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Archive for Dezember 2006

…dieses Zitat, von Konrad Adenauer, ist mein Lieblingszitat. Warum führe ich es an dieser Stelle an? Grund dafür ist, dass sich mein Horizont  Ende der letzten Woche stark erweitert hat. Ich bekam eine Nachricht, die mich sehr gefreut hat: „Gute Idee, die ganzen „Controlling-Spieglein“ zu vernetzen, zumal die Themen und Probleme oft ähnlich sind! – Nehme dieses Blog gerne in unsere Liste auf, denn hier rührt sich immer etwas, und das auch auf sehr interessante Art und Weise.“ Hintergrund des Kommentars ist, dass ich in die Blogroll des internationalen Controllervereins aufgenommen worden bin. Das ist für mich auch ein Stück weit eine Bestätigung für das was ich tue und vor allem auch für das was ich darüber schreibe…

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…hier nun eine weitere Folien meines letzten Vortrags. Anhand dieser Folie habe ich versucht, den Studenten zu verdeutlichen, wie genau bei uns intern das Projektcontrolling  abläuft. Wichtig war mir dabei, das Zusammenspiel der einzelnen Bestandteile des Konzepts, um zu zeigen, das es mit einer einzelnen Lösung nicht getan ist, sondern, dass man ein ganzheitliches System braucht, um die unten genannten Anforderungen der einzelnen Adressaten zu befriedigen.Ich will an dieser Stelle kurz die Folie erläutern:Der Projektcontrolling Zyklus beginnt bei uns mit einer Kalkulation, in der die Technischen Leiter die für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse nötigen Arbeitspakete erarbeiten und sich dann überlegen, welche Rolle unseres Internen Rollensytems diese Arbeitspakete umsetzten wird und wie lange sie dafür vermutlich braucht. Basierend auf dieser Kalkulation wird dann ein Angebot erstellt. Die Kalkulation wird in einer Standardisierten EXCEL Vorlage erstellt, da Excel einfach auf allen Rechnern installiert ist und auch jeder damit umgehen kann.

Für das Projektcontrolling werden nach Abschluss des Kalkulationsprozesses die Tasks und die Rollen durch ein Makro auf unseren SQL Server gespielt, der auch das Herzstück unseres Controllings ist. Wenn die Kalkulation fertig ist sind damit die Plankosten festgelegt, da ich im Zuge der Einführung des Projektcontrollings auch ein an das Rollensytem gekoppeltes Personalkostensystem erarbeitet habe.

Die Istzahlen werden durch die Mitarbeiter, die ihre Stunden auf den entsprechenden Tasks erfassen in das System eingebracht. Diese Stunden werden ebenfalls wie die Planmanntage aus der Kalkulation mit den Personalkostensätzen gewichtet.Zur Visualisierung habe ich ein Cockpit (für einen Screenshot siehe „der Vergangeheit so nah“) erstellt, was die verschiedensten Projektinformationen darstellt. Besonders werden dargestellt: 

  • Plan / Ist Aufwände auf Taskebene

  • Rechnungstellung

  • Fertigstellungsgrad

  • Letzte Stundeintragung der Mitarbeiter um die Aktualität der Informationen einzuschätzen

  • Kosten je Mitarbeiter

  • Kosten je Rolle

Dieses Cockpit bespreche ich dann mit dem Projektmanager jede Woche, um das Erkennen von Budgetüberschreitungen möglichst früh im Projekt  zu gewährleisten und dann gegensteuern zu können. In diesen Jour Fixen besprechen wir dann auch Planänderungen, bspw. durch Change Requests vom Kunden oder weil sich andere Rahmenbedingungen verändert haben. Diese Änderungen werden dann ggf. aufgenommen und das System um diese Mehr oder Minderaufwände ergänzt.

Nach Abschluss des Projektes wird mit dem gesamten Team einen Projektabschlussmeeting gemacht und es werden die Dinge besprochen, die im Projekt gut bzw. schlecht gelaufen sind. Diese sollen idealerweise dann im nächsten Projektz nicht mehr gemacht werden bzw. sie sollen bei der nächsten Kalkulation berücksichtigt werden. Aus einigen dieser „Lessons Learned“ werden auch Maßnehmen, d.h. wir versuchen gezielt Missstände zu beheben oder dinge die gut gelaufen sind zu institutionalisieren.

ablauf-des-projektcontrollings-ii.jpg

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…mit dieser Folie habe ich versucht darzustellen, welche verschieden Ansprechpartner und Kunden man vorfinden kann, wenn man versucht ein Projektcontrolling einzuführen und das diese keinesfalls eine homogene Gruppe darstellen und deshalb auch eine Vielzahl verschiedener Anforderungen an das Projektcontrolling herantragen.

adressaten-des-projektcontrollings.jpg

  1. Die Geschäftsführung: Das Ziel, welches von dieser Seite verfolgt wird ist ganz klar die Projekt Profitabillität zu steigern. Eine notwendige Voraussetzung dafür ist, dass das Projektcontrolling Transparenz über alle Projekte schafft.

  2. Die Projektmanager und Technischen Leiter: Die Anforderungen, die von dieser Seite an Das Projektcontrolling herangetragen werden sind vor allem solche, die eine Steuerung des Projektes ermöglichen sollen. Fokus dabei auf eine Steuerung im Projekt, das heißt Gewährleistung der frühzeitigen Abweichungserkennung.

  3. Alle Mitarbeiter: Da die Implementierung des Projektcontrollings hat Veränderungen für alle Mitarbeiter zu Folge, insbesondere kommen Mehraufwände bei der Stundeintragung und ähnlichem auf sie zu. Sie haben den Anspruch, dass die mit der Einführung verbundenen zusätzlichen Arbeiten möglichst gering sind, also die Applikationen eine möglichst hohe Usability gewährleistet.

  4. Das Qualitätsmanagement: da wir zertifiziert sind, ist es auch wichtig, dass alle mit Projektcontrolling zusammenhängenden Aktivitäten und prozesskonform ablaufen. Dies erfordert eine enge Abstimmung mit dem QMB.

  5. Die Systemadministration: Bei der Implementierung muss die bestehende IT Infrastruktur angepasst werden, es kommen neue Anwendungen hinzu, es müssen bestehende Applikationen erweitert werden und Datenbanken ergänzt werden. Wichtig ist hierbei die Funktionstüchtigkeit aller System zu gewährleisten und für die Datensicherheit Sorge zu tragen.

  6. Die Steuerkanzlei: Auch externe Ansprechpartner stellen Anforderungen an das Projektcontrolling, obwohl diese teilweise erst aus den neuen Möglichkeiten durch die Einführung  heraus erwachsen. So muss das Projektcontrolling auch eine monatliche Rechnungsabgrenzung ermöglichen, was bei uns konkret bedeutet, dass wir unsere unfertigen Leistungen an jedem Monatsende berechnen.

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…gestern hab ich den angekündigten Vortrag an der Uni gehalten. Da es mein erster Vortrag war hatte ich eine eher kurze Nacht, da mein Gehirn scheinbar meinte, dass alles noch mal zwischen ein und vier Uhr nachts durchgehen zu müssen.

Das Blockseminar in dessen Rahmen ich den Vortrag gehalten habe heißt „IT Management“. Ich hab darin ca. 45 Minuten über das IT Projektcontrolling bei uns geredet. Primär ging es dabei um:

  • Die Rahmenbedingungen, die ich vorgefunden habe, als ich angefangen habe

  • Welche Ziele mit der Implementierung verfolgt wurden

  • Die Road Map zur Einführung eines unternehmensweiten Projektcontrollings

  • Welche Hindernisse sich bei der Umsetzung aufgetan haben

Ich hab dann nach ca. 2 Minuten gemerkt, dass die ganze Aufregung in der Nacht umsonst war und das es mir sogar Spaß gemacht hat, vor den Studenten zu reden. Wobei ich leider nicht beurteilen kann wie interessant mein Vortrag für die Studenten war, sie haben zwar einige Fragen gestellt, allerdings weiß ich noch aus meinem eigenen Studium, das man die meisten dieser Veranstaltungen eher langweilig findet.

Ich hoffe aber, dass ich nicht zu einschläfernd war. Nach der Vorlesung hab ich allerdings von dem Dozenten positives Feedback bekommen, sodass ich zumindest nicht ein kompletter Reinfall gewesen sein kann.

Ich werde auch hier einige Folien veröffentlichen um die Inhalte kurz darzustellen…

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