen Leiter anzupassen, aber auch die Performance zu erhöhen. Zur Performance muss man an dieser Stelle sagen, dass diese Version des Cockpit auf einem Excel File beruht, was ich zu beginn 2005 als ersten Entwurf generiert hatte und seid dem kontinuierlich weiterentwickelt worden ist. Folge dieser Evolution ist, das es sich nicht mehr auf dem stand meiner technischen Möglichkeiten befindet (Ich habe dazugelernt…) und zum anderen auch sehr viele obsolete Informationen beinhaltet.Also habe ich mich an die völlige neu Konzeption gemacht, und dabei immer wieder über meinen Einfallsreichtum vor einem Jahr geschmunzelt, mit dem ich damals versucht habe Problem zu lösen, die heute gar keine mehr darstellen. Auf der anderen Seite merke ich aber auch, das man nicht alles besser machen kann, sondern bestimmte Module auch eigentlich ganz übernommen werden können aus der alten Version…

Es ist auf jedenfall eine interessante Reise „back to my excel programming roots“….

Anbei ein Konzeptentwurf des neuen Cockpits, ich werde bei Gelegenheit auch einige Details dazu schreiben…

cockpitdummi.jpg

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