Kategorie: SharePoint

Diesen Artikel habe ich vor ca. einem halben Jahr für den Blog eines Freundes geschrieben, der Browser Game Marketing für den Mittelstand anbietet. Aktuell ist er so ausgelastet mit Anfragen, dass er den Artikel nicht veröffentlicht. Deshalb stelle ich ihn jetzt doch hier online.

Die Möglichkeiten, die der Einsatz von Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder seines kostenlosen Bruders den Windows SharePoint Services für Startups bieten soll anhand von verschiedenen Use Cases verdeutlicht werden.

Use Case 1 – Webfähigkeit & Modularität

SharePoint ist webbasiert, d.h. ohne zusätzlichen Aufwand für die Erstellung von HTML Seiten können alle Informationen die im SharePoint abgelegt sind im Browser abgerufen und bearbeitet werden. Alle Administrativen Tätigkeiten sind ohne Programmierkenntnisse auch für Anfänger schnell nachvollzieh- und umsetzbar. Der modulare Aufbau ermöglich die sukzessive Weiterentwicklung der Intranetumgebung um zusätzliche Features.

Use Case 2 – Zentrales Kontaktmanagement

SharePoint bietet ein standardmäßig für Start Up ausreichendes Kontaktmanagement an, mit allen normalerweise nötigen Spalten. Zusätzliche Felder können einfach über die Oberfläche hinzugefügt werden. Das Arbeiten mit Metadaten ermöglicht darüber hinaus bspw. auch das einfache Kategorisieren von Kontakten nach Kunde, Partner oder Mitarbeiter oder die Clusterung von Kunden nach Vertriebsregionen.

Darüber hinaus stehen diese Kontakte in allen anderen Modulen zur Verfügung, d.h. alle anderen Informationen können mit den Informationen aus der Kontaktdatenbank über Nachschlagefelder in Verbindung gebracht werden, bspw. Dokumente, Projekte oder Rechnungen.

Use Case 3 – Customer Relationship Management

Gerade in der Anfangsphase eines Start Ups ist ein einfaches CRM System für den Erfolg wichtig. Die Versionierung von Informationen erlaubt das Speichern historisierter Zusatzinformationen zu Kontakten oder Dokumenten. Dadurch entsteht eine einfache Kontakthistorie, in der Emails, kurze Zusammenfassung von Telefonaten oder andere wichtige Informationen mit dem Kontakt zusammen gespeichert werden können. So ist die Entwicklung einzelner Kunden individuell nachvollziehbar.

Use Case 4 – Rechnungsstellung und Tracking´

Im SharePoint können alle Rechnungsdaten, wie Zahldatum, Fälligkeitsdatum oder Rechnungshöhe ein gepflegt werden. Diese Informationen sind für Auswertungszwecke bei Bedarf schnell wieder exportierbar. Wirklich einen Mehrwert für Start Ups bietet in diesem Zusammenhang aber vor allem die Integration in Word 2007 und das Aufgabenmanagement.

Word 2007 bietet die Möglichkeit Referenzfelder bspw. für den Adressaten, das Rechnungsdatum oder die Rechnungshöhe in ein Template zu integrieren. Diese Felder können mit Spalten aus SharePoint verknüpft werden und diese Word Template kann anschließend in SharePoint als Vorlage abgelegt werden.

Beim Öffnen des Files werden alle Metadaten, die dem Dokument zugeordnet sind direkt in das Worddokument übernommen. Falls Änderungen im Word an den entsprechenden Werten vorgenommen werden, werden diese auch automatisch zurücksynchronisiert.

Anschließen besteht die Möglichkeit, sich nach Ablauf einer bestimmten Frist, bspw. 30 Tage eine ReminderMail schicken oder eine Aufgabe zuordnen zu lassen, falls die Rechnung nicht innerhalb dieser Frist bezahlt worden ist. Diese Aufgaben lassen sich ab Office 2007 problemlos mit Outlook synchronisieren, d.h. der User kann die Aufgaben auch in Outlook bearbeiten.

Use Case 5 – Dokumentenmanagement

SharePoint bietet von vornherein einem Start Up die Möglichkeit eine Versionierung aller im Unternehmen vorhandenen Dokumente vorzunehmen, dadurch besteht nicht die Gefahr, dass wichtige Dokumente verändert oder gelöscht werden.

Zusätzlich erlaubt das Metadatenmanagement und Sichtenprinzip von SharePoint eine Klassifizierung aller Dokumente hinsichtlich wichtiger Unternehmensparameter, bspw. können unternehmensweit Dokumente mit Kunden, Projekten oder internen Ansprechpartnern verknüpft werden, um so die Auffindbarkeit zu erhöhen. Anhand von Sichten können globale oder individuelle Ansichten für den Nutzer erzeugt werden, die eine Filterung der vorhanden Dokumente erlaubt.

Habe gerade einen wirklich guten Artikel zum Thema „Warum sollte man sich überhaupt mit SharePoint beschäftigen…?“ von Stephanie Krieger auf MSDN unter: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd637113.aspx gefunden. Die Kernaussage folgt:

Creating a SharePoint Site, Workspace, or Template
Do you need to quickly get started on a team project? No code is required to create a SharePoint site or workspace directly from the Site Actions available on your site. Or, use SharePoint Designer 2007 for flexible tools that help you create and customize your site or workspace. You can also save your customized site as a template that others can use when creating new sites.

Creating Libraries, Lists, and Collaborative Tools
If you need to add content or a new interface through which to share content with team members, you can create lists or libraries for your site as easily as you create a site or workspace. For example, create a document library or an interactive wiki library to add content for the team to share and edit; create a task list or a custom list to track the progress of project elements.

Using Web Parts or Creating Your Own
Do you need to display information on your SharePoint site that isn’t an automatic part of a site or Web page that you created? For example, perhaps you want to display the team calendar or task list on a Wiki site home page? Web Parts are components that a user can easily add to a page on a SharePoint site to display or interact with a wide range of content types.

Branding Your Intranet
You can add basic branding elements to your site, such as your logo, directly from Site Settings. Or, use the design tools in SharePoint Designer 2007 to customize everything from fonts and colors to layout and style of your site for a fully-branded, custom Intranet.

Using Web Services to Populate Document Content
You can create Web service connections to populate document content dynamically with content on a SharePoint site. Or, you can use Web services to populate documents when generating documents on the server with a custom application. 

Creating Custom Workflows
A workflow is a series of actions to apply to specified content. For example, you might have a workflow that creates a task, sends an e-mail, and updates a list when a specified user creates or edits a document. You can create workflows to be initiated either manually by users or automatically based on conditions. A single workflow can have one or many steps and each step can contain multiple conditions and multiple actions.

Creating and Using Custom Content Types
A SharePoint content type is a reusable group of settings that users can apply to different types of content added to a SharePoint site or library, such as documents. Content types make it easier to manage document metadata and behavior, enhancing capabilities such as content creation, enterprise search, and collaboration.

Creating Dynamic Business Intelligence Solutions
The enterprise edition of Microsoft Office SharePoint Server 2007 and Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites include powerful business intelligence capabilities for creating rich business intelligence tools. Build interactive dashboards and portals using tools such as Excel Services, data connection libraries, and business data Web Parts.

Creating Incredible Custom Collaboration Tools Using Windows SharePoint Services 3.0 and Silverlight
Microsoft Silverlight is a rich, Web-based technology, available as a plug-in that developers can use to create amazing media experiences and interactive applications for the Web. When you use Silverlight to develop tools for Windows SharePoint Services 3.0, you can provide users with powerful, compelling, beautiful components and applications that greatly enhance their work experience.

And the Number One Reason to Learn More about SharePoint Products and Technologies…
When you put all of the preceding tools together, you can build dynamic, customized, enterprise collaboration solutions where people can work together in an integrated, efficient, and friendly environment for managing content, data, business processes, and social networking.