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Archive for Dezember 2008

Ein häufig auftretendes Problem, welches in SharePoint 2007 und Nintex Workflow 2007 Projekten vorkommt ist, dass man Informationen aus einer zentralen übergeordneten Liste übernehmen muss. Grds. gibt es hier verschiedene Ansätze, bspw. mit zentralen Nachschlagespalten.

Ich möchte an dieser Stelle eine Lösung mit Nintex Workflow zeigen. Diese ist bewusst generisch gehalten.

Das Scenario sieht wie folgt aus:

  • In einer andern Website befindet sich eine Liste mit Werten, welche man in eine eigene Liste in der aktuellen Website kopieren möchte.
  • Für jedes Item soll ein eigener Eintrag erstellt werden.

Den Lösungsweg möchte ich kurz mit Screenshots illustrieren.

  • Als erstes wird eine Collection Variable benötigt in der die Einträge aus der übergeordneten Liste gespeichert werden

  • Anschließend können wir die Daten per Query List Item aus der Liste holen. Hierfür benötigen wir einige CAML Kenntnisse. Der Query String sieht dann wie folgt aus:

  • Zu dem CAML String sind drei Hinweise nötig.
    • Die GUID der Liste kann man aus der URL der Zielliste entnehmen.
    • <Webscope = „SiteCollection“> ist der Teil, der das Action Item befähigt, auf Site Collection Ebene nach der Liste zu Suchen
    • Was auffällt ist, dass man die GUID der Liste zweimal übergeben muss. Dies ist laut Nintex wegen eines bekannten Fehlers nötig. Falls man die GUID nur einmal übergibt sucht das Item trotz des Websites Scopes nur in der aktuellen Website. Dieser Fehler wird im nächsten Release behoben werden.
  • Die Ergebnisse werden in der erstellten Collection Variable zwischen gespeichert.
  • Anschließend wird für das Abarbeiten der Einträge eine Workflow Variable vom Type List Item ID benötigt.

  • Das Speichern in einer neuen Liste erfolgt dann über das For Each Item.

  • In jeder For Each Schleife wird dann ein neues Item basierend auf dem Wert der Collection Varible erstellt

Das sind grob die Schritte die für das Eingangsbeschriebene Scenario nötig sind. Der Workflow sieht dann in etwa wie folgt aus:


Anmerkungen:

  • Was in diesem Artikel nicht beschrieben wird ist der Auslöser für den Workflow. Dies ist bewusst geschehen, da sich das stark nach Ihrem Einsatzscenario richtet.
  • Das Beispiel kann beliebig erweitert werden, bspw. über eine Filterung der Werte die Ausgelesen werden sollen.
  • Auch können mehr Werte als nur der Titel gesucht werden. Dies erfordert dann aber ein wenig mehr Aufwnad und würde den Rahmen hier sprengen.

Den Artikel als PDF finden Sie hier: Zugriff auf eine Liste in einer anderen Website mit Nintex Workflow und CAML

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Heute ist der vierte Teil meiner Screencast Serie bei Community Clips online gegangen. Thema diesmal ist das Erstellen einer Liste mit Nintex Workflow2007. Da ich in letzter Zeit vermehrt Anfragen nach komplexeren Lösungscenarien bekommen habe, werde ich den  nächsten Screencast etwas erweitern und das Erstellen einer gesamten Lösung zum Thema machen.

Vodpod videos no longer available.

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Ich möchte an dieser Stelle kurz ein Buch vorstellen, welches ich kürzlich geselesen habe. Der Titel des Buches lautet: Essential SharePoint 2007 von Jeff Webb.

Das Buch ist sowohl für Einsteiger als auch für „alte SharePoint Hasen“ geeignet, da es in jedem Kapitel sowohl eine gute Übersicht über das Thema als auch einige wirklich interessante Aspekte bietet, die auch einem Profi immer noch neue Idee und Ansätze vermitteln kann.

Essential SharePoint 2007Inhaltlich bauen die Kapitel sehr schön aufeinander auf. Nach einer generellen Einführung zur Installation und den Systemvoraussetzungen sowohl für den SharePoint als auch an die Clientsoftware wie Excel und Outlook beginnt Webb mit der Erläuterung der Erstellung und Administration von Sites.

Daran anschließen wird der Aufbau von Listen und Bibliotheken erklärt. Hierbei wird auch darauf eingegangen, welche Aspekte Administratoren schon im Vorfeld klären sollten um ein möglichst reibungsloses arbeiten mit dem Listen / Bibliotheken zu ermöglichen.

Weiterhin werden alle Enterprise 2.0 Features wie Blogs, Wikis etc. beschrieben. Hierbei geht der Autor vor allem auch auf die Änderungen in der Arbeitsweise der User ein. In diesem Zusammenhang werden auch RSS Feed, Die Datensammlung mit InfoPath sowie Roll ups erläutert.

Am Ende des Buches werden auch noch Einblicke in die SharePoint Programmierung, insbesondere von Webparts und SharePoint Services gegeben. Hier muss man allerdings sagen, dass es für diese Themen bessere Literatur am Markt gibt, was aber im Hinblick auf den eigentlichen Fokus des Buches nicht überraschend ist.

Abschließend kann man Sagen, dass das Buch ein Must Read für alle SharePoint Einsteiger ist und eine interessante Lektüre für alle Profis ist, die besonders an den Best Practise Kapiteln ihre Freude haben werden.

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…wünsche ich allen meinen Bloglesern und freue mich auf ein weiteres gemeinsames Jahr mit SharePoint, Nintex und der User Gruppe.

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Für alle Mitglieder der ISPA SharePoint User Gruppe auf XING gibt es Vorzugspreise auf der SharePoint Konferenz 2009 vom 11. – 12.02.2009 in München. Statt der übliche 999 € werden nur 899 € in Rechnung gestellt.

Themen auf der SharePoint Konferenz werden unter anderem sein:

  • Planung und Aufbau von SharePoint-Farmen
    • Aufbau von hochverfügbaren SharePoint-Infrastrukturen
    • Aufbau einer MOSS 2007 Governance
    • Backup- und Recovery-Strategien
    • Veröffentlichung und Absicherung von Extranet-Umgebungen
  • Enterprise Search und Enterprise Content Management
    • Wie entwickelt man ein Suchkonzept?
    • Enterprise Search in großen dezentralen Umgebungen
    • Web Content Management mit MOSS 2007
    • Grafische Gestaltung von Office SharePoint Server Webseiten
  • Development Best Practices
    • AJAX, Silverlight und Co. – neue Möglichkeiten für SharePoint
    • Best Practices in der Webpart-Entwicklung
    • Workflows für MOSS 2007 entwickeln
    • Benutzerdefinierte Workflow Aktivitäten entwickeln
    • Deployment Best Practices: Wie kommt meine SharePoint-Anwendung in die Zielumgebung?

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Beim Planen von SharePoint Umgebungen muss schon in der Planungsphase auf einige Restriktionen geachtet werden, die für eine optimale Performance nicht überschritten werden dürfen. Ich habe hier mal die wichtigsten aufgelistet.

  • Anzahl der SharePoint User
    • Die Anzahl der SharePoint User sollte nicht größer sein als 2.000 um eine hohe Performance zu gewährleisten. Durch die Anbindung an ein Active Directory kann Die Anzahl der User allerdings nahezu unbegrenzt erweitert werden
  • User Zahl je Site Collection
    • Je Site Collection sollten nicht mehr als 50.000 User vorhanden sein, um eine hohe Performance sicherzustellen.
  • Anzahl Subsites pro Website
    • Um eine hohe Performance zu gewährleisten sollte die Anzahl von Subsites die Grenze von 2.000 pro Website nicht überschreiten.
  • Dokumentengröße
    • Dokumente sollten nicht größer als 50 MB sein um die Performance des Servers nicht zu beeinträchtigen. Dies entspricht der Standardmäßig eingestellten Restriktion bei SharePoint. Maximal möglich sind allerdings 2 GB
  • Webparts je Website
    • Bei einer Anzahl von mehr als 100 Webparts pro Website verringert sich die Geschwindigkeit der Anzeige der Website für den User merklich.
  • Dokumente je Ordner
    • Ab einer Zahl von 10.000Dokumenten in einem Dokumentenordner wird die Performance beeinträchtigt. Durch die Nutzung von verschiedenen Ordnern kann die maximale Dokumentenzahl je Dokumentenbibliothek auf 2.000.000 erhöht werden
  • Anzahl von Items in einem View
    • Die Zahl der Items in einem View sollte die Zahl 2.000 nicht überschreiten, um eine hohe Performance zu gewährleisten.

Hier gibt es die Informationen auch als pdf:  SharePoint Performance Grenzen

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…es ist schon interessant, wie stark sich eine im Grunde kleine Internetpräsenz in Suchergebnissen in verschiedenen Zusammenhängen darstellen kann.

Hier mal an einigen kleinen Beispielen verdeutlicht:

Youtube Suchergebnisse für „NINTEX“, die ersten vier Einträge beziehen sich auf meine Screencasts.

Technorati Suchergebnisse für „Nintex“ acht von zehn Einträgen sind direkt von mir, die beiden anderen sind von Michael Greth, in denen er über meinem Blog schreibt. (Alle Videos sind auch von mir)

Und zum Abschluss, die Suchergebnisse bei meinem Bloganbieter WordPress, wobei ich zugebe, dass das nicht besonders repräsentativ ist.


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