…heute hab ich mir ausführlich Gedanken zum Zusammenhang zwischen der Projektgröße (egal ob in Manntagen, Auftragsvolumen oder Projektdauer gemessen) und der Sinnhaftigkeit eines institutionalisierten Projektabschlussmeetings gemacht. Ich hatte darüber schon mit einigen Projektmanagern und unserem Qualitätsmanagement gesprochen und wir waren uns einig, das bei kleinen Projekten der Aufwand, das gesamte Projektteam für ca. eine Stunde zusammenzurufen und damit Ressourcen zu binden in keinerlei Verhältnis zum Nutzen des erwarteten Wissentransfers steht.
Folglich musste eine andere Lösung gefunden werden, den Projektverlauf sowohl aus Sicht des Controllings, des Qualitätsmanagements und des Projektmanagements in strukturierter Form an das gesamte Team zu kommunizieren. Darüber hinaus sollte es auch bei kleinen Projekten die Möglichkeit geben, die Zufriedenheit des Teams abzufragen und mögliche Rückmeldung anonym tracken zu können (Lessons Learned).
Dabei schienen sich mehrere Möglichkeiten zu bieten:
- Fragebögen und Projektverlaufcharts in ausgedruckter Form
- Einrichtung eines Anonymen Email Accounts, über den die Rückmeldungen eingegeben werden können
- Kommunikation der Ergebnisse an das Projektteam in E-Mail Form und Einrichting der Möglichkeit, die Zufriedenheiten und Rückmeldungen über ein standardisiertes Excel File zu kommunizieren
Nach Rücksprache mit dem QM haben wir uns für einige Pilotprojekte darauf geeinigt, die dritte Variante zu testen und auf Feedback von Seiten der Projektmitglieder zu warten.
Ich denke aber, das es mittelfristig zumindest für die Befragung der Teammitglieder eine andere Möglichkeit geben wird, aber um diese zu konzipieren, macht es Sinn erst die Erfahrungen aus den Pilotprojekten abzuwarten.
Sebastian Gerling
Consultant's Digest 