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Archive for April 2006

…im Zuge der immer weiter fortschreitenden Zahlenorientierung bei uns werden im zunehmenden Maß immer mehr Daten generiert, sei es durch unseren immer detaillierteren Planungsprozess oder die flächendeckende Einführung des Projektcontrollings.

Dies führt dazu, dass natürlich im Vergleich zu meiner Anfangszeit in der Firma immer weitergehende Auswertungsmöglichkeiten, Verknüpfungen und Sichtweisen auf die verschiedensten Sachverhalte möglich sind.

Konsequenz dessen ist, das ich den Entscheidungsträger auf der einen Seite eine viel detailliertere Entscheidungsbasis liefern kann, auf der anderen Seite, aber auch ein Großteil meiner Zeit eben in die Erstellung dieser Entscheidungsbasis fließt. Als Folge davon bleiben dann einige andere Dinge, die ich für wichrtig erachten würde „auf der Strecke“.

Manchmal fühle ich mich angesichts der auf mich einstürmenden Zahlenberge an die Geschichte erinnert die ich als Kind in den „Was ist Was“ Büchern geliebt habe. Da geht es um die Geschichte wie ein einzelner Mann, ich meine er wäre sogar einäugig gewesen, namens Horatius Cocles die frühe Stadt Rom so gut wie allein gerettet hat, in dem er eine wichtige und unbewachte Brücke gegen die anstürmenden Horden des Etruskerfürsten Porsenna verteidigt hat…

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…es ist mal wieder Wochenende und ich muss noch ein wenig arbeiten. Ich bin gerade dabei einen Bericht darüber zu verfassen, wie hoch unsere Auslastung in unseren produktiven Units im vergangenen Monat war, diese mit den Ist Leistung des Märzes zu vergleichen und abzulesen welche Schlüsse sich daraus für unser potentielle Leistungsvermögen ziehen lassen.

Grundlage dieser Überlegung ist, das wir seid Anfang des Jahres unsere Umsatzzahlen anders auswerten. Wir sind weg von einer Betrachtung basierend auf dem Rechnungsdatum hin zu einer Betrachtung nach der Erbringung des Leistung im Zeitraum.

Dies ermöglicht es uns genauer zu erkennen, welchen Teil unseres Umsatzes wir in welchem Monat gemacht haben und andererseits auch welche interne Leistung wir für die Erarbeitung des Leistungsfortschritts benötigt haben.Davon ausgehend kann man nun auch abschätzen welche Leistung jede einzelne Unit ausgehend von ihrer personellen Ausstattung (Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter) erarbeiten müsste, damit wir die strategischen Ziele für Umsatz und Gewinn erreichen wollen.

Anhand dieser Zahlen werden wir anschließen versuchen unsere Unit Leader zu „steuern“ d.h. ihnen zu kommunizieren welchen Teil unserer monatlichen Leistung sie erbringen sollten.

Sozusagen sind die Spiele eröffnet…

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…die Relevanz der Projektarbeitszeit (Anteil der Zeit an der gesamten produktiven Arbeitszeit eines Mitarbeiters die er auf Kundenprojekten verbringt)  wird bei uns zurzeit recht hoch eingeschätzt. Wir stehen derzeit vor dem Problem, das alle unsere produktiven Units von einer Vollauslastung sprechen, wir aber trotzdem weniger Projekte realisieren.

Die Problematik, die sich in diesem Zustand manifestiert ist, dass wir im Zuge unserer strategischen Weiterentwicklung eine Menge interner / strategischer Maßnahmen angestoßen haben, die aber natürlich auch einen steigenden Aufwand an Human Ressources zur Umsetzung benötigen. Als Folge davon stehen diese Ressourcen natürlich dem Prozess der Kundenprojektrealisation nicht mehr zur Verfügung, sodass zwar alle Mitarbeiter ausgelastet sind, wir aber dennoch mit sinken Kundenprojektzahlen konfrontiert sind.

Ich habe mich deshalb mit der Projektarbeitszeit und deren Standardmäßigen Erhebung beschäftigt.Dabei ist aufgefallen, das wir Mitarbeiter in produktiven Units haben, die zur Zeit teilweise ganze Monate nur mit der Umsetzung interner Projekte beschäftigt waren.Ich habe diesen Report jetzt an die entsprechenden Führungskräfte weitergeleitet.

Anfang nächster Woche werde ich dann einen wöchentlichen Bericht implementieren, der immer die Entwicklung der letzten drei Wochen je Mitarbeiter und die letzte Woche noch detailliert nach Tagen darstellt.

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…nachdem ich die letzten drei Tage immer 12 und mehr Stunden gearbeitet habe, habe ich beschlossen heute schon um sechs zu gehen um noch ein paar Einkäufe vor Ostern zu erledigen, Lebensmittel im Internet bestellen, soweit bin ich noch nicht, aber mit dem Rest klappst schon ganz gut…

Ich bin aber nach einigen Stolpersteinen mit SQL, verdammtes Versionswirrwar…, mit meinem Management Information System weiter gekommen. Ich habe jetzt damit begonnen, entweder nach Anforderungen meiner (internen) Kunden oder nach eigenem Gutdünken Standard Reports zu generieren, die es mir ermöglichen, einen Großteil des regelmäßigen Informationsbedürfnisse zeitnäher beantworten zu können.

Dafür ist allerdings auch ein Teil meiner „Überstunden“ angefallen, da ich damit den Aufwand, den ich für regelmäßige Aufgaben benötige reduziere und somit mehr Zeit für die zurzeit aktuellen und dringenden Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Geschäftsplanung, sowie der Leistungs- und AE Planung habe.

Allerdings bin ich mir die letzten Abende vorgekommen wie Leonidas mit seinen Hopliten an den Thermopylen… Die schiere Übermacht der Aufgaben (Perser) drohte mich zu überwältigen…

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…der Reis, der Reis…

…wie vor kurzem beschrieben habe ich das Gefühl, das aus zwei Aufgaben vier werden und immer mehr…
Augenblicklich bin ich an dem Punkt angekommen, an dem auch der indische König war, die Feststellung, das der gesamte Reis des Königreiches nicht ausreicht um die den Reis aufzubringen, der aus der Schachbrettaufgabe resultiert. Ich stelle derzeit fest, das selbst mein erhöhtes Arbeitspensum nicht reicht, die zur Zeit anfallenden Aufgaben zu bewältigen. Ich gehe mittlerweile dazu über, Aufgaben nach meinem Ermessen runter zu priorisieren und auch abzulehnen, bzw. zu verschieben.
Ich hoffe, dass es mittelfristig wieder besser wird….

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…heute Abend habe ich dann endlich das lang ersehnte Kostenstellenmodell von unserem Steuerberater installiert bekommen. Morgen werde ich dann in die Kanzlei gehen und bekomme dort unsere Daten um mir dann das Vorgehen und Umgehen mit dem Modul erläutern zu lassen. Ich bin jetzt schon gespannt… Ich habe bisher nur Erfahrungen mit SAP…

Aber laut Aussage von ihm ist das "kinderleicht" und intuitiv…

Naja harren wir der Dinge die da kommen…

Alles in allem ein interessantes Gespräch, obwohl ich mehr über das BMW 6er Cabrio (seins) als über Kostenstellenrechnung erfahren habe…

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Ich habe ja schon ein paar Mal beschrieben, dass sich bei uns gerade eine Menge im Bereich von Planung insgesamt und der Abstimmung der einzelnen Planungen tut. Gestern habe ich dann eine Stunde lang über Möglichkeiten für eine kurzfristige Planung für unsere produktiven Units mit den beiden verantwortlichen Geschäftsführern gesprochen. Wir haben die verschiedenen Möglichkeiten besprochen, auf denen eine kurzfristige Kapazitäts- und Ressourceplanung auch im Bezug auf den Einsatz von Freelancer aufsetzten könnte. Da bieten sich mehrere Ansatzpunkte an:

  • eine Abschätzung der Projektmanager über den im nächsten Monat geplanten Fortschritt

  • die approximierte Verteilung des geplanten und des schon sicheren Auftragseingangs

  • unsere interne Planung, genannt "Staffing", in dem wir den Einsatz unserer Entwickler auf den verschiedenen Projekten planen

Hängen geblieben sind wir dann beim Staffing, wir haben uns überlegt, das wir zu dem Zeitpunkt, an dem wir unseren Ressourcen Einsatz planen auch die Kapazitäten Auslastung für die nächsten vier Wochen festlegen. Da wir das auf Projektebene tun, wäre es aus unsere Sicht sinnvoll, wenn man für jedes Projekt einzeln sehen würde, welche Ressourcen auf dem Projekt schon verbraucht worden sind, welche Ressourcen laut Kalkulation noch übrig bzw. geplant wären und welche Ressourcen jetzt aber schon noch für die nächsten vier Wochen geplant sind.

Als wir darüber sprachen, ist mir dann aufgefallen, dass alle diese Zahlen durch das neue Projektcontrollingsystem lieferbar sind…

Ich habe mich dann direkt daran gemacht eine schnelle Quick and Dirty Excel Lösung zu erstellen auf deren Basis wir das weitere Vorgehen abstecken können.

Quintesense des ganzen ist:

wenn die richtigen Leute zusammensitzen, die das richtige wissen haben, dann ist die Lösung meist näher als erwartet… 

Oder: 

Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.

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