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Archive for September 2006

  

… ein weiterer wichtiger Faktor in alle Firmen und damit natürlich auch bei uns ist die Frage nach der Höhe der liquiden Mittel. Wie bereits erwähnt, ist bei uns der Auftragseingang saisonalen Schwankungen unterworfen, gleiches gilt damit natürlich auch für den Zahlungseingang, der dadurch zum Teil mitbestimmt wird.

Da unsere Ausgaben relativ konstant sind, wir der Verlauf der Liquidität maßgeblich von dem Zahlungseingang bestimmt. Die Konstanz unserer Ausgaben resultiert aus dem relativ großen fixen Personalkostenblock. Die Schwankungen sind an dieser Stelle meist auslastungsgetrieben, meint, das der Anteil der variablen Kosten, im Sinne von Freelancerkosten, stark davon abhängt wie gut die Auftragslage ist. Da eine hohe Auslastung aber tendenziell auch mit einem hohen Zahlungseingang verbunden ist sind diese Schwankungen meist von untergeordneter Bedeutung.

 Um aber die aktuelle Liquidität gut im Auge behalten zu können, werden von unserer Verwaltung die einzelnen Zahlungseingänge und Ausgänge angepasst und auch die für die Zukunft erwarteten eingetragen, sodass wir eine Vorausschau für die nächsten 4-6 Wochen haben, und damit frühzeitig Liquiditätsengpässe antizipieren können.

Damit wir auch die verschiedenen schwere des möglichen Liquiditätsmangels beurteilen können, sind die negativen Werte in einem Art Farbwarnsystem gekennzeichnet. der aktuelle Tag wird ducrh einen mitlaufenden blauen Balken gekennzeichnet…

Mit der Graphik soll die Frage nach „dem Geld haben“ beantwortet werden…

liquid-2.jpg

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… wie bereits angedeutet werde ich einige Teil des GF Cockpits an dieser stelle genauer erläutern. Auf Grund von saisonalen Schwankungen bei Auftragseingang sind wir bemüht, um einen gleichmäßige Auslastung unserer produktiven Units zu gewährleisten, zu beginn des Auftragseingangs Tals eine so genannte „AE Welle“ in einer bestimmten Höhe aufgebaut zu haben, die wir dann quasi in den schwachen AE Monaten abarbeiten können. Um nun immer zum Monatsanfang zu wissen, wie hoch den der aktuelle Stand dieser Welle ist bzw. sein wird, habe ich folgende Graphik in das GF Cockpit eingebaut, welche ich jetzt einmal kurz erläutern will (die Zahlen basieren übrigens auf der Excelfunktion „zufallszahl()“, Anmerkung für interessierte Excel Nutzer)…

Der schwarze Balken stellt den jeweiligen AE Bestand am Ende des Monats da. Zusätzlich zu diesem wird weiterer AE im Laufe eines Monats generiert. Dieser wird in der Graphik durch die gelben Balken dargestellt. Gleichzeitig wird aber im selben Monat ein Teil des bestehenden AEs in Form von Leistungserbringung abgearbeitet, dieser ist orange eingezeichnet. Je nachdem ob der AE größer der Leistung war oder umgekehrt verändert sich von Monat zu Monat der AE Bestand. In Zusammenhang mit der operativen Planung, von der ich ab und an gesprochen habe, sind wir mittlerweile auch in der Lage diese „Welle“ für zwei Monate sehr gut zu berechnen…

  ae-welle.jpg

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Seid dieser Woche nun ist das, von mir schon vor längerem angesprochenen, GF Cockpit fertig geworden. Mit diesem soll den Entscheidungsträgern ermöglicht werden, alle für sie relevanten Daten so aktuell wie möglich zu erhalten.

Da wir intern verschieden Adressaten für diese Cockpit haben war der Prozess, der zur Erstellung diese „One – View – Lösung“ geführt hat lang und mit vielen Schleifen durchzogen.

Bei einem solchen Prozess treten meiner Ansicht nach verschiedene Problemkreise auf:

  •  Verschiedenen Ansprechpartner
    • Divergierende Informationsbedürfnisse auf Grund verschiedener Aufgabenbereiche
    • Verschieden Formen der Wahrnehmung (meint: das verschieden Personen die gleiche Information unterschiedlich aufnehmen und verarbeiten)
    • Unterschiedliche Präferenzen, was Farbe und Darstellung der Informationen betrifft
  • Verteilte Informationen 
    • Vorliegend der Informationen in verschiedenen Formaten (SQL Datenbank; Excel oder Access je nach gewachsener Herkunft)
    • Verschiedene Prozesse zur Erhebung der Informationen
    • Je nach Verantwortung unterschiedliche Genauigkeit der Erhebung
  • Technische Integration der „Echtzeit“ Lösung
    • Alle Prozesse müssen so angelegt sein das die Daten möglichst zeitnah bearbeitet werden
    • Schaffung der Möglichkeiten zur Bearbeitung von neu zu erhebenden Daten
  • Integration aller Informationsflüssen in einem Tool 
    • Aufstellen des Konzeptes o Farbe (welche Informationen erhalten welche Farbe –> Wieder erkennungswert steigern)
    • Inhalt: welche Informationen benötigen alle Geschäftsführer welche nur bestimmte?
    • Zyklus ( in welchem Rahmen werden die „on demand“ bereitliegenden Informationen aktiv den Geschäftsführern vorgelegt?)

Nachdem ich alle diese Problem zu einer 0.9 Lösung gelöst habe ist das GF Cockpit Ende der letzten Woche in der Form „gelaucht“ worden, und ich habe so ein wenig das Gefühl ein Stück ein allsehendes Auge geschaffen zu haben.

Auf Grund der Aggregation der Daten an einem Ort und der Implementierung der „Echtzeit-Komponente“ ist es nun den Geschäftsführern möglich jederzeit über alle für sie relevanten Informationen zu verfügen. Das ist in dieser Form neu bei uns, bisher mussten die meisten Informationen händisch gesucht uns ausgewertet werden…

Ich persönlich halte diesen Schritt aber für unglaublich wichtig, um zeitnahe fundierte Entscheidungen treffen zu können, die somit langfristig zur Stabilität der Firma beitragen….

 Anbei ein Bild des „GF Cockpits“

 gf-cockpit.png

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