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Archive for März 2006

… die Interdependenzen oder wie ich von der Planung eingeholt werde…

Posted in Controlling, Planung on 30. März 2006| Leave a Comment »

…wie vor kurzem beschrieben, habe ich mir ja Gedanken zu unseren Planungsprozessen und den aus den verteilten Planungsprozessen resultierenden Problemen und Interdependenzen gemacht. Dazu habe ich auch schon mehrmals mit unseren Geschäftsführern Meetings gehabt, in denen es darum ging, in einem ersten Schritt die einzelnen Planungen auf ein standardisiertes Verfahren zu bekommen…Angefangen habe ich / wir mit der AE und der Leistungsplanung für das nächste halbe Jahr, sowie mit dem Verfahren wie wir Anfang des nächsten Monats unseren Umsatzeingang planen wollen. Heute hatte ich dann einen Termin mit unserem Human Ressourcen Manager gehabt, der den etwas kryptischen Namen "PBP finalisieren" hatte, da ich in letzter Zeit zu viel zu tun hatte, hab ich mir da aber keine Gedanken gemacht und bin ziemlich unvorbereitet in das Meeting gegangen…

Inhalt dieses Meetings war die Verabschiedung der Personalbedarfsplanung unserer Recruiting-Abteilung und wie diese mit der AE / Umsatz / Leistungsplanung zusammenarbeitet. Heute hat sich dann herauskristallisiert, das der Input zum einen komplett aus dem noch nicht finalisierten Planungsprozess kommt und zum anderen auf standardisierten Vergangenheitswerten basiert, die sich das Recruiting von mir verspricht…

Also hab ich mich heute vorwiegen damit beschäftigt, zum einen die Vergangenheitswerte auszuwerten und zum andern die Strukturierung unseres Planungsprozesses in die Endphase zu befördern…

…so gesehen hat mich der Planungsprozess überholt, auf der anderen Seite bin aber froh, dass sich an dieser Stelle endlich zusammenfügt was zusammengehört…

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…Vare Vare gib mir meine Legionen zurück…

Posted in Controlling on 29. März 2006| Leave a Comment »

Heute sind dann aus den 20 eher vierzig Aufgaben geworden…

Naja, aber zum Glück bin ich in meiner Zeiteinteilung frei und bin in der Lage die Aufgaben zu priorisieren, das erleichtert zwar die Abarbeitung, verringert aber nicht die Anzahl der Aufgaben…

Mein Hauptaugenmerk lag heute darauf, bestimmte Annahmen, die sich im Verlauf des Jahres bei mir und anderen Projektverantwortlichen ergeben haben zu validieren. Dabei geht es vor allem darum, statistische Werte zu erheben, wie der Anteil der technischen Leitung auf einem Projekt oder den Akquiseaufwand in Abhängigkeit vom Projektumsatz zu ermitteln. Dabei hat sich herausgestellt, das die Datenmenge, die Qualität und die Multidimensionalität, nach der sich die Daten auswerten lassen seid dem Beginn der Implementierung des Projektcontrollingprozesses und der damit in Verbindung stehenden Änderungen im Zusammenhang mit der Datenqualität stark zugenommen hat. Folge davon ist, das sich über die aktuell laufenden Projekte sehr gute Aussagen treffen lassen, allerdings die Anzahl der abgeschlossenen und damit in Gänze auswertbaren Projekte noch gering ist. Ich erwarte aber, dass sich bis Mitte des Jahres genug geschlossene Projekte "angesammelt" haben, um Auswertungen über eine ausreichend große statistische Grundgesamtheit zu fahren.

Die Ergebnisse, die sich bis jetzt aus dem noch "dürftigen" Datenmaterial ziehen lassen, lassen aber auch jetzt schon interessante Rückschlüsse zu.

Allerdings bin ich auf Grund der vielen andern Aufgaben bisher nicht dazu gekommen mir diese alle im Detail anzusehen. Manchmal komme ich mir vor wie Octavian, der nachts nicht schlafen kann und von Alpträumen geplagt durch seinen Palast in Rom irrt und Varus anfleht ihm seine verlorenen Legionen wiederzugeben…

…ich hätte gern meine Zeit wieder…

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Zwei hoch vierundsechzig oder wie aus mehreren kleinen Aufgaben schnell eine ganz große wird…

Posted in Controlling on 28. März 2006| Leave a Comment »

…ich bin in der letzten Woche zwei Tage nicht arbeiten gewesen, weil ich krank war. Als ich dann Sonntag mal meinen Laptop angeschmissen habe, da bin ich dann auch direkt von einer E-Mail Flut erschlagen worden, das war schon mal ein schöner Vorgeschmack auf den heutigen Montag. Heute Morgen war ich dann richtig froh, dass ich die meisten Mails gestern schon abgearbeitet hatte…

Heute bin ich wieder mal an die Geschichte vom Reiskorn und dem Schachbrett erinnert worden…

es beginnt alles mit einer einzigen Aufgabe, und ehe man sich versieht sind es zwei und am ende des Tages sind es dann 20… und abgearbeitet hat man dann drei, weil immer wieder kurzfristige Anfragen, Meetings und Kaffemaschinengespräche dazwischen kommen…

Obwohl ich zugeben muss, das ich weit von zwei hoch vierundsechzig weg bin, hab ich heute Abend das Gefühl nicht geschafft zu haben obwohl ich heute von halb acht bis sieben auf der Arbeit war…

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…Katalogisierung von Erfahrungen oder die Verstrickung in die verschiedenen Ebenen der möglichen Clusterungen…

Posted in Controlling, Lessons Learned on 26. März 2006| 2 Comments »

…ich habe mir heute, den Sonntag, mal Zeit genommen und habe versucht die gesammelten Erfahrungen (Lessons Learned), des letzten halben Jahres, aus dem Projektcontrolling, dem Qualitätsmanagements sowie den Projektabschlussmeeting zu kategorisieren bzw. zu systematisieren. Der Datenbank-Auszug in dem ich diese Erfahrungen sammele umfasst mittlerweile fast 20 Seiten, so dass sich diese Arbeit, entgegen meiner Prognose, auf mehr als drei Stunden ausgedehnt hat.  Ich habe mich entschieden diese Systematisierung in einem ersten Schritt anhand einer Mind Map durchzuführen, da ich mir davon eine größtmögliche logische und strukturelle Transparenz verspreche.  Ich bin dabei auf mehrere Probleme gestoßen: 

  • Die Frage der Detaillierung (einige aufgezeichnete Erfahrungen sind nicht generell übertragbar) 
  • Die Frage der Hierarchie (welche Punkte sind die wichtigsten)
  • Die Frage der hierarchischen Einordnung(bestimmte Erfahrungen tauchen bei mehrerer Kernpunkten auf) 
  • Die Frage der Generalisierung (Verallgemeinerung der in speziellen Projekten aufgetretenen Learnings, damit sie allgemein gültig bzw. übertragbar sind)  

Das, sagen wir, „Ungetüm“, welches dabei entstanden ist habe ich an diesen Artikel als Screenshot angehängt, um die Komplexität die ich geschaffen habe zu verdeutlichen.  Ich werde diese Mind Map im Laufe der Woche mit den relevanten Mitarbeitern besprechen und dann aus dieser ein Präsentation für verschiedenen Adressaten Gruppen generieren und eine Checkliste für unsere Kalkulation erarbeiten, damit diese Erfahrungen auch strukturierter in die neuen Projekte eingehen können. Meine Erfahrung an diesem Nachmittag ist, dass es mir, für mich persönlich, einen sehr erhellenden Einblick in die Probleme bei uns gegeben hat, fraglich ist, ob das, allen Anderen auch so geht und ob ich es wirklich schaffen werde diese Erfahrungen verständlich und transparent zu kommunizieren und damit ein bewusstes Umdenken und strukturiertes Problemlösungsverhalten in unserer Firma anzustoßen.

Mir ist dabei aber immer bewusst, dass die Verknüpfungen, die ich als logisch empfinde und die sich in meiner Strukturierung der Lessons Learned niederschlagen nicht allen als logisch erscheinen müssen.

Es gilt wie immer:

errare humanum est

oder

Logik = Die Kunst, zuversichtlich in die Irre zu gehen.

 

 Lessons Learned.jpeg

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Auftragseingang und das Orakel von Delphi…

Posted in Controlling, Rechnungsabgrenzung on 21. März 2006| Leave a Comment »

… bei uns hat sich in der letzten Zeit viel um den „sagenumwobenen“ Auftragseingang gedreht, wir wollen firmenweit verschiedenen Sichtweisen auf den Umsatz einrichten:

  • für den Vertrieb geht es primär um die Beschaffung von Auftragseingang, d.h um die Angebotserstellung und um die Angebotsannahme durch den Kunden
  • für die Projektmanager wird der Umsatz am Grad der Fertigstellung orientiert, d.h. wir betrachten nur den Prozentsatz des Umsatzes, für den wir bis zum bestehenden Zeitpunkt auch schon Leistung erbracht haben (siehe in diesem Zusammenhang auch: Rechnungsabgrenzung)
  • für unsere Liquidität geht es um das tatsächliche Rechnungsdatum und den damit im Zusammenhang stehenden Zahlungseingang, bzw. das Mahnwesen…

In der letzten und zu Beginn dieser Woche habe ich mich damit beschäftigt, unseren vergangen Auftragseingang zu erheben, die Quartalsplanung vorzubereiten und zielgruppenorientierte Sichten auf den AE zu erstellen. Dabei geht es vor allem um Multidimensionalität, also die Abbildung mehrerer Einflußfaktoren, wie Accountmanager, Monate oder Projektart.

Heute habe ich dann mit unserem Vertriebsleiter eine Roadmap zur Implementierung eines Sales Controllings entworfen, bei dem es auch primär um AE, den Verlauf sowie seine Clusterung gehen wird. Ziel ist, aufsetztend auf einer fundierten Auftragseingangsplanung, eine daran orientierte Leistungsertsellungsplanung und damit letztendlich auch eine Ressourcenplanung zu etablieren.

Wie schon mal beschrieben bin ich derzeit sowieso dabei mir über die Integration verschiedener Planungszyklen Gedanken zu machen, dabei muss ich immer wieder an die sehr wahren Worte eines (chinesischen) Philosophen denken:„Plant das Schwierige da, wo es noch leicht ist./ Tut das Große da, wo es noch klein ist. Alles Schwere auf Erden beginnt stets als Leichtes. Alles Große auf Erden beginnt stets als Kleines.“

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… sind es immer die Details an denen es hängen muss???

Posted in Controlling, Kostenstellenrechnung on 14. März 2006| 4 Comments »

.. heute hab ich lange mit unserer Steuerkanzlei gesprochen, ich hatte eigentlich gedacht, das wir alle Unklarheiten beseitigt hätten, allerdings war dem nicht so…

Wir haben festgestellt, das die von mir gelieferten Daten nicht ausreichend waren, da es für eine Kostenträgerrechnung nicht genug ist, nur die Arbeitszeiten zu erfassen, sondern, dass es darüber hinaus auch nötig ist, alle Zeiten zu brücksichtigen, die Mitarbeiter krank, auf Schulungen oder im Urlaub waren.

Der Grund hierfür ist auf den zweiten Blick sehr einleuchtend, ist aber beim ersten Mal leicht zu übersehen. Wenn man davon ausgeht, dass das Gehalt der Mitarbeiter auf alle von ihnen gearbeiteten Stunden verteilt wird, dann ist klar, das man dort auch Fehlzeiten erfassen muss, anderenfalls würde sonst eine Stunde immer teurer werden je weniger ein Mitarbeiter in einem Monat Urlaubs- oder krankheitsbedingt fehlen würde.

Die Folge davon wäre, das ein Projekt, auf dem der Mitarbeiter bspw. seine einzige stunde in diese Monat gearbeitet hat, dass gesamte Gehalt des Mitarbeiters tragen müsste. Dies ist gerade im zusammenhang mit dem Kostenträger prinzip nicht vereinbar.

An dieser Stelle ein großes Dankeschön an die Steuerkanzlei, für die gute Zusammenarbeit beim stemmen der Last…
 

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Planung, Interdependenzen und das Gefühl den Stein des Sisyphus gefunden zu haben…

Posted in Controlling on 8. März 2006| 2 Comments »

… heute habe ich mich lange damit beschäftigt, mir darüber Gedanken zu machen, an welchen Stellen in unserer Firma geplant wird. Außerdem bin ich der Frage nachgegangen, wer plant wann was und mit welchem Ziel und vor allem auch in welchen Zyklen. Dabei hat sich mir ein Bild von verteilten Planungen geboten, die zwar untereinander von einander abhängig sind, diese Abhängigkeiten aber zum Teil nur ungenügend einbezogen werden, zum einen aus Unwissenheit über die Interdependenzen und zum anderen weil die anderen Planungsvorgänge dem Plannenden nicht bekannt sind.
Wer plant:
  • die Geschäftsführung
  • die Abteilungsleiter
  • die Personalabteilung
  • das Controlling
  • der Vertrieb

Was wird geplant:

  • Strategische Ziele
  • Ressourceneinsatz
  • Personalbeschaffung
  • Kosten
  • Umsätze
  • Projekte

in welchen Zyklen wird geplant:

  • jährlich
  • halbjährlich
  • quartalsweise
  • monatlich
  • wöchentlich
  • Unregelmäßig

Ich habe mir vorgenommen, all diese Planungen hinsichtlich ihrer Abhängigkeiten zu untersuchen, die Interdependenzen aufzuzeigen und ein System zu erarbeiten, welches ein Mindestmaß an Abstimmung der bestehenden Teilpläne gewährleistet…

Zu dieser Aufgabenstellung fiel mir spontan Sisyphus und die ihm vom grichischen Kriegsgott aufgetragene Aufgabe ein. Sisyphos ist ja auch der Vater des Odysseus, der ja auch bekanntlich lange durch das Mittelmeer irrte bevor er die Heimat wiederfand…

„Und den Sisyphus sah ich, von schrecklicher Mühe gefoltert,

Einen schweren Marmor, mit grosser Gewalt fortheben.

Angestemmt arbeitet' er stark mit Händen und Füssen,

Ihn von der Au aufwälzend zum Berge. Doch glaubt' er ihn jetzo

Auf den Gipfel zu drehen, da mit einmal stürzte die Last um;

Hurtig mit Donnergepolter entrollte der tückische Marmor.“

(Aus der Odyssee (11. Gesang, 593-598))

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Excel, Formulare, Usabillity und das Wissen in welchem VBA Modul man sich gerade befindet

Posted in Controlling, EXCEL on 4. März 2006| Leave a Comment »

…gestern hab ich mich einen Großteil des Tages damit beschäftigt, für unsere Verwaltung (vier nette Mädels) eine standardisierte Auswertung für ihre neu implementierte Mitarbeiter und Kundenbefragung zu erarbeiten. Da mir die Erstellung eines Datenbankmodulles zu aufwendig erschien habe ich mich für eine EXCEL Lösung entschieden. Wichtig war an diese Stelle vor allem eine benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen, die möglichst nah an dem ausgedruckten Fragebogen orientiert ist, und auf der anderen Seite aber auch die Eingabemöglichkeiten beschränkt. Die Lösung für das Problem war die Erstellung eines Formulares, was gewährleistet, das die entsprechenden Felder nur mit den entsprechneden Werten befüllt werden können, und das auch die richtige Antwort in das entsprechende Feld in EXCEL gelangt.

Soweit so gut, nachdem ich das Formular dann nach Usabillity Gesichtspunkten endlich richtig erstellt hatte (durch Enter in das richtige nächste Feld usw.), hab ich das Makro geschrieben, welches die Daten aus dem Formular in die erste freie Zeile schreiben sollte und danach das Formular leeren sollte. Das war auch kein großes Problem. Ich habe das Makro dann aus dem Modul in dem ich es erstellt habe rauskopiert und es an die entsprechende Stelle dem Command Button zugeordnet. So weit so gut…. Dann hab ich es getestet und es trat nur ein kleiner Fehler auf… Ich hab dann gedacht, Mensch klar das du daran nicht gedacht hast… hab es geändert und das Formular wieder getestet… der fehler trat wieder auf… Dann hab ich den gesamten Programmablauf umgestellt, hab es wieder getestet und der gleiche Fehler ist wieder aufgetreten… Ich habe schon ein wenig an meinen Fähigkeiten gezweifelt, bis ich dann festgestellt habe, das ich immer das Ursprungsmakro geändert habe und nicht das, welches ich mit dem Comman Button anspreche… Nachdem ich das erkannt hatte (eine halbe Stunde später) war die Änderung dann ganz einfach und das ganze funktionierte wie am Schnürchen. Montag werde ich es der Verwaltung vorstellen…

Und die Moral der Geschichte: Sei dir immer sicher wo du grad programmierst…

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Schwierigkeiten bei der Kostenstellenrechung

Posted in Controlling, Kostenstellenrechnung on 3. März 2006| Leave a Comment »

… wie vor kurzem beschrieben bin ich gerade dabei in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberater die Kostenstellen- und darüber hinaus auch die Kostenträgerrechnung einzuführen. Dabei gibt es einen hohen Abstimmungsbedarf, da wir als Firma eine sehr genaue Vorstellung davon haben, wie wir uns die Kostenstellen und damit auch die Struktur der Kostenstellenrechnung vorstellen.

Auf der anderen Seite ist es aber so, das es aus Gründen der Softwarelösung und auf Grund von Anforderungen von Seiten des Steuerberaters immer wieder dazu kommt, das bestimmte Einzelpunkte wieder neu durchgesprochen und abgestimmt werden müssen. Dies ist manchmal recht zeitintensiv,aber ich rechne mit einem Ergebnis, welches uns eine nie gekannte Sicht auf unsere Zahlen ermöglichen wird.

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verläuft dabei erfreulicherweise immer freundlich, sachlich und auf einem allgemein sehr angenehmen Niveau.

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Sieh da, sieh da die Excel des Controllings….

Posted in Controlling, EXCEL on 1. März 2006| 2 Comments »

… ich habe heute einen Kommentar von einem anderen Blog Owner bekommen, der auch einen Blog zum Thema „Controlling“ hat. Der Inhalt war ernüchternd in etwa so zusammenzufassen: „eine Diskussion zum Thema Controlling wird sachlich schwer anzufachen sein.“ Tja, ob das so richtig ist kann ich nicht beurteilen, dafür bin ich noch nicht lang genug in der „Blog Commuity“ (Zitat unseres Blog Meister, Gruß an dieser Stelle an Limonat).

Um aber den Fokus meines Blogs ein wenig zu erweitern hab ich beschlossen, auch einige Anwenderorientierte Problem und vielleicht auch Lösungen mit / für MS Excel hier einzustellen, und mal zu schauen was sich so in dem Zusammenhang tut…

Der Grund für das Interesse und die hohe Relevanz des Themas Excel ist eigentlich reativ simpel, in einem mittelständischen Unternehmen werden viele Controlling Themen abseits von Standard Lösungen wie Corporate Planner oder SAP u.ä. in Excel durchgeführt, dies liegt in der starken Verbreitung und der unglaublich hohen Flexibilität von Excel begründet.

Dann harre ich der Dinge die da kommen…

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