Feeds:
Beiträge
Kommentare

Archive for Februar 2006

…heute hab ich mir ausführlich Gedanken zum Zusammenhang zwischen der Projektgröße (egal ob in Manntagen, Auftragsvolumen oder Projektdauer gemessen) und der Sinnhaftigkeit eines institutionalisierten Projektabschlussmeetings gemacht. Ich hatte darüber schon mit einigen Projektmanagern und unserem Qualitätsmanagement gesprochen und wir waren uns einig, das bei kleinen Projekten der Aufwand, das gesamte Projektteam für ca. eine Stunde zusammenzurufen und damit Ressourcen zu binden in keinerlei Verhältnis zum Nutzen des erwarteten Wissentransfers steht.

Folglich musste eine andere Lösung gefunden werden, den Projektverlauf sowohl aus Sicht des Controllings, des Qualitätsmanagements und des Projektmanagements in strukturierter Form an das gesamte Team zu kommunizieren. Darüber hinaus sollte es auch bei kleinen Projekten die Möglichkeit geben, die Zufriedenheit des Teams abzufragen und mögliche Rückmeldung anonym tracken zu können (Lessons Learned).

Dabei schienen sich mehrere Möglichkeiten zu bieten:

  • Fragebögen und Projektverlaufcharts in ausgedruckter Form
  • Einrichtung eines Anonymen Email Accounts, über den die Rückmeldungen eingegeben werden können
  • Kommunikation der Ergebnisse an das Projektteam in E-Mail Form und Einrichting der Möglichkeit, die Zufriedenheiten und Rückmeldungen über ein standardisiertes Excel File zu kommunizieren

Nach Rücksprache mit dem QM haben wir uns für einige Pilotprojekte darauf geeinigt, die dritte Variante zu testen und auf Feedback von Seiten der Projektmitglieder zu warten.

Ich denke aber, das es mittelfristig zumindest für die Befragung der Teammitglieder eine andere Möglichkeit geben wird, aber um diese zu konzipieren, macht es Sinn erst die Erfahrungen aus den Pilotprojekten abzuwarten.

Read Full Post »

…heute habe ich mit der Geschäftsführung das grundsätzliche Vorgehen für das operative Dash Board abgestimmt. Diese soll sich monatlich aus einer Mischung aus Graphiken und Kennzahlen zusammensetzen und beinhaltet zusätzlich zu einigen Standardwerten wie EBIT und Cash Flow auch noch unternehmensspezifische Kennzahlen. Das Dash Board soll es der Geschhäftsführung ermöglichen, das Unternehmen, zu beurteilen und sowohl im Hinblick auf die strategische Ausrichtung, als auch kurzfristigen operativen Lage hin zu steuern.

Vorgehen:

kurzfristig

  • Ermittelung des Informationsbedarfs
  • Feststellung der aktuellen Möglichkeiten
  • Analyse des Informations Gap’s
    • Erarbeitung von Möglichkeiten das Gap zu schließen
    • Erhebungen der fehlenden Daten anstoßen
  • Dash Board I auf Basis der bestehenden Informationen erstellen
  • den Reporting Prozess institutionalisieren
  • Feedback sammeln

mittelfristig

  • fehlende Informationen sammeln –> Informations Gap geschlossen
  • Dash Board II auf Basis der an den Informationsbedard angepassten Datenlage erstellen

langfristig

  • Individualisiertes Reporting für:
    • alle Geschäftsführer
    • alle Abteilungen
    • für Abteilungsleiter

Aktuell stehe ich an Stelle, dass Dash Board I zu erstellen, ich sehe den mittelfristigen Teil bis August und den langfristigen bis zum Jahreswechsel, da damit auch Umstellungen in der IT Infrastruktur verbunden sein können.

Read Full Post »

… wie vor kurzem beschrieben, trage ich mich mit dem Gedanken ein MIS zu etablieren. Heute habe ich mich mit der Konzeption des Systems beschäftigt umd habe damit begonnen in einem ersten Schritt zu erheben, welche Informationen in unserem Unternehmen überhaupt vorhanden sind, welche davon relevant sind und wie man sie zielgruppenkonform aufbereiten kann.

Interessant ist dabei, das je nach historischer Implementieruung der Datenerhebung und nach der Gruppe, die die Informationen erhebt andere Formate gewählt worden sind, so sind vier grundlegende Arten der Datenhaltung zu unterscheiden:

  • im Intranet, d.h. in einer „richtigen“ Datenbank
  • in einer Access Datenbank
  • in einem Excel Sheet
  • in eigens entwickelten Webapplikationen

Meine primäre Aufgabe diese Woche wird darin bestehen, die einzelnen Quellen zu identifizieren, zu priorisieren und mir eine Möglichkeit zu überlegen, diese unterschiedlichen Quellen über ein einziges Frontend benutzerfreundlich abzufragen…

Read Full Post »

..der schwierige Punkt an Lerneffekten ist, dass sie allen Beteiligten in dem Augenblick in dem das Problem auftritt klar sind, es kommt sofort zu Diskussionen mit dem Inhalt: „beim nächsten Mal…“

Doch ohne einen institutionalisierten Prozess, der diese Lerneffekte und Lösungsansätze kanalisiert und trackt verlaufen alle „guten“ Vorsätze im Sand und die gleichen Fehler werden im nächsten Projekt wieder gemacht, da nach dem Abschluss des Projektes der Leidensdruck, das Problem, welches zu diesem Zeitpunkt nicht mehr relevant ist, zu lösen nicht mehr ausreichend hoch ist um eine Lösung zu suchen.

Lösungsansätze:

– Implementierung eines kontinuierlichen Prozesses, der die Probleme und Lösungsansätze zeitnah nach den Projekten aufnimmt und auswertet

– Konsolidierung der Problem zu Gruppen, die es ermöglichen größere, bzw. globale Ursachen für bestimmte Problem und Problemgruppen zu ermitteln

– Aufbereitung der Daten bspw. in Form von Abhängigkeitsnetzen, um sie den Entscheidungsträgern vorzulegen.

– Maßnahmenworkshops um Lösungsansätze für die erkannten Probleme zu erarbeiten

– Durchführung der Maßnahmen

Read Full Post »

…ich habe mir heute den ganzen Tag über die Implementierung eines Management-Informations-Systems (MIS) Gedanken gemacht. Langfristig ist es mein Ziel, alle verteilten Informationen die bei uns an den verschiedensten Punkten und in den unterschiedlichsten Applikationen gehalten werden zentral zu sammeln, aufbereiten zu lassen und diese gefilterten Informationen im Sinne einer „internen Kundenorientierung“ zielgruppenorientiert bereit zu stellen. Auf dem Weg dahin sind aber noch einige technische als auch soziokulturelle Hindernisse zu nehmen.

– die Gewährleistung der Echtzeit-Istdaten Erhebung ist gerade im Bereich der Projekt Organisation und der Rapid Projekt Umgebung schwierig

– die Bereitstellung eines möglichst flexiblen Tool-Sets, anhand dessen die Projektmanager in der Lage sind ihre Projekte auch bei sich ändernden Kundenanforderungen zeitnah zu steuern, erfordert eine maximal flexible Lösung, die mit geringem Aufwand an die sich geänderten Projektgegebenheiten anpassbar ist

-eine weitere Herausforderung, die direkt aus der oben getroffenen Aussage resultiert, ist die Vereinheitlichung der Daten aus den verschieden Projektarten um sie aggregiert im Sinne eines „One View“ Dashboards den Entscheidungsträgern präsentieren zu können

– es ist darüber hinaus nötig eine Lösung für alle andern relevanten Daten zu finden, die nicht originär im Projektprozess generiert werden, sondern im Rahmen anderer Prozesse entstehen, die aber um einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gewährleisten zu können auch im MIS abgebildet werden müssen

– auch die Integration der strategischen Indikatoren ist noch zu konzipieren, da diese nur zu bestimmten zeiten erhoben werden

Read Full Post »

…heute haben wir ein Projektabschlussmeeting für eines unserer größten Projekte durchgeführt und haben im gesamten Team die Lesson Learned diskutiert, im Sinne von: „was können wir beim nächsten Projekt besser machen und was sollten wir institutionalisieren, weil es sehr gut war.“ Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, das die vom QM und Controlling implementierte Veranstaltung mittlerweile beginnt Früchte zu tragen, da Maßnahmen ergriffen werden in diesen Meetings thematisierte Sachverhalte anzugehen.

Langfristig verspreche ich mir von diesen Meetings einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der idealerweise nach dem Meeting direkt beginnt..

Read Full Post »

…heute hab ich mich vorwiegend mit unserer Rechnungsabgrenzung beschäftigt, indem ich versucht habe nach Rücksprache mit unseren Projektmanagern abzuschätzen, in wie weit wir Umsätze realisiert haben, deren korrespondierende Aufwände noch nicht gelaufen sind oder umgekehrt…

Das ganze gestaltet sich auf Grund der differenzierten Projektstruktur teilweise schwierig…

Read Full Post »

Older Posts »