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Archive for the ‘Planung’ Category

…wie bereits im vorherigen Eintrag beschrieben, habe ich mich bemüht unser internes Maßnahmenmanagement auf Sharepoint umzuziehen. Nach einigen Anpassungen ist das System nun von unserem QMB abgesegnet worden und geht vermutlich Anfang nächste Woche online.

Unser QMB war so begeistert, dass wir sofort begonnen haben weitere Teile unseres QM Systems auf unseren Sharepoint zu migrieren. Ein Beispiel ist unsere Testplanung, die bisher vornehmlich in einer Excel Liste stattgefunden hat, die aber auf einem geschützten Ordner lag und somit nur einer beschränkter Anzahl an Usern einen Einblick in die Testplanung erlaubte. So war es den Projektmanagern bisher nicht möglich, zu sehen, wann welche Tests geplant sind.

Dies ist durch eine zentrale Kalender Ansicht und der Migration der Excel Liste in Sharepoint behoben worden. Zusätzlich wird jeder Projektmanager über seine neuen Tests, bzw. über seine heute anliegenden Tests per Mail erinnert.

Die Ansicht ist zur Zeit noch im Teststadium, ich möchte sie aber bis zu meinem Urlaub am Freitag gern freischalten

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… wie im letzten Artikel beschrieben, bin ich gerade dabei zu evaluieren, ob ich einen Teil unsere Controlling Systems, von Datenbank gestützten Excel Frontends zu mit Eclipse Birt generierten und in Sharepoint integrierten HTML Berichten umziehe. Die Versuche waren sehr erfolgreich, zum einen ist das Ergbnis vom Look & Feel her besser und zum andern ist es eine Webapplikation, ist somit von überall aus erreichbar. Aber der eigentliche Vorteil liegt in dem ungemeinen Performance Gewinn begründet. Die Zugriffszeit hat sich auf ein Zehntel (10 sek) reduziert und ist somit jetzt im erträglichem Bereich angekommen.

Hinzu kommt, das mit Sharepoint die Möglichkeit besteht mehrere Websites zu verbinden, so dass es auch kein Problem ist, dann noch weitere Bereiche zu dem jetzt umgesetzten Geschäftsführungscockpit hinzuzufügen, man kann somit ein MIS modular aufbauen und über die Berechtigungen auch Teile nur einem bestimmten Nutzerkreis zugänglich machen. Der Nächste Schritt ist, unser gesamtes Vertriebscontrolling in die bestehende Seite zu implementieren und eine Website für unsere Verwaltung aufzusetzen, in dem diese einen Teil ihrer täglichen Arbeiten durchführen kann.

Ein nächster möglicher Schritt ist, unsere gesamten CRM Aktivitäten in den, dann bereits im Zuge des Vertriebscontrollings implementierten Accountmanagement Bereich, zu integrieren. Dazu muss allerdings erst noch eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt werden…

 Mein erstes Fazit zum Einsatz von Sharepoint und Eclipse Birt im Controlling ist somit durchweg positiv…. 

Anbei ein Screenshot des MIS

sharepoint-mis.jpg

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… wie bereits angedeutet werde ich einige Teil des GF Cockpits an dieser stelle genauer erläutern. Auf Grund von saisonalen Schwankungen bei Auftragseingang sind wir bemüht, um einen gleichmäßige Auslastung unserer produktiven Units zu gewährleisten, zu beginn des Auftragseingangs Tals eine so genannte „AE Welle“ in einer bestimmten Höhe aufgebaut zu haben, die wir dann quasi in den schwachen AE Monaten abarbeiten können. Um nun immer zum Monatsanfang zu wissen, wie hoch den der aktuelle Stand dieser Welle ist bzw. sein wird, habe ich folgende Graphik in das GF Cockpit eingebaut, welche ich jetzt einmal kurz erläutern will (die Zahlen basieren übrigens auf der Excelfunktion „zufallszahl()“, Anmerkung für interessierte Excel Nutzer)…

Der schwarze Balken stellt den jeweiligen AE Bestand am Ende des Monats da. Zusätzlich zu diesem wird weiterer AE im Laufe eines Monats generiert. Dieser wird in der Graphik durch die gelben Balken dargestellt. Gleichzeitig wird aber im selben Monat ein Teil des bestehenden AEs in Form von Leistungserbringung abgearbeitet, dieser ist orange eingezeichnet. Je nachdem ob der AE größer der Leistung war oder umgekehrt verändert sich von Monat zu Monat der AE Bestand. In Zusammenhang mit der operativen Planung, von der ich ab und an gesprochen habe, sind wir mittlerweile auch in der Lage diese „Welle“ für zwei Monate sehr gut zu berechnen…

  ae-welle.jpg

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Seid dieser Woche nun ist das, von mir schon vor längerem angesprochenen, GF Cockpit fertig geworden. Mit diesem soll den Entscheidungsträgern ermöglicht werden, alle für sie relevanten Daten so aktuell wie möglich zu erhalten.

Da wir intern verschieden Adressaten für diese Cockpit haben war der Prozess, der zur Erstellung diese „One – View – Lösung“ geführt hat lang und mit vielen Schleifen durchzogen.

Bei einem solchen Prozess treten meiner Ansicht nach verschiedene Problemkreise auf:

  •  Verschiedenen Ansprechpartner
    • Divergierende Informationsbedürfnisse auf Grund verschiedener Aufgabenbereiche
    • Verschieden Formen der Wahrnehmung (meint: das verschieden Personen die gleiche Information unterschiedlich aufnehmen und verarbeiten)
    • Unterschiedliche Präferenzen, was Farbe und Darstellung der Informationen betrifft
  • Verteilte Informationen 
    • Vorliegend der Informationen in verschiedenen Formaten (SQL Datenbank; Excel oder Access je nach gewachsener Herkunft)
    • Verschiedene Prozesse zur Erhebung der Informationen
    • Je nach Verantwortung unterschiedliche Genauigkeit der Erhebung
  • Technische Integration der „Echtzeit“ Lösung
    • Alle Prozesse müssen so angelegt sein das die Daten möglichst zeitnah bearbeitet werden
    • Schaffung der Möglichkeiten zur Bearbeitung von neu zu erhebenden Daten
  • Integration aller Informationsflüssen in einem Tool 
    • Aufstellen des Konzeptes o Farbe (welche Informationen erhalten welche Farbe –> Wieder erkennungswert steigern)
    • Inhalt: welche Informationen benötigen alle Geschäftsführer welche nur bestimmte?
    • Zyklus ( in welchem Rahmen werden die „on demand“ bereitliegenden Informationen aktiv den Geschäftsführern vorgelegt?)

Nachdem ich alle diese Problem zu einer 0.9 Lösung gelöst habe ist das GF Cockpit Ende der letzten Woche in der Form „gelaucht“ worden, und ich habe so ein wenig das Gefühl ein Stück ein allsehendes Auge geschaffen zu haben.

Auf Grund der Aggregation der Daten an einem Ort und der Implementierung der „Echtzeit-Komponente“ ist es nun den Geschäftsführern möglich jederzeit über alle für sie relevanten Informationen zu verfügen. Das ist in dieser Form neu bei uns, bisher mussten die meisten Informationen händisch gesucht uns ausgewertet werden…

Ich persönlich halte diesen Schritt aber für unglaublich wichtig, um zeitnahe fundierte Entscheidungen treffen zu können, die somit langfristig zur Stabilität der Firma beitragen….

 Anbei ein Bild des „GF Cockpits“

 gf-cockpit.png

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…unser Planungsprozess ist mittlerweile so weit gediehen und implementiert, das er auch so gut wie ohne mein Zutun reibungslos abläuft, da alle Beteiligten sich an das Vorgehen und die damit in Zusammenhang stehenden Dokumente gewöhnt haben.

Das größte Erfolgserlebnis ist gewesen, als sich herausgestellt hat, das die geplante Leistung für den letzten Monat nur um 100 € von der tatsächlichen Leistung abgewichen ist. An der Stelle hab ich mich dann kurzfristig dem Glauben hingegeben, dass ich den Stein der Weisen gefunden habe…Nach einer eingehenden Prüfung hab ich dann aber ein wenig ernüchtert festgestellt, das sich zwar das Ergebnis sehr ähnlich ist, aber die Zusammensetzung sich doch an einigen Stellen eklatant unterscheidet. Nach einem kritischen Hinterfragen der Ursachen stellt sich dann heraus, das diese positiven und negativen Abweichungen meist durch die Verschiebung einer kritischen Entwicklerperson ergeben hat. Meint, die Leistung die der Entwickler gestemmt hat ist die gleiche geblieben, nur auf einem anderen Projekt…

Scheinbar bin ich demnach doch knapp an der Entdeckung der Allwissenheit vorbeigeschrammt, aber ich werde weiter suchen…

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…Ende letzter Woche und Anfang dieser Woche haben wir wieder in verschiedenste Planungsmeetings versucht Licht in das Dunkel unserer Zukunft zu bringen. Mein Problem, auf das ich immer wieder stoße, ist, das zwar der Prozess und das Handling einfacher geworden ist, die Auswertung, Aggregation und Beurteilung der Ergebnisse, aber in zunehmendem Maß schwieriger wird, dies liegt zum einen an der schieren Anzahl der zahlen als auch an den verschiedensten Wünschen an die Auswertungsdimensionen, sei es nach Accountmanager, nach Projektmanager, nach Unit, mit Wahrscheinlichkeit, ohne Wahrscheinlichkeit….

Manchmal drängt sich mir das Gefühl auf, ich sei Phaeton und der Sonnenwagen (die Planung) wäre auch für mich zu schnell und ich würde auch vom Wagen ins Meer stürzen, aber bisher funktioniert alles noch reibungslos (nahezu), es ist bloß ein undefinierbares Gefühl im Hinterkopf…

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Wie vor kurzem beschrieben hatte ich ja einen Controllingaustausch initiiert. Heute habe ich mich mit einem der beiden Teilnehmer abgestimmt, wie wir weiter vorgehen wollen. Geplannt ist, dass wir uns beim nächsten Mal bei ihm in seiner firma treffen und Kernpunkte des dortigen Treffens sollen dort vor allem das Salescontrolling und die integrierte Erfolgsplanung sein. Ich bin mal gespannt, was sich so daraus ergeben wird.Ich habe in meinem letzten Peronalentwicklungsgespräch darüber hinaus mit meinem Chef auch noch vereinbart, das ich das Thema Networking und Erfahrungsaustausch weiter pushen werde. Mein Ziel, dass ich damit verfolge ist, meinen Horizont zu erweitern und Anregungen für die „tägliche Controllingarbeit“ zu erhalten. Wichtig ist mir an der Stelle, das mit Praktikern zu machen und mich nicht einfach in bestimmte Seminare zu setzten und mich einer frontalen Beschallung zu unterziehen. Das habe ich im Studium lang genug gemacht und mein Bedarf daran ist vorerst gedeckt. Was aber auch wiederum  nicht bedeutet, dass ich nicht auch Interesse an interessanten theoretischen Themen habe…

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…ich habe in letzter Zeit wieder einmal feststellen müssen, dass sich Ansprüche basierend auf gelieferten Ergebnissen stark verändern können. Meint, das mittlerweile bestimmte Auswertungen und Informationen die ich bereitstelle als völlig selbstverständlich gesehen werden, immer detailliertere und komplexerer Auswertungen erwartet werden und es teilweise zu Unmut kommt wenn Dinge wie früher manuell noch eingetragen werden müssen „weil das doch jetzt auch anders geht…“

Manchmal habe ich das Gefühl, ich habe mit bestimmten Auswertungen die Erwartungen zu hoch geschraubt, sozusagen die Büchse der Pandorra aufgemacht habe, wobei hier nicht alles Schlechte in die Welt gelassen habe, sondern sich ständig steigernde Erwartungen…

Die Frage die ich mir manchmal stelle ist die, ob ich auch in Zukunft in der Lage sein werde, die Anforderungen die an Reports gestellt werden zu erfüllen…

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…heute habe ich in enger Zusammenarbeit mit unserer Steuerkanzlei unsere BWA abgestimmt, dies bedeutet, das auf Grund unserer komplexen Berechnung der Rechnungsabgrenzung, es zu einer engen Absprache kommt, welche Rechnungen bei welchem Projekt mit welchen Rechnungsabgrenzungen verrechnet werden müssen. Nach ca. fünf Telefonaten, an dieser Stelle ein großer Dank an unsere Steuerberaterin, die mir mit einer Engelsgeduld und tatkräftig zur Seite steht, hatten wir dann das Endergebnis…

Wie schon bei der internen Berechnung liegen die Abweichung nur in einem Bereich von Ca. 10 % im Vergleich zu unserer Planung Anfang April. Im Vergleich zu der Berechnung Anfang Juni haben wir uns nur noch um knapp 5% verändert. Ich sehe das als großen Erfolg auf der einen Seite für unsere Planung, aber auch auf der anderen Seite für die Umstellung weg von der Umsatzbetrachtung nach Rechnungsstellung an…

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… das war heute dir Frage. Ich habe heute für unsere Geschäftsführung den vergangenen Monat hinsichtlich der erbrachten Leistung analysiert. Dabei ist bei uns der Leistungsbegriff äquivalent zur Summe der prozentualen Einzelprojektfortschritte des Monats mal der Gesamtrechnungssumme der Projekte. Das bedeutet, wir planen und betrachten unsere Monate in diesem View völlig losgelöst vom Umsatz nach Rechnungseingangsdatum.

Wie schon beschrieben haben wir begonnen detailliertere Planungsprozesse anzustoßen, die auch intern ab und an auf einen gewissen Widerstand stoßen, weil ich / wir schon wieder „noch mehr“ Zahlen wollen…

Das Ergebnis meiner heutigen Bemühungen zeigt aber, das die Planung doch ziemlich gut gewesen ist für den Mai. Wir hatten Anfang des Monats einen Leistungsfortschritt geplant, dieser ist bis auf eine Abweichung von 5000 € eingetreten. Mir ist dabei sehr wohl bewusst, das es innerhalb der Planung gravierende Abweichungen auf Einzelprojektebene gegeben hat, da sich Projekte kundengetrieben oder durch Ressourcenengpässe verzögert haben, dafür aber andere nicht geplante Projekte umgesetzt worden sind, die „spontan“ an uns herangetragen worden sind. Diese Abweichungen werde ich morgen genauer analysieren müssen um die sie besser im Gesamtzusammenhang beurteilen zu können.

Trotz allem sind wir denke ich auf einem guten Weg hin zu einer fundierten und soliden Planung, zumindest, was unsere kurzfristige Leistungsplanung angeht. Um zu der Eingangsfrage zurückzukommen, ich war durch das Ergebnis meiner Berechnung also nicht der Überbringer der Hiobsbotschaft…

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…ich habe ja am Anfang meines „Blogger“ Lebens mal darüber geschrieben, das ich gedenke unsere Planungsprozesse zu koordinieren und abzustimmen und das sich das alles wahrscheinlich nur mit einem größeren Aufwand umsetzten lassen würde.

Mittlerweile ist aus der Planung ein ziemlich großer Prozess geworden der so gut wie alle Teile der Geschäftsführung, das Controlling, alle Accountmanager und Projektmanager umfasst. Folge dessen ist, das wir monatlich sicherlich zwei bis drei Manntage nur mit der Planung verbringen, wobei mir die Aufgabe obliegt die Daten dann auszuwerten.

Heute war es dann wieder so weit…die Planung hat begonnen… und morgen werden die Ergebnisse da sein… dann werden wir sehen, wie gut unsere Planung letzten Monat war und was wir diesen Monat und die darauf folgenden erwarten können…

Als ich die Änderung unserer Planungsprozesse angestoßen habe, hab ich die Schrift an der Wand zwar gesehen, den Aufwand den sie verkündet hat aber unterschätzt…

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…es gibt einen Satz, an den ich mich derzeit immer wieder erinnert fühle, und zwar „…die Hand für etwas ins Feuer legen…“

Ich habe den Begriff gegoogelt und habe dabei erfahren, das die Begrifflichkeit etymologisch von dem mittelalterlichen Brauch kommt, das der Beschuldigte vor Gericht ein glühendes Eisen eine bestimmte Strecke tragen musste, ohne dabei verletzt zu werden um seine Unschuld zu beweisen, ein Gottesgericht sozusagen… Ich denke bei diesem Ausspruch immer an Gaius Mucius Scaevola, der im antiken Rom bereit war seine Hand für seine Überzeugung/seine Heimat verbrennen zu lassen.

Bei mir drängt sich dieser Spruch derzeit immer in das Gedächtnis, wenn ich hoch komplexe Auswertungen mache, die dann als Grundlage für sowohl strategische als auch operative Entscheidungen dienen. Mein Problem dabei ist, das ich zwar alles mit einem mir möglichen Höchstmaß an Akribie und Akkuratesse erstelle, aber ich dennoch häufig der einzige bin, der die Berechnungen nachvollziehen kann und damit auch überprüfen kann. Obwohl mir niemand die Frage stellt und sich noch nie ein wirklich gravierender Fehler im Nachhinein heraus gestellt hat, so stelle ich mir immer wieder mal für mich selbst die Frage, ob ich für die Zahlen die ich den Entscheidern liefere meine Hand ins Feuer legen würde. Bisher konnte ich die Frage für mich immer mit „Ja“ beantworten und in den seltenen Fällen, in denen ich mir unsicher war, habe ich auf diese Unsicherheit der Validität der Daten hingewiesen.

Die Frage ist aber eher was werde ich tun wenn ich diese Frage mit „Nein“ beantworten muss? Das ist wahrscheinlich eine Frage die sich jeder Controller in seiner beruflichen Laufbahn mal stellen muss…

sozusagen die controllerische Gretchenfrage…

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…im Zuge der immer weiter fortschreitenden Zahlenorientierung bei uns werden im zunehmenden Maß immer mehr Daten generiert, sei es durch unseren immer detaillierteren Planungsprozess oder die flächendeckende Einführung des Projektcontrollings.

Dies führt dazu, dass natürlich im Vergleich zu meiner Anfangszeit in der Firma immer weitergehende Auswertungsmöglichkeiten, Verknüpfungen und Sichtweisen auf die verschiedensten Sachverhalte möglich sind.

Konsequenz dessen ist, das ich den Entscheidungsträger auf der einen Seite eine viel detailliertere Entscheidungsbasis liefern kann, auf der anderen Seite, aber auch ein Großteil meiner Zeit eben in die Erstellung dieser Entscheidungsbasis fließt. Als Folge davon bleiben dann einige andere Dinge, die ich für wichrtig erachten würde „auf der Strecke“.

Manchmal fühle ich mich angesichts der auf mich einstürmenden Zahlenberge an die Geschichte erinnert die ich als Kind in den „Was ist Was“ Büchern geliebt habe. Da geht es um die Geschichte wie ein einzelner Mann, ich meine er wäre sogar einäugig gewesen, namens Horatius Cocles die frühe Stadt Rom so gut wie allein gerettet hat, in dem er eine wichtige und unbewachte Brücke gegen die anstürmenden Horden des Etruskerfürsten Porsenna verteidigt hat…

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…es ist mal wieder Wochenende und ich muss noch ein wenig arbeiten. Ich bin gerade dabei einen Bericht darüber zu verfassen, wie hoch unsere Auslastung in unseren produktiven Units im vergangenen Monat war, diese mit den Ist Leistung des Märzes zu vergleichen und abzulesen welche Schlüsse sich daraus für unser potentielle Leistungsvermögen ziehen lassen.

Grundlage dieser Überlegung ist, das wir seid Anfang des Jahres unsere Umsatzzahlen anders auswerten. Wir sind weg von einer Betrachtung basierend auf dem Rechnungsdatum hin zu einer Betrachtung nach der Erbringung des Leistung im Zeitraum.

Dies ermöglicht es uns genauer zu erkennen, welchen Teil unseres Umsatzes wir in welchem Monat gemacht haben und andererseits auch welche interne Leistung wir für die Erarbeitung des Leistungsfortschritts benötigt haben.Davon ausgehend kann man nun auch abschätzen welche Leistung jede einzelne Unit ausgehend von ihrer personellen Ausstattung (Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter) erarbeiten müsste, damit wir die strategischen Ziele für Umsatz und Gewinn erreichen wollen.

Anhand dieser Zahlen werden wir anschließen versuchen unsere Unit Leader zu „steuern“ d.h. ihnen zu kommunizieren welchen Teil unserer monatlichen Leistung sie erbringen sollten.

Sozusagen sind die Spiele eröffnet…

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Ich habe ja schon ein paar Mal beschrieben, dass sich bei uns gerade eine Menge im Bereich von Planung insgesamt und der Abstimmung der einzelnen Planungen tut. Gestern habe ich dann eine Stunde lang über Möglichkeiten für eine kurzfristige Planung für unsere produktiven Units mit den beiden verantwortlichen Geschäftsführern gesprochen. Wir haben die verschiedenen Möglichkeiten besprochen, auf denen eine kurzfristige Kapazitäts- und Ressourceplanung auch im Bezug auf den Einsatz von Freelancer aufsetzten könnte. Da bieten sich mehrere Ansatzpunkte an:

  • eine Abschätzung der Projektmanager über den im nächsten Monat geplanten Fortschritt

  • die approximierte Verteilung des geplanten und des schon sicheren Auftragseingangs

  • unsere interne Planung, genannt "Staffing", in dem wir den Einsatz unserer Entwickler auf den verschiedenen Projekten planen

Hängen geblieben sind wir dann beim Staffing, wir haben uns überlegt, das wir zu dem Zeitpunkt, an dem wir unseren Ressourcen Einsatz planen auch die Kapazitäten Auslastung für die nächsten vier Wochen festlegen. Da wir das auf Projektebene tun, wäre es aus unsere Sicht sinnvoll, wenn man für jedes Projekt einzeln sehen würde, welche Ressourcen auf dem Projekt schon verbraucht worden sind, welche Ressourcen laut Kalkulation noch übrig bzw. geplant wären und welche Ressourcen jetzt aber schon noch für die nächsten vier Wochen geplant sind.

Als wir darüber sprachen, ist mir dann aufgefallen, dass alle diese Zahlen durch das neue Projektcontrollingsystem lieferbar sind…

Ich habe mich dann direkt daran gemacht eine schnelle Quick and Dirty Excel Lösung zu erstellen auf deren Basis wir das weitere Vorgehen abstecken können.

Quintesense des ganzen ist:

wenn die richtigen Leute zusammensitzen, die das richtige wissen haben, dann ist die Lösung meist näher als erwartet… 

Oder: 

Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.

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…wie vor kurzem beschrieben, habe ich mir ja Gedanken zu unseren Planungsprozessen und den aus den verteilten Planungsprozessen resultierenden Problemen und Interdependenzen gemacht. Dazu habe ich auch schon mehrmals mit unseren Geschäftsführern Meetings gehabt, in denen es darum ging, in einem ersten Schritt die einzelnen Planungen auf ein standardisiertes Verfahren zu bekommen…Angefangen habe ich / wir mit der AE und der Leistungsplanung für das nächste halbe Jahr, sowie mit dem Verfahren wie wir Anfang des nächsten Monats unseren Umsatzeingang planen wollen. Heute hatte ich dann einen Termin mit unserem Human Ressourcen Manager gehabt, der den etwas kryptischen Namen "PBP finalisieren" hatte, da ich in letzter Zeit zu viel zu tun hatte, hab ich mir da aber keine Gedanken gemacht und bin ziemlich unvorbereitet in das Meeting gegangen…

Inhalt dieses Meetings war die Verabschiedung der Personalbedarfsplanung unserer Recruiting-Abteilung und wie diese mit der AE / Umsatz / Leistungsplanung zusammenarbeitet. Heute hat sich dann herauskristallisiert, das der Input zum einen komplett aus dem noch nicht finalisierten Planungsprozess kommt und zum anderen auf standardisierten Vergangenheitswerten basiert, die sich das Recruiting von mir verspricht…

Also hab ich mich heute vorwiegen damit beschäftigt, zum einen die Vergangenheitswerte auszuwerten und zum andern die Strukturierung unseres Planungsprozesses in die Endphase zu befördern…

…so gesehen hat mich der Planungsprozess überholt, auf der anderen Seite bin aber froh, dass sich an dieser Stelle endlich zusammenfügt was zusammengehört…

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